Có 2 mã số thuế cá nhân là tình huống phổ biến mà nhiều người gặp phải, có thể xuất phát từ các thủ tục đăng ký thuế khác nhau, dẫn đến rủi ro về kê khai sai sót và phạt hành chính. Việc xử lý đúng cách không chỉ giúp hợp nhất thông tin mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về quản lý thuế. Cùng Công ty kế toán ACC khám phá cách thức xử lý hiệu quả để bạn yên tâm hơn trong các giao dịch tài chính.

1. Xử lý thế nào khi có 2 mã số thuế cá nhân?

Khi phát hiện cá nhân đang tồn tại đồng thời hai mã số thuế, người nộp thuế cần thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo đúng trình tự pháp luật để đảm bảo chỉ sử dụng một mã số thuế hợp pháp duy nhất. Việc xử lý kịp thời không chỉ giúp thống nhất dữ liệu quản lý thuế mà còn hạn chế rủi ro phát sinh vi phạm hành chính trong quá trình kê khai, quyết toán thuế.

Bước 1: Kiểm tra và xác định tình trạng trùng mã số thuế

Cá nhân cần tiến hành tra cứu thông tin mã số thuế trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua ứng dụng eTax Mobile bằng số định danh cá nhân. Việc tra cứu nhằm xác định chính xác số lượng mã số thuế đang tồn tại, thời điểm cấp và thông tin gắn với từng mã số. Trường hợp phát hiện có hai mã số thuế cùng đứng tên một cá nhân, cần xác định mã số thuế được cấp đầu tiên để làm căn cứ tiếp tục sử dụng theo nguyên tắc tại khoản 3 Điều 30 Luật Quản lý thuế năm 2019.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế trùng

Sau khi xác định rõ tình trạng trùng lặp, cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế được cấp sau theo quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC. Hồ sơ bao gồm tờ khai đăng ký thuế theo mẫu áp dụng cho cá nhân, trong đó thể hiện rõ nội dung đề nghị hủy mã số thuế trùng, kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ như CCCD hoặc hộ chiếu. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thống nhất thông tin là căn cứ để cơ quan thuế xem xét xử lý nhanh chóng.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế hoặc qua hệ thống điện tử

Cá nhân có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý nơi cư trú hoặc thực hiện nộp hồ sơ điện tử thông qua Cổng thuế điện tử của Tổng cục Thuế. Trường hợp nộp trực tuyến, hồ sơ được ký xác nhận theo phương thức điện tử và gửi trực tiếp đến hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế. Căn cứ Thông tư 105/2020/TT-BTC, cơ quan thuế có trách nhiệm tiếp nhận và phản hồi tình trạng hồ sơ trong thời hạn luật định.

Bước 4: Theo dõi kết quả và cập nhật thông tin mã số thuế hợp lệ

Trong thời hạn tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ ban hành thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế trùng và cập nhật trạng thái trên hệ thống quản lý thuế. Sau khi hoàn tất, cá nhân chỉ sử dụng duy nhất mã số thuế còn hiệu lực để kê khai, nộp và quyết toán thuế. Đồng thời, cá nhân cần thông báo và cập nhật mã số thuế này với các đơn vị chi trả thu nhập và các tổ chức có liên quan nhằm đảm bảo thống nhất dữ liệu trong các giao dịch phát sinh sau đó.

2. Nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng có 2 mã số thuế cá nhân

Tình trạng trùng mã số thuế cá nhân không xuất phát từ chủ ý vi phạm pháp luật mà chủ yếu phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính thuế ở các giai đoạn khác nhau. Việc nhận diện đúng nguyên nhân giúp cá nhân chủ động phòng ngừa và kịp thời điều chỉnh thông tin thuế.

• Thay đổi giấy tờ tùy thân hoặc thông tin cư trú

Một trong những nguyên nhân phổ biến là cá nhân được cấp mã số thuế theo CMND cũ, sau đó đổi sang CCCD gắn chip hoặc thay đổi nơi đăng ký hộ khẩu nhưng không thực hiện thủ tục cập nhật thông tin đăng ký thuế. Trong một số trường hợp, khi đăng ký thuế mới tại địa phương khác hoặc thông qua doanh nghiệp chi trả thu nhập, hệ thống có thể phát sinh thêm mã số thuế mới nếu dữ liệu không được đối chiếu đầy đủ.

• Đăng ký thuế qua nhiều kênh khác nhau

Cá nhân vừa có thu nhập từ tiền lương, tiền công, vừa có hoạt động kinh doanh hoặc hành nghề tự do thường thực hiện đăng ký thuế thông qua nhiều hình thức khác nhau. Việc doanh nghiệp chi trả thu nhập đăng ký mã số thuế thay cho người lao động trong khi cá nhân đã có mã số thuế trước đó là nguyên nhân dẫn đến trùng lặp nếu không rà soát thông tin định danh.

