Đặt in hóa đơn là thủ tục pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp hợp thức hóa việc sử dụng hóa đơn in sẵn trong giao dịch hàng hóa, dịch vụ. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hóa đơn bị từ chối tính hợp lệ, kéo theo rủi ro về thuế. Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì và quy trình thực hiện ra sao? Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu ngay.

1. Thủ tục đặt in hóa đơn

Quy trình đặt in hóa đơn được thực hiện theo các bước tuần tự, đảm bảo tuân thủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và hướng dẫn của Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần chú trọng từng bước để hóa đơn sớm được phép sử dụng.

Bước 1: Đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế

Trước khi tiến hành in, doanh nghiệp phải thiết lập mẫu hóa đơn (bao gồm tiêu thức bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh toán,…) và gửi văn bản đăng ký đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Sau khi được xác nhận mẫu hợp lệ, doanh nghiệp mới đủ điều kiện để ký hợp đồng với nhà in. Thời gian phản hồi thường không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ.

Bước 2: Lựa chọn cơ sở in và ký hợp đồng in

Doanh nghiệp được tự do lựa chọn các cơ sở in có đủ điều kiện hoạt động theo quy định của pháp luật về in ấn. Hợp đồng in cần ghi rõ số lượng, chất liệu giấy, yêu cầu bảo mật và các cam kết liên quan.

Bước 3: Gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế

Sau khi hoàn tất in, doanh nghiệp gửi Thông báo phát hành hóa đơn (kèm mẫu hóa đơn thực tế) đến cơ quan thuế cấp quản lý trực tiếp. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và phản hồi bằng văn bản chấp nhận hoặc yêu cầu chỉnh sửa. Thời gian giải quyết tối đa là 03 ngày làm việc theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Bước 4: Nhận hóa đơn và báo cáo tình hình sử dụng

Ngay khi nhận được hóa đơn in từ nhà in, doanh nghiệp cần kiểm tra tổng thể về số seri, chất lượng in, tình trạng rách hỏng và lập biên bản giao nhận. Hàng quý, doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế, kèm bảng kê chi tiết.

2. Đối tượng cần thực hiện đặt in hóa đơn

Căn cứ Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các tổ chức, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn in sẵn khi không thuộc diện bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Thông thường, đó là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ mà hệ thống công nghệ thông tin chưa đáp ứng được yêu cầu về hóa đơn điện tử.

Các hộ kinh doanh cá thể có đăng ký sử dụng hóa đơn cũng có thể lựa chọn hình thức đặt in hóa đơn nếu đáp ứng đủ điều kiện. Đối tượng này phải có mã số thuế, địa điểm kinh doanh cố định và không thuộc trường hợp đang bị cưỡng chế về hóa đơn.

Xem thêm: Cách viết hóa đơn chuyển nhượng quyền sử dụng đất

3. Yêu cầu khi đặt in hóa đơn

Để thực hiện đặt in hóa đơn đúng quy định, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Phải có quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực.
• Đã hoàn thành thủ tục đăng ký thuế và được cấp mã số thuế chính thức.
• Không nằm trong diện bị ngừng sử dụng hóa đơn do vi phạm pháp luật về thuế, hải quan.
• Mẫu hóa đơn đặt in phải được cơ quan thuế phê duyệt trước, đảm bảo đầy đủ các tiêu thức theo quy định tại Phụ lục ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC.
• Cơ sở nhận in phải là doanh nghiệp có chức năng in ấn hợp pháp, cam kết bảo mật và chỉ in đúng số lượng đã ký kết.
• Sau khi in, doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng hóa đơn sau khi đã gửi thông báo phát hành và được cơ quan thuế chấp nhận.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng đặt cọc mới cập nhập

4. Hồ sơ cần chuẩn bị để đặt in hóa đơn

Hồ sơ đặt in hóa đơn cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác theo danh sách dưới đây:

• Đơn đề nghị đặt in hóa đơn (theo mẫu số 01/ĐĐN ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC).
• Bản sao y chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập (đối với đơn vị sự nghiệp).
• Bản thiết kế mẫu hóa đơn đăng ký (thể hiện rõ các tiêu thức bắt buộc, logo, font chữ, màu sắc).
• Hợp đồng nguyên tắc hoặc hợp đồng in với cơ sở in (có nội dung về bảo mật, số lượng, trách nhiệm các bên).
• Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 02/THPH).
• Danh sách các số seri hóa đơn đã in (nếu có nhiều loại hóa đơn).

5. Chi phí thực hiện đặt in hóa đơn

Chi phí đặt in hóa đơn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng in, chất liệu giấy (giấy carbonless, giấy thường có độ bảo mật cao), số màu in, số liên của hóa đơn, và đơn giá của cơ sở in. Nếu doanh nghiệp tự thực hiện toàn bộ thủ tục, chi phí chủ yếu là tiền in ấn.

Ngược lại, nếu sử dụng dịch vụ trọn gói từ các đơn vị tư vấn, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm phí dịch vụ nhưng bù lại được hỗ trợ toàn diện từ khâu thiết kế mẫu đến nộp hồ sơ. Hiện tại, chưa có quy định thống nhất về mức giá dịch vụ, do đó doanh nghiệp nên tham khảo báo giá từ nhiều đơn vị để lựa chọn phù hợp.

6. Dịch vụ đặt in hóa đơn tại Công ty dịch vụ kế toán ACC

Lựa chọn dịch vụ đặt in hóa đơn tại Công ty dịch vụ kế toán ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp không phải tự mày mò thủ tục, tránh sai sót dẫn đến in lại, phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
• Đội ngũ chuyên gia: Am hiểu sâu về quy định pháp lý và cập nhật liên tục các thay đổi của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, đảm bảo hồ sơ luôn đúng chuẩn.
• Tư vấn chuyên sâu: Doanh nghiệp được tư vấn chọn mẫu hóa đơn phù hợp với ngành nghề, tối ưu hóa các tiêu thức để thuận lợi cho việc kê khai thuế sau này.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ khâu thiết kế mẫu, nộp đăng ký với cơ quan thuế, làm việc với nhà in, đến bàn giao hóa đơn tận nơi, tất cả được thực hiện nhanh chóng và chuyên nghiệp.

7. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới thành lập có cần đặt in hóa đơn ngay không?

Doanh nghiệp mới thành lập chưa bắt buộc phải đặt in hóa đơn ngay nếu chưa phát sinh giao dịch bán hàng.

Thời gian tối đa để thông báo phát hành hóa đơn đặt in là bao lâu?

Theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ phản hồi về việc chấp nhận hoặc yêu cầu điều chỉnh thông báo phát hành hóa đơn.

Có thể tự in hóa đơn mà không cần đặt in hóa đơn không?

Hình thức tự in hóa đơn được pháp luật cho phép, nhưng doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt về hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm quản lý và được cơ quan thuế chấp thuận.

Đặt in hóa đơn đúng chuẩn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và duy trì hoạt động liên tục, tránh rủi ro bị từ chối hồ sơ thuế. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được hỗ trợ tư vấn và triển khai dịch vụ một cách chuyên nghiệp.