Đăng ký lao động khi thành lập công ty là một thủ tục pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp mới cần thực hiện để đảm bảo tuân thủ quy định lao động, tránh các rủi ro pháp lý và xây dựng nền tảng hoạt động ổn định. Việc bỏ qua bước này có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc khó khăn trong quản lý nhân sự sau này. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này.

1. Ý nghĩa của việc đăng ký lao động khi thành lập công ty

Khi thành lập công ty, việc đăng ký lao động khi thành lập công ty không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp tiếp cận các chính sách hỗ trợ từ nhà nước về việc làm và lao động. Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải thông báo nhu cầu sử dụng lao động để cơ quan quản lý nhà nước theo dõi và hỗ trợ. T

hủ tục này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tuyển dụng hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt nhân sự hoặc vi phạm quy định về lao động nước ngoài nếu áp dụng. Hơn nữa, nó tạo cơ sở để tham gia các chương trình đào tạo nghề theo Luật Việc làm 2025, góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Trong bối cảnh kinh tế số hóa nhanh chóng, việc hoàn tất sớm thủ tục này giúp công ty nhanh chóng đi vào hoạt động mà không gặp trở ngại từ cơ quan chức năng.

2. Đối tượng áp dụng đăng ký lao động khi thành lập công ty

Thủ tục đăng ký lao động khi thành lập công ty áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, từ công ty TNHH đến cổ phần, sau khi đã hoàn tất đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Cụ thể, theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện nếu có nhu cầu sử dụng lao động, đặc biệt khi số lượng lao động dự kiến từ 10 người trở lên hoặc có kế hoạch tuyển dụng lao động nước ngoài.

Ngay cả doanh nghiệp nhỏ với dưới 10 lao động cũng nên đăng ký để được hỗ trợ từ các chương trình việc làm địa phương. Việc này không phân biệt ngành nghề, nhưng các lĩnh vực đặc thù như sản xuất hoặc dịch vụ cần chú ý thêm quy định về an toàn lao động. Tổng thể, thủ tục giúp doanh nghiệp hòa nhập vào hệ thống quản lý lao động quốc gia, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ.

Xem thêm: Điều kiện thành lập chi bộ đảng trong doanh nghiệp chuẩn nhất

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho đăng ký lao động khi thành lập công ty

Để thực hiện đăng ký lao động khi thành lập công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Dưới đây là danh sách cụ thể:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).
• Quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư nếu là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
• Danh sách lao động dự kiến sử dụng, bao gồm số lượng, trình độ chuyên môn và thời hạn hợp đồng (theo mẫu quy định).
• Kế hoạch sử dụng lao động, nêu rõ nhu cầu tuyển dụng theo từng vị trí và thời gian.
• Giấy tờ chứng minh điều kiện làm việc như hợp đồng thuê mặt bằng hoặc thiết bị sản xuất nếu liên quan đến lao động đặc thù.

Lưu ý thực tế: Hồ sơ phải được chuẩn bị bằng tiếng Việt, nếu có tài liệu tiếng nước ngoài cần dịch công chứng. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ danh sách lao động để tránh sai sót, vì cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung trong vòng 3-5 ngày làm việc. Ngoài ra, nếu công ty có chi nhánh, cần chuẩn bị hồ sơ riêng cho từng đơn vị.

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty tại Thái Lan chi tiết

4. Thủ tục đăng ký lao động khi thành lập công ty chi tiết

Thủ tục đăng ký lao động khi thành lập công ty chi tiết được quy định rõ tại Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nhằm đảm bảo doanh nghiệp thông báo kịp thời nhu cầu lao động cho cơ quan nhà nước. Quy trình này thường mất từ 5-10 ngày làm việc, tùy thuộc vào tính đầy đủ của hồ sơ. Dưới đây là các bước thực hiện cụ thể:

Bước 1: Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ

Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ các tài liệu theo danh sách đã nêu ở phần trước, đảm bảo tính chính xác và cập nhật. Thời gian chuẩn bị thường kéo dài 3-7 ngày, tùy quy mô công ty. Việc này giúp tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại, tiết kiệm thời gian tổng thể. Nếu có lao động nước ngoài, cần bổ sung thêm giấy phép lao động dự kiến.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan tiếp nhận

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công quốc gia tại Sở Nội vụ tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Có thể nộp online qua hệ thống một cửa điện tử để nhanh chóng hơn. Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra sơ bộ và cấp giấy biên nhận trong ngày. Thời gian xử lý hồ sơ là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả

Sau khi nộp, doanh nghiệp theo dõi tiến độ qua biên nhận hoặc cổng thông tin điện tử. Nếu hồ sơ hợp lệ, Sở Nội vụ sẽ cấp xác nhận đăng ký nhu cầu sử dụng lao động. Trong trường hợp cần bổ sung, cơ quan sẽ thông báo trong vòng 3 ngày. Kết quả có thể nhận trực tiếp hoặc qua bưu điện, giúp doanh nghiệp chính thức bắt đầu tuyển dụng.

