Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Chuyển khoản cho Tổng giám đốc: Nội dung ghi, hạch toán và hồ sơ chứng từ

Việc công ty chuyển khoản cho Tổng giám đốc phải đảm bảo tính hợp lệ về kế toán và thuế, tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp), chi phí phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Nội dung chuyển khoản cần ghi rõ ràng, cụ thể để tránh bị cơ quan thuế coi là không hợp lý.

Hướng dẫn ghi nội dung chuyển khoản và hạch toán:

• Nội dung chuyển khoản nên ghi chi tiết như "Tạm ứng chi phí hoạt động kinh doanh theo Quyết định số [số] ngày [ngày] của Giám đốc" hoặc "Thanh toán tạm ứng cho dự án [tên dự án]". Điều này giúp chứng minh tính hợp pháp theo Luật Kế toán 2015 (Điều 30), tránh bị loại trừ khi kiểm tra thuế.
• Về hạch toán, ghi nhận vào tài khoản tạm ứng (TK 141 – Tạm ứng) nếu là tạm ứng, hoặc TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) nếu là chi phí trực tiếp. Khi Tổng giám đốc quyết toán, chuyển sang TK 111/112 nếu hoàn trả, hoặc phân bổ chi phí nếu có chứng từ hợp lệ. Theo Luật Thuế TNDN 2025, chi phí này chỉ được khấu trừ nếu có đầy đủ hồ sơ chứng minh tính hợp lý, không vượt quá mức quy định (nếu áp dụng).

Hồ sơ chứng từ cần thiết:

Xem thêm: Anh chị cho mình hỏi, mình có hóa đơn đầu vào trên 20 triệu và đã xuất bán vào 2024. Sang 2025 công ty mình mới thanh toán bằng tiền mặt thì phần chi phí bị loại đó mình đưa vào 2025 hay 2024?

• Quyết định tạm ứng hoặc hợp đồng ủy quyền chi tiêu từ Ban giám đốc công ty.
• Phiếu tạm ứng (mẫu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC) ký bởi kế toán trưởng và Tổng giám đốc.
• Sao kê ngân hàng chứng minh giao dịch chuyển khoản.
• Biên bản bàn giao tiền tạm ứng và cam kết quyết toán trong thời hạn quy định (thường 3-6 tháng theo nội quy công ty).
• Chứng từ quyết toán sau này (hóa đơn, biên lai) để chứng minh sử dụng đúng mục đích, theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 44).

Nếu không có hồ sơ đầy đủ, cơ quan thuế có thể loại chi phí này, dẫn đến truy thu thuế TNDN trên số tiền không hợp lý, kèm phạt chậm nộp theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

2. Tạm ứng 100 triệu đồng cho Giám đốc chi hoạt động kinh doanh và trường hợp không phát sinh

Tạm ứng cho Giám đốc để chi hoạt động kinh doanh là hình thức phổ biến, nhưng phải tuân thủ nguyên tắc minh bạch và quyết toán kịp thời. Theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 45), mọi khoản tạm ứng phải có chứng từ chứng minh sử dụng đúng mục đích, nếu không sẽ bị coi là thu nhập chịu thuế của cá nhân hoặc chi phí không hợp lý của doanh nghiệp.

Quy trình tạm ứng và hoàn ứng:

Bước 1: Lập và phê duyệt tạm ứng

Xem thêm: Anh chị ơi, mã chương của doanh nghiệp đầu tư trực tiếp nước ngoài để nộp thuế là bao nhiêu thế ạ, vốn 60% nước ngoài.

Công ty ban hành Quyết định tạm ứng từ Ban giám đốc, ghi rõ mục đích (chi hoạt động kinh doanh), số tiền 100.000.000 đồng và thời hạn quyết toán (không quá 3 tháng theo quy định nội bộ). Kèm theo Phiếu tạm ứng (TK 141) và chuyển khoản ngân hàng, đảm bảo nội dung ghi "Tạm ứng chi phí kinh doanh theo Quyết định số [số]".

Bước 2: Theo dõi và quyết toán

Giám đốc phải báo cáo sử dụng tiền qua biên bản định kỳ. Nếu phát sinh chi phí, nộp hóa đơn chứng từ để hạch toán vào chi phí hợp lý (TK 642 hoặc tương ứng). Theo Luật Thuế TNDN 2025, chỉ chi phí có chứng từ mới được khấu trừ thuế.

Bước 3: Xử lý trường hợp không phát sinh

Nếu không phát sinh chi phí, Giám đốc phải hoàn trả đầy đủ 100.000.000 đồng trong thời hạn quy định, ghi nhận hạch toán hoàn ứng (Nợ TK 111/112, Có TK 141). Việc này không có vấn đề pháp lý nếu thực hiện đúng hạn và có biên bản hoàn ứng. Tuy nhiên, nếu chậm hoàn trả quá 30 ngày, công ty phải kê khai tạm ứng thành thu nhập của Giám đốc (thuế TNCN 10% trên số tiền), và có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Trường hợp cố tình không hoàn, cơ quan thuế có thể truy thu và phạt thêm trên số thuế chậm nộp theo Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, phạt hành chính và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.