Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu pháp lý về ghi chép giao dịch bán hàng

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử cho từng giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các đơn nhỏ lẻ, trừ trường hợp được miễn hóa đơn theo quy định. Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy định rằng chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, chính xác, phản ánh đúng nội dung giao dịch thực tế, không được tổng hợp chung mà bỏ qua chi tiết từng giao dịch. Việc chỉ ghi tổng tiền bán cuối ngày mà không lưu chi tiết từng đơn vi phạm nguyên tắc này, có thể dẫn đến thiếu cơ sở pháp lý khi kiểm tra thuế hoặc kiểm toán.

Xem thêm: Các cao nhân cho em hỏi. Bên em làm đại lý Vinfast xe máy điện được hỗ trợ tiền sửa chữa Showroom 700 triệu. Mà bên em thuê 1 đơn vị thiết kế và thi công mất 800 triệu giờ em hạch toán như thế nào khi bên thi công xuất hóa đơn cho bên đại lý em và em xuất cho bên công ty Vin thì em hạch toán sao cho đúng ạ? Cảm ơn anh chị.

Rủi ro lệch số liệu lâu dài

Việc không lưu chi tiết từng đơn nhỏ lẻ mà chỉ ghi tổng tiền bán cuối ngày dễ dẫn đến lệch số liệu về lâu dài do các nguyên nhân sau:

• Khó đối soát với dữ liệu thực tế, như khi khách hàng khiếu nại hoặc cần hoàn tiền, dẫn đến sai sót trong sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.
• Tăng nguy cơ sai lệch khi kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), vì cơ quan thuế yêu cầu chứng từ chi tiết để xác minh doanh thu (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Trong trường hợp thanh tra, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP, với mức phạt đối với hành vi lập chứng từ không đầy đủ, đồng thời phải điều chỉnh số liệu, gây tốn kém thời gian và chi phí.

Lâu dài, thói quen này có thể tích tụ lỗi, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và khả năng vay vốn ngân hàng khi báo cáo tài chính không đáng tin cậy.

Xem thêm: Trường hợp doanh nghiệp (công ty TNHH) thực hiện chuyển nhượng phần vốn góp/cổ phần tại một công ty cổ phần, doanh nghiệp có phải lập và nộp tờ khai thuế đối với hoạt động chuyển nhượng vốn tại thời điểm phát sinh giao dịch hay không? Hay thu nhập từ chuyển nhượng vốn sẽ được tổng hợp vào tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm?

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử tự động (như phần mềm kế toán tích hợp) để ghi nhận chi tiết từng giao dịch ngay khi xảy ra, sau đó tổng hợp cuối ngày để lập báo cáo. Nếu khối lượng đơn nhỏ lẻ lớn, có thể sử dụng chứng từ nội bộ để hỗ trợ, nhưng vẫn phải đảm bảo hóa đơn chính thức cho mỗi giao dịch theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về quy trình này để đảm bảo tuân thủ, giúp số liệu chính xác và dễ dàng kiểm soát.

Việc tuân thủ đầy đủ quy định về chứng từ kế toán không chỉ giúp tránh lệch số liệu mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý, tối ưu hóa quản lý tài chính và hỗ trợ kê khai thuế hiệu quả. Đồng thời, nó nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.