Bước 4: Cập nhật thông tin sau đăng ký

Sau khi nhận xác nhận, doanh nghiệp phải báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động thực tế theo Luật Việc làm 2025. Nếu có thay đổi số lượng lao động, cần đăng ký bổ sung trong vòng 30 ngày. Bước này đảm bảo dữ liệu luôn cập nhật, tránh phạt hành chính từ 5-10 triệu đồng nếu vi phạm.

5. Chi phí thực hiện đăng ký lao động khi thành lập công ty

Việc đăng ký lao động khi thành lập công ty không phát sinh phí nhà nước trực tiếp, theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ban đầu. Tuy nhiên, có một số khoản chi phí gián tiếp cần lưu ý: chi phí công chứng bản sao giấy tờ khoảng 100.000 – 500.000 đồng tùy số lượng; phí dịch thuật nếu có tài liệu nước ngoài từ 200.000 đồng/trang; và chi phí di chuyển hoặc in ấn hồ sơ khoảng 500.000 – 1.000.000 đồng. Nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ, chi phí có thể dao động từ 2-5 triệu đồng tùy gói, nhưng thường mang lại lợi ích về thời gian và độ chính xác. Tổng chi phí thực tế thường dưới 3 triệu đồng cho doanh nghiệp nhỏ, giúp dễ dàng hoàn tất mà không ảnh hưởng lớn đến ngân sách thành lập.

6. Dịch vụ hỗ trợ đăng ký lao động khi thành lập công ty tại Công ty dịch vụ kế toán ACC

Sử dụng dịch vụ hỗ trợ đăng ký lao động khi thành lập công ty tại Công ty dịch vụ kế toán ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp mới, giúp quy trình diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. Dưới đây là các lý do chính:

• Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ giúp tối ưu hóa quy trình, tránh sai sót dẫn đến phát sinh thêm phí phạt hoặc bổ sung hồ sơ.
• Đội ngũ chuyên gia: Các chuyên viên am hiểu sâu về lao động và kế toán hỗ trợ từ A đến Z, đảm bảo hồ sơ đạt chuẩn pháp lý.
• Tư vấn chuyên sâu: Cung cấp lời khuyên cá nhân hóa dựa trên ngành nghề và quy mô công ty, giúp lập kế hoạch lao động hiệu quả.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ chuẩn bị hồ sơ đến nộp và theo dõi kết quả, kèm báo cáo định kỳ để tuân thủ lâu dài.

Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp, Công ty dịch vụ kế toán ACC cam kết hoàn tất thủ tục trong thời gian ngắn nhất, giúp bạn tập trung vào phát triển kinh doanh.

7. Câu hỏi thường gặp

Đăng ký lao động khi thành lập công ty có bắt buộc không?

Theo Bộ luật Lao động 2019, việc đăng ký là bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lao động, nhằm giúp cơ quan nhà nước quản lý và hỗ trợ việc làm. Ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng nên thực hiện để tránh rủi ro pháp lý sau này.

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký lao động khi thành lập công ty là bao lâu?

Thời gian xử lý hồ sơ là 5 ngày làm việc tại Sở Nội vụ theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nếu hồ sơ đầy đủ, kết quả sẽ được cấp nhanh chóng qua cổng dịch vụ công. Trong trường hợp cần bổ sung, thời gian có thể kéo dài thêm 3-5 ngày. Doanh nghiệp nên nộp sớm để tránh chậm trễ hoạt động.

Làm thế nào nếu thay đổi nhu cầu lao động sau khi đăng ký?

Theo Luật Việc làm 2025, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát sinh bằng cách nộp hồ sơ bổ sung tại Sở Nội vụ. Hồ sơ bao gồm báo cáo thay đổi số lượng hoặc loại hình lao động. Việc này giúp cập nhật dữ liệu chính xác, tránh vi phạm và nhận hỗ trợ kịp thời từ nhà nước.

Đăng ký lao động khi thành lập công ty là bước không thể bỏ qua để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và bền vững. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ tránh rủi ro mà còn mở ra cơ hội tiếp cận các chính sách hỗ trợ lao động. Hãy để các chuyên gia đồng hành để mọi thứ trở nên dễ dàng hơn. Để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ nhanh chóng, liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay.