Đăng ký nội quy lao động là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên, nhằm chính thức hóa các quy tắc ứng xử và kỷ luật trong quan hệ lao động. Việc thực hiện đúng trình tự không chỉ giúp doanh nghiệp tránh chế tài hành chính mà còn tạo cơ sở pháp lý vững chắc để xử lý kỷ luật lao động. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và những lưu ý quan trọng, đồng hành cùng Công ty dịch vụ kế toán.

1. Chi tiết thủ tục đăng ký nội quy lao động

Thủ tục đăng ký nội quy lao động được thực hiện theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và thủ tục hành chính được công bố tại Quyết định 628/QĐ-BNV năm 2025. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh. Trường hợp được ủy quyền, hồ sơ có thể được tiếp nhận tại cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký theo quy định. Hồ sơ được thực hiện theo một trong các hình thức trực tiếp, trực tuyến hoặc qua đường bưu chính theo thủ tục hành chính hiện hành.

Trình tự thực hiện đăng ký nội quy lao động gồm các bước sau:

Bước 1: Soạn thảo nội quy lao động

Người sử dụng lao động tiến hành soạn thảo nội quy dựa trên đặc thù hoạt động của doanh nghiệp, bảo đảm nội dung không trái với pháp luật lao động và các quy định pháp luật có liên quan. Nội quy cần quy định rõ các vấn đề về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, hành vi vi phạm kỷ luật, hình thức xử lý kỷ luật và trách nhiệm vật chất.

Bước 2: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động

Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có. Ý kiến góp ý được thể hiện bằng văn bản để làm căn cứ hoàn thiện nội quy.

Bước 3: Hoàn thiện và ban hành nội quy

Sau khi tham khảo ý kiến, người sử dụng lao động hoàn thiện nội quy và ban hành theo đúng thẩm quyền. Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và niêm yết nội dung chính tại những nơi cần thiết tại nơi làm việc theo quy định.

Bước 4: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy, doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp xã nếu được ủy quyền. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp, trực tuyến hoặc qua đường bưu chính.

Bước 5: Nhận kết quả xử lý hồ sơ

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động. Thủ tục này không quy định phí, lệ phí.

2. Phạm vi áp dụng và yêu cầu bắt buộc khi đăng ký nội quy lao động

Không phải mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện đăng ký nội quy lao động. Theo khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động. Trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động không thuộc đối tượng bắt buộc đăng ký theo quy định này.

Nội quy lao động khi ban hành phải bảo đảm các nội dung theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, bao gồm: thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trật tự tại nơi làm việc; an toàn, vệ sinh lao động; phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ; các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật; trách nhiệm vật chất.

Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có. Sau khi ban hành, nội quy phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Xem thêm: Thủ tục giải thể công ty TNHH chi tiết

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký nội quy lao động

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động theo thủ tục hành chính hiện hành bao gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
• Nội quy lao động.
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, nếu có.

Doanh nghiệp cần rà soát kỹ nội dung trước khi nộp để bảo đảm các quy định trong nội quy không trái với pháp luật lao động. Đối với những nội dung liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất và phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, doanh nghiệp nên quy định cụ thể, phù hợp với pháp luật và đặc thù hoạt động thực tế.

Xem thêm: Thủ tục xin giấy phép kinh doanh công ty TNHH chi tiết

4. Chi phí thực hiện đăng ký nội quy lao động

Theo thủ tục hành chính hiện hành, đăng ký nội quy lao động không phát sinh phí, lệ phí nhà nước. Doanh nghiệp chỉ có thể phát sinh các khoản chi phí nội bộ như chi phí soạn thảo, in ấn tài liệu hoặc chi phí thuê đơn vị tư vấn pháp lý, kế toán hỗ trợ thực hiện thủ tục nếu có.

Trường hợp doanh nghiệp tự chuẩn bị và nộp hồ sơ, chi phí thực hiện thủ tục hành chính về cơ bản không phát sinh. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần rà soát kỹ nội dung nội quy trước khi đăng ký để hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung do có quy định không phù hợp pháp luật.

5. Hậu quả pháp lý khi không thực hiện đăng ký nội quy lao động

Việc không thực hiện đăng ký nội quy lao động khi thuộc trường hợp bắt buộc có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính. Theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động.

Kể từ ngày 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực và quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, thay thế các quy định xử phạt trước đây thuộc phạm vi điều chỉnh.

Đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động thuộc trường hợp phải đăng ký, doanh nghiệp là tổ chức có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo quy định của Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần chủ động hoàn tất thủ tục đăng ký đúng thời hạn để hạn chế nguy cơ bị xử phạt.

6. Dịch vụ hỗ trợ đăng ký nội quy lao động tại Công ty dịch vụ kế toán

Sử dụng dịch vụ hỗ trợ đăng ký nội quy lao động tại Công ty dịch vụ kế toán mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không phải duy trì bộ phận chuyên trách riêng và hạn chế chi phí phát sinh do hồ sơ phải sửa đổi nhiều lần.
• Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ chuyên viên có kiến thức về pháp luật lao động, hỗ trợ doanh nghiệp rà soát nội dung và chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
• Tư vấn chuyên sâu: Hỗ trợ soạn thảo, rà soát nội quy phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp, bảo đảm các nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất và các quy định liên quan được xây dựng phù hợp.
• Hỗ trợ toàn diện: Hỗ trợ từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi quá trình xử lý đến khi hoàn tất thủ tục và xử lý yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu phát sinh.
• Hạn chế rủi ro pháp lý: Giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ đăng ký theo Bộ luật Lao động 2019 và cập nhật quy định xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

7. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có dưới 10 lao động có cần đăng ký nội quy lao động không?

Theo khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động không thuộc trường hợp bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động. Trường hợp này, người sử dụng lao động vẫn có thể ban hành nội quy bằng văn bản và phải bảo đảm nội dung, việc thông báo, áp dụng nội quy phù hợp với quy định của pháp luật lao động.

Thời gian cơ quan nhà nước xử lý hồ sơ đăng ký nội quy lao động là bao lâu?

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật, cơ quan chuyên môn về nội vụ có thẩm quyền sẽ thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động. Thời hạn này được quy định trong thủ tục hành chính đăng ký nội quy lao động hiện hành.

Nội quy lao động có bắt buộc phải có nội dung về phòng chống quấy rối tình dục không?

Có. Nội quy lao động phải có nội dung về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, trong đó cần quy định các hành vi bị nghiêm cấm, trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc và các nội dung liên quan theo quy định của pháp luật lao động.

Đăng ký nội quy lao động là thủ tục pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên cần nghiêm túc thực hiện để đảm bảo quyền lợi hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý. Để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ngay hôm nay.