Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Kỳ kê khai thuế cho hoạt động nộp thay

Theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC cá nhân kinh doanh có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế GTGT và TNCN cho bên cho thuê là cá nhân.

 Đối với hợp đồng thuê nhà từ ngày 01/01/2026 đến 31/12/2026 với thanh toán hàng tháng, Anh/Chị có thể chọn kỳ kê khai theo tháng hoặc theo từng lần thanh toán.

Việc chọn theo tháng thường được khuyến nghị để đơn giản hóa thủ tục, vì thanh toán diễn ra định kỳ hàng tháng, giúp đồng bộ với kỳ tính thuế theo lịch âm lịch hoặc dương lịch. Nếu chọn theo tháng, công ty sẽ kê khai tổng số tiền thuê và thuế khấu trừ của tháng đó trên tờ khai.

Cách điền thời gian kỳ thanh toán nếu chọn theo từng lần thanh toán

Nếu Anh/Chị chọn kê khai theo từng lần thanh toán, thời gian kỳ thanh toán trên tờ khai phải ghi chính xác khoảng thời gian tương ứng với khoản thanh toán cụ thể, dựa trên ngày phát sinh nghĩa vụ

Xem thêm: Các bác cho em hỏi với ạ, em hộ kinh doanh nhóm hai, mới được duyệt tờ khai xuất hóa đơn điện tử năm giờ chiều ngày hai mươi hai tháng một. Nhưng chiều ngày hai mươi ba tháng một bên bán phần mềm mới cài đặt cho em. Nên ngày hai mươi ba tháng một em chưa xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được. Vậy hôm nay ngày hai mươi bốn tháng một em phải xuất bù những hóa đơn của ngày hôm qua hay là ghi sổ cộng vào phần doanh thu khi chưa được duyệt hóa đơn điện tử để kê khai vậy ạ.

Ví dụ, nếu thanh toán tiền thuê tháng 1/2026 vào ngày 15/01/2026 cho kỳ sử dụng từ 01/01/2026 đến 31/01/2026, thì điền kỳ thanh toán là "Từ ngày 01/01/2026 đến ngày 31/01/2026".

Việc điền như vậy không bị sai, vì nó phản ánh đúng kỳ sử dụng tài sản dẫn đến phát sinh thu nhập chịu thuế cho bên cho thuê, theo hướng dẫn tại  Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Tuy nhiên, nếu thanh toán muộn hơn (ví dụ ngày 20), vẫn ghi kỳ sử dụng thực tế, không phải ngày thanh toán, để tránh sai sót về thời điểm tính thuế.

Hạn nộp tờ khai nếu chọn kỳ kê khai theo tháng

Khi chọn kỳ kê khai theo tháng, hạn nộp tờ khai và nộp tiền thuế khấu trừ thay là chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo, theo Thông tư 18/2026/TT-BTC.  

Việc nộp muộn có thể dẫn đến phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp, theo Luật Quản lý thuế 2019.

Xử lý đối tượng chịu thuế trên tờ khai với mức tiền thuê 12 triệu đồng/tháng

Với mức tiền thuê nhà 12 triệu đồng/tháng, bên cho thuê là cá nhân thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và TNCN vì vượt ngưỡng 100 triệu đồng/năm theo Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Do đó, trên tờ khai 01/TTS/TT40, Anh/Chị phải tích vào ô "Đối tượng chịu thuế" tại phần thông tin bên cho thuê để áp dụng tỷ lệ khấu trừ thuế.

Xem thêm: Các bác cho em hỏi chỗ đơn vị tính trên hóa đơn. Em kinh doanh phân bón, hóa đơn đầu trên gửi về đơn vị tính là bao (bao năm mươi kg) và tấn. Tuy nhiên hộ em hầu hết là bán lẻ theo kg. Vậy em quy đổi về kg và xuất hóa đơn theo kg để phù hợp tình hình kinh doanh nhà em được không ạ? Em cảm ơn ạ.

Nếu không tích, công ty sẽ không khấu trừ và nộp thay, dẫn đến rủi ro bị truy thu thuế và phạt nếu cơ quan thuế kiểm tra phát hiện doanh thu thực tế vượt ngưỡng.

Cam kết của chủ nhà nếu không thuộc đối tượng chịu thuế

Nếu bên cho thuê cam kết doanh thu từ cho thuê tài sản không vượt 100 triệu đồng/năm (dù trong trường hợp của Anh/Chị là vượt, nên không áp dụng), chủ nhà phải lập cam kết. Cam kết này bao gồm:

• Xác nhận doanh thu từ hoạt động cho thuê không đến mức phải nộp thuế.
• Cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu thông tin sai lệch.
• Kèm theo hợp đồng thuê và chứng từ liên quan.

Anh/Chị cần lưu trữ bản cam kết này để đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu, tránh trách nhiệm nộp thay nếu sau này phát hiện sai sót.

Việc tuân thủ đúng kỳ kê khai và xử lý đối tượng chịu thuế giúp công ty tránh phạt hành chính, đồng thời đảm bảo nghĩa vụ thuế của bên cho thuê được thực hiện đầy đủ, giảm rủi ro pháp lý lâu dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.