Công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời khi có thay đổi về kế hoạch phát hành hóa đơn, tránh các sai sót trong quản lý thuế và hóa đơn điện tử. Việc lập và gửi đúng mẫu công văn không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định mà còn hỗ trợ doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết về mẫu công văn này để áp dụng hiệu quả trong thực tế.

1. Tầm quan trọng của việc hủy thông báo phát hành hóa đơn

Khi doanh nghiệp đã gửi thông báo phát hành hóa đơn nhưng sau đó thay đổi kế hoạch do điều chỉnh quy mô kinh doanh hoặc sai sót trong thông tin, việc gửi công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn trở thành bước cần thiết.

Quy định tại Luật Quản lý thuế 2025 yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo kịp thời với cơ quan thuế để cập nhật dữ liệu, tránh tình trạng hóa đơn được phát hành không đúng thực tế.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng nêu rõ trách nhiệm của tổ chức trong việc hủy bỏ các thông báo đã gửi nếu không còn nhu cầu sử dụng. Việc thực hiện đúng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị xử phạt và duy trì hồ sơ thuế minh bạch.

2. Mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn

Mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn được thiết kế đơn giản, bao gồm các thông tin cơ bản về doanh nghiệp, số hiệu thông báo cần hủy và lý do hủy. Dưới đây là biểu mẫu chuẩn để tham khảo và sử dụng trực tiếp.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Hóa đơn siêu thị có bắt buộc có mã số thuế người mua không?

3. Nội dung mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn

Mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn cần thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản của doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày ban hành công văn, cùng cơ quan thuế tiếp nhận.

Nội dung công văn cần nêu rõ thông tin về thông báo phát hành hóa đơn đề nghị hủy, bao gồm số, ký hiệu, ngày phát hành và loại hóa đơn có liên quan; đồng thời trình bày cụ thể lý do đề nghị hủy và thời điểm hủy có hiệu lực.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần cam kết chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của các thông tin kê khai và việc thực hiện đúng quy định của pháp luật về hóa đơn và quản lý thuế.

Cuối công văn là chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp, kèm theo các tài liệu liên quan (nếu có) để hoàn thiện hồ sơ gửi cơ quan thuế xem xét, xử lý.

Xem thêm: Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng cách nào?

4. Lưu ý khi thực hiện công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn

Khi thực hiện công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định rõ căn cứ và lý do hủy để bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật về hóa đơn và quản lý thuế.

Nội dung công văn phải ghi đầy đủ thông tin của doanh nghiệp, mã số thuế, thông tin về thông báo phát hành hóa đơn đề nghị hủy, lý do hủy và cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung kê khai.

Đồng thời, doanh nghiệp cần rà soát tình trạng sử dụng của các số hóa đơn liên quan để bảo đảm việc hủy không ảnh hưởng đến các hóa đơn đã được lập, phát hành hoặc sử dụng hợp pháp.

Trước khi nộp công văn, cần kiểm tra kỹ các tài liệu kèm theo, chữ ký của người có thẩm quyền và sự thống nhất giữa công văn với hồ sơ quản lý hóa đơn của doanh nghiệp nhằm hạn chế việc bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ công văn và các chứng từ liên quan để phục vụ công tác đối chiếu, thanh tra, kiểm tra hoặc giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết.

Công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong quản lý hóa đơn điện tử. Liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ soạn thảo mẫu công văn phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.