Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tính hợp pháp của việc xuất hóa đơn từ máy tính tiền đối với công ty TNHH

Theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, công ty TNHH được phép sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (POS) để phục vụ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, miễn là thiết bị này được kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế. Việc này không vi phạm pháp luật nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện về đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử, giúp đơn giản hóa quy trình kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT). Tuy nhiên, nếu máy tính tiền không được đăng ký hoặc không truyền dữ liệu đầy đủ, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ, dẫn đến rủi ro bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào cho khách hàng.

Điều kiện áp dụng

Xem thêm: Anh chị nào gặp khó khăn giống em không ạ. Em xin hóa đơn mà nhà cung cấp cứ làm khó, không chịu xuất hóa đơn hoặc đòi tăng giá thật cao thì mới chịu xuất hóa đơn. Trong khi bây giờ tìm nhà cung cấp thì cũng không dễ. Em là quán ăn, bán ra đóng thuế không sót một đồng mà đầu vào cứ bị nhà cung cấp đưa vô thế khó.

Để công ty TNHH có thể xuất hóa đơn từ máy tính tiền mà không gặp vấn đề, cần tuân thủ các điều kiện sau theo Thông tư 88/2021/TT-BTC (hướng dẫn về chế độ kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh):

• Máy tính tiền phải được cơ quan thuế chấp thuận và kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, đảm bảo dữ liệu giao dịch được truyền realtime hoặc định kỳ theo quy định.
• Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trước khi triển khai, thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Hóa đơn phải tuân thủ định dạng chuẩn, bao gồm đầy đủ thông tin như mã số thuế, ngày tháng, giá trị giao dịch, và mã của cơ quan thuế (mã QR nếu áp dụng).
• Áp dụng chủ yếu cho các giao dịch bán lẻ, dịch vụ ăn uống hoặc bán hàng trực tiếp; đối với hợp đồng lớn hoặc giao dịch B2B phức tạp, nên sử dụng hóa đơn điện tử thông thường để tránh tranh chấp.

Rủi ro và hậu quả nếu không tuân thủ

Nếu công ty TNHH xuất hóa đơn từ máy tính tiền mà không đáp ứng điều kiện, có thể gặp các vấn đề sau:

Xem thêm: Em cần tư vấn thuế cho hộ kinh doanh lĩnh vực nhà hàng doanh thu dự kiến 5 tỷ/năm. Mới thành lập năm nay.

• Hóa đơn bị cơ quan thuế bác bỏ, dẫn đến không được khấu trừ GTGT đầu vào, ảnh hưởng đến lợi nhuận.
• Phạt hành chính đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Trong trường hợp nghiêm trọng, có thể bị truy thu thuế và phạt chậm nộp trên số tiền thuế chậm nộp.

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ hệ thống máy tính tiền và cập nhật phần mềm theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế.

Việc tuân thủ quy định về hóa đơn từ máy tính tiền giúp công ty TNHH tối ưu hóa quy trình kế toán, giảm chi phí in ấn và đảm bảo minh bạch trong báo cáo thuế. Đồng thời, tránh được các khoản phạt không đáng có, góp phần nâng cao uy tín kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.