• Sai sót trong quá trình kê khai và quản lý dữ liệu thuế

Ngoài yếu tố chủ quan từ người nộp thuế, một số trường hợp trùng mã số phát sinh do lỗi nhập liệu, sai lệch thông tin cá nhân hoặc sự chưa đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống quản lý thuế. Luật Quản lý thuế năm 2019 xác định trách nhiệm của cả người nộp thuế và cơ quan thuế trong việc đảm bảo tính chính xác của thông tin đăng ký, do đó khi phát hiện sai sót cần được điều chỉnh kịp thời.

>> Đọc thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Xem thêm: Tiền thưởng thi đua có bị chịu thuế TNCN không?

3. Hậu quả pháp lý nếu không xử lý kịp thời khi có 2 mã số thuế cá nhân

Việc để tồn tại đồng thời hai mã số thuế cá nhân trong thời gian dài có thể dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý bất lợi, đặc biệt trong quá trình kê khai, quyết toán và hoàn thuế. Pháp luật thuế không coi đây là lỗi hình thức đơn thuần mà có thể phát sinh trách nhiệm xử phạt nếu gây ảnh hưởng đến công tác quản lý thuế.

• Nguy cơ kê khai sai và truy thu thuế

Khi thu nhập được ghi nhận trên hai mã số thuế khác nhau, dữ liệu thuế của cá nhân sẽ bị phân tán, dẫn đến sai lệch trong kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Căn cứ Luật Quản lý thuế 2019, trường hợp kê khai sai làm thiếu số tiền thuế phải nộp có thể bị truy thu và tính tiền chậm nộp, đồng thời bị xử phạt theo quy định về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

• Khó khăn trong hoàn thuế và khấu trừ thuế

Tình trạng trùng mã số thuế làm gián đoạn quá trình đối chiếu dữ liệu thuế, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của cá nhân trong việc hoàn thuế hoặc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Cơ quan thuế có thể tạm dừng giải quyết hồ sơ cho đến khi thông tin mã số thuế được hợp nhất và cập nhật thống nhất trên hệ thống.

• Rủi ro bị xử phạt hành chính và áp dụng biện pháp cưỡng chế

Theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, nếu cá nhân không chủ động điều chỉnh khi đã phát sinh trùng mã số thuế và cơ quan thuế phát hiện thông qua hoạt động kiểm tra, cá nhân có thể bị xử phạt hành chính tùy theo mức độ vi phạm. Trường hợp nghiêm trọng, cơ quan thuế có thể áp dụng các biện pháp cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế nhằm đảm bảo nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

4. Câu hỏi thường gặp

Có 2 mã số thuế cá nhân thì có bị xử phạt ngay không?

Pháp luật thuế không áp dụng chế tài xử phạt ngay đối với trường hợp cá nhân chủ động khai báo và thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế trùng. Tuy nhiên, nếu để kéo dài và chỉ điều chỉnh khi cơ quan thuế phát hiện, cá nhân có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Làm thế nào để kiểm tra xem mình có đang sở hữu 2 mã số thuế hay không?

Cá nhân có thể tra cứu thông tin mã số thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc ứng dụng eTax Mobile bằng cách sử dụng số định danh cá nhân. Ngoài ra, việc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý nơi cư trú cũng là cách xác nhận chính xác tình trạng mã số thuế hiện tại.

Sau khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế trùng thì cần lưu ý gì?

Sau khi cơ quan thuế hoàn tất việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế trùng, cá nhân chỉ được sử dụng mã số thuế hợp pháp duy nhất cho toàn bộ giao dịch, kê khai và quyết toán thuế. Đồng thời, cá nhân cần cập nhật thông tin mã số thuế này với các tổ chức chi trả thu nhập, ngân hàng và đối tác có liên quan để tránh phát sinh sai sót về sau.

Có 2 mã số thuế cá nhân không phải là vấn đề không thể giải quyết, nhưng đòi hỏi sự chủ động để tránh các rắc rối không đáng có về pháp lý và tài chính. Việc tuân thủ đúng quy định từ Thông tư 105/2020/TT-BTC và Luật Quản lý thuế 2019 sẽ giúp bạn duy trì hồ sơ thuế chính xác, hỗ trợ hiệu quả cho các hoạt động kinh doanh cá nhân. Đừng để tình trạng này ảnh hưởng đến quyền lợi của bạn; hãy hành động ngay hôm nay để đảm bảo sự an tâm lâu dài. Để được hỗ trợ chuyên sâu, hãy liên hệ Công ty kế toán ACC với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi thủ tục thuế.