Đăng ký bảo hiểm xã hội là thủ tục thiết yếu giúp người lao động được hưởng các quyền lợi về ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và chế độ hưu trí sau này. Thủ tục này được quy định rõ ràng tại Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, tạo điều kiện thuận lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp. Hiện nay, việc thực hiện thủ tục có thể tiến hành trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm hoặc qua hình thức trực tuyến rất tiện lợi. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết quy trình này.

1. Lợi ích khi thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội

Việc đăng ký bảo hiểm xã hội mang lại nhiều quyền lợi thiết thực cho người lao động theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15. Người tham gia được bảo vệ tài chính khi gặp rủi ro về sức khỏe, thai sản hoặc mất việc làm.

Ngoài ra, thời gian đóng bảo hiểm xã hội còn là cơ sở để tính hưởng lương hưu và các chế độ dài hạn khác. Doanh nghiệp khi thực hiện đúng thủ tục cũng tránh được các rủi ro pháp lý và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.

2. Các quy định pháp lý liên quan đến đăng ký bảo hiểm xã hội

Theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, mọi người lao động làm việc theo hợp đồng từ đủ một tháng trở lên đều phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Nghị định số 159/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về mức đóng, hồ sơ và trình tự thực hiện thủ tục.

Quyết định số 366/QĐ-BHXH hướng dẫn cụ thể về quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội. Các văn bản này tạo khung pháp lý thống nhất, đảm bảo quyền lợi cho người tham gia được thực hiện minh bạch và kịp thời.

Xem thêm: Hướng dẫn cách gửi hồ sơ BHXH qua bưu điện

3. Hướng dẫn đăng ký bảo hiểm xã hội online và trực tiếp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người lao động hoặc doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ theo quy định tại Nghị định số 159/2025/NĐ-CP, bao gồm tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng, và giấy tờ tùy thân. Hồ sơ cần đầy đủ, chính xác để tránh bị trả lại khi nộp.

Bước 2: Thực hiện đăng ký online

Truy cập cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, tạo tài khoản và điền thông tin theo mẫu. Sau khi tải lên hồ sơ điện tử, hệ thống sẽ gửi mã xác nhận và thông báo kết quả trong vòng 5 ngày làm việc theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH. Phương thức này tiết kiệm thời gian và phù hợp với người ở xa.

Bước 3: Thực hiện đăng ký trực tiếp

Đến trực tiếp cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện hoặc tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, nộp hồ sơ giấy và nhận biên nhận. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra và hướng dẫn bổ sung nếu cần. Thời hạn giải quyết cũng tuân thủ quy định tại Quyết định số 366/QĐ-BHXH, thường không quá 7 ngày làm việc.

Bước 4: Nhận kết quả và đóng phí

Sau khi hồ sơ được duyệt, người lao động nhận sổ bảo hiểm xã hội hoặc mã số định danh. Doanh nghiệp thực hiện đóng phí hàng tháng theo mức quy định của Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 để duy trì quyền lợi liên tục.

Xem thêm: Hướng dẫn báo tăng BHXH cho người nước ngoài

4. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký bảo hiểm xã hội

Khi thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội, người lao động và doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, số căn cước công dân và chức danh công việc để tránh sai sót ảnh hưởng đến quá trình tham gia và hưởng chế độ sau này. Doanh nghiệp cũng nên phối hợp chặt chẽ với cơ quan BHXH để cập nhật kịp thời các thay đổi về nhân sự, mức đóng và thông tin liên quan.

Việc tuân thủ đúng thời hạn đăng ký, báo tăng, báo giảm lao động theo Nghị định số 159/2025/NĐ-CP sẽ giúp hạn chế nguy cơ bị xử phạt hoặc làm gián đoạn quyền lợi của người lao động. Bên cạnh đó, cả doanh nghiệp và người lao động nên lưu giữ bản sao hồ sơ, biên nhận và các giấy tờ liên quan để thuận tiện đối chiếu, bổ sung khi cần thiết.

5. Câu hỏi thường gặp

Đăng ký bảo hiểm xã hội online có cần chữ ký số không?

Theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH, khi thực hiện online qua cổng điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để xác thực hồ sơ. Cá nhân có thể sử dụng mã OTP gửi qua điện thoại để hoàn tất thủ tục mà không cần chữ ký số.

Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội là bao lâu?

Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 và Nghị định số 159/2025/NĐ-CP quy định thời hạn giải quyết không quá 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần bổ sung, cơ quan bảo hiểm sẽ thông báo trong 3 ngày.

Có thể đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động nước ngoài không?

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng từ đủ 1 tháng trở lên phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15. Hồ sơ cần thêm giấy phép lao động hoặc chứng minh thư ngoại giao tùy trường hợp.

Đăng ký bảo hiểm xã hội giúp đảm bảo quyền lợi lâu dài cho người lao động và sự tuân thủ pháp luật cho doanh nghiệp. Để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay.