Chứng từ kế toán là gì luôn là câu hỏi đầu tiên mà bất kỳ sinh viên kế toán, kế toán viên mới vào nghề hay chủ doanh nghiệp nhỏ đều muốn hiểu thật rõ.  Cùng Công ty kế toán ACC tìm hiểu chi tiết, dễ hiểu và cập nhật nhất để bạn không bao giờ bị “bối rối” khi làm việc với chứng từ nữa nhé!

1. Định nghĩa chứng từ kế toán là gì theo quy định pháp luật hiện hành

Để làm rõ chứng từ kế toán là gì, trước hết chúng ta phải dựa vào các văn bản pháp luật đang có hiệu lực tại Việt Nam. Đây là nền tảng bắt buộc mà mọi doanh nghiệp, từ hộ kinh doanh đến tập đoàn lớn, đều phải tuân thủ tuyệt đối.

• Quy định tại Luật Kế toán 2015 (sửa đổi 2020): Chứng từ kế toán là bằng chứng thông tin bằng giấy hoặc dạng điện tử, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán và không được thay thế bằng bất kỳ tài liệu nào khác.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC: Xác định chứng từ kế toán phải có đầy đủ nội dung bắt buộc như tên chứng từ, ngày tháng, nội dung nghiệp vụ, số tiền, chữ ký người lập, người duyệt và đóng dấu (nếu có), nếu thiếu một trong các yếu tố này sẽ bị coi là không hợp lệ.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử: Từ 01/7/2022, chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy, được ký số và lưu trữ trên hệ thống của Tổng cục Thuế, giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn và thời gian xử lý.
• Hậu quả nếu không có chứng từ hợp lệ: Cơ quan thuế sẽ loại toàn bộ chi phí đó khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, đồng thời phạt từ 20-50 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán.

2. Phân loại chứng từ kế toán cách nhận diện nhanh nhất cho người mới

Chứng từ kế toán rất đa dạng, được chia thành nhiều nhóm khác nhau tùy theo mục đích sử dụng. Việc nắm rõ cách phân loại sẽ giúp bạn xử lý công việc nhanh hơn và tránh nhầm lẫn nghiêm trọng.

• Chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn: Chứng từ bắt buộc là các mẫu in sẵn theo quy định của Bộ Tài chính (phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ/Có…), còn chứng từ hướng dẫn là mẫu do doanh nghiệp tự thiết kế nhưng phải đáp ứng đủ nội dung bắt buộc và được đăng ký với cơ quan thuế.
• Chứng từ nội bộ và chứng từ bên ngoài: Chứng từ nội bộ do chính doanh nghiệp lập (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng lương…), chứng từ bên ngoài do đối tác cung cấp (hóa đơn GTGT, biên lai thu phí, giấy báo ngân hàng…).
• Chứng từ giấy và chứng từ điện tử: Chứng từ giấy vẫn được sử dụng song song nhưng đang dần thay thế hoàn toàn bằng chứng từ điện tử, đặc biệt là hóa đơn điện tử và các lệnh chuyển tiền qua ngân hàng số.
• Chứng từ tiền mặt và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Chứng từ tiền mặt phải kèm theo phiếu thu/chi có chữ ký tay, còn thanh toán chuyển khoản chỉ cần sao kê ngân hàng hoặc ủy nhiệm chi điện tử là đủ cơ sở hạch toán.

>>> Xem thêm tại đây: Dịch vụ kế toán thuế trọn gói

Xem thêm: Quy trình thu hồi công nợ hiện nay

3. Các nội dung bắt buộc phải có trên một chứng từ kế toán để được hợp lệ

Một chứng từ dù đẹp đến mấy nhưng thiếu một trong các yếu tố sau thì vẫn bị cơ quan thuế bác bỏ. Đây là những quy định “cứng” mà mọi kế toán viên phải thuộc lòng.

• Thông tin cơ bản của đơn vị: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại phải được in sẵn hoặc đóng dấu treo trên chứng từ để cơ quan thuế dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
• Thông tin chi tiết nghiệp vụ: Ngày lập chứng từ, số chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế phải được diễn đạt rõ ràng, không viết tắt mơ hồ, kèm theo các tài liệu đính kèm như hợp đồng, biên bản nghiệm thu nếu giá trị lớn.
• Số tiền và đơn vị tính: Số tiền phải ghi cả bằng số và bằng chữ, đơn vị tiền tệ rõ ràng (VND hoặc ngoại tệ kèm tỷ giá), tránh tình trạng sửa chữa, tẩy xóa làm mất tính nguyên vẹn của chứng từ.
• Chữ ký và con dấu đầy đủ: Phải có chữ ký tay hoặc chữ ký số của người lập, kế toán trưởng, giám đốc, đối với chứng từ điện tử thì chữ ký số CA là bắt buộc và được công nhận pháp lý tương đương chữ ký tay.

Xem thêm: Kế toán thương mại dịch vụ là gì?

4. Quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán trong doanh nghiệp hiện đại

Chứng từ không chỉ được lập ra mà còn phải được luân chuyển đúng quy trình và lưu trữ khoa học. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp luôn sẵn sàng khi có thanh tra, kiểm tra đột xuất.

• Quy trình 5 bước chuẩn: Thu thập chứng từ gốc → Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ → Định khoản và ghi sổ → Lưu trữ tại phòng kế toán → Chuyển kho lưu trữ sau 12 tháng, đảm bảo không thất lạc bất kỳ tờ nào trong suốt 10 năm.
• Thời hạn lưu trữ theo luật: Chứng từ kế toán liên quan đến tài sản cố định, vốn đầu tư phải lưu 20 năm, các chứng từ thông thường lưu 10 năm, chứng từ điện tử phải backup trên đám mây hoặc ổ cứng riêng để tránh mất dữ liệu.
• Phương pháp sắp xếp khoa học: Phân loại theo tháng, theo loại chứng từ, đánh số thứ tự và lập bảng kê chi tiết, nhiều doanh nghiệp hiện nay dùng phần mềm DMS (Document Management System) để quản lý chứng từ điện tử hiệu quả hơn.
• Trách nhiệm pháp lý khi mất chứng từ: Nếu để thất lạc chứng từ gốc dẫn đến không giải trình được với cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và phạt từ 10-20 triệu đồng, cá nhân liên quan còn bị kỷ luật hoặc xử lý hình sự nếu cố ý làm mất.

Chứng từ kế toán là gì không chỉ là những tờ giấy hay file điện tử, mà chính là “lá chắn pháp lý” bảo vệ doanh nghiệp trước mọi cuộc kiểm tra, thanh tra, kiểm toán. Hãy liên hệ ngay Công ty kế toán ACC để được tư vấn miễn phí 24/7 và nhận giải pháp tối ưu nhất cho riêng bạn!