Một trong những quyền lợi quan trọng mà doanh nghiệp có thể hưởng là hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT). Tuy nhiên, thủ tục hoàn thuế GTGT thường khá phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải am hiểu sâu về luật thuế, chứng từ kế toán và quy trình làm việc với cơ quan thuế địa phương. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định, điều kiện, hồ sơ và quy trình hoàn thuế GTGT, cũng như lý do nên lựa chọn dịch vụ hoàn thuế GTGT tại Ninh Thuận từ Công ty dịch vụ kế toán ACC.

1. Nội dung chính của dịch vụ hoàn thuế trọn gói dành cho doanh nghiệp

Công ty dịch vụ kế toán ACC với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thuế – kế toán – pháp lý doanh nghiệp, là một đối tác đáng tin cậy cho các tổ chức, doanh nghiệp. Khi sử dụng dịch vụ hoàn thuế GTGT, khách hàng sẽ nhận được nhiều lợi ích nổi bật như:

• Đánh giá tính khả thi: Khảo sát tình hình thực tế của doanh nghiệp, kiểm tra dự án đầu tư hoặc hoạt động xuất khẩu để xác định doanh nghiệp có thuộc diện và đủ điều kiện được hoàn thuế GTGT theo quy định pháp luật hiện hành hay không.
• Cập nhật chính sách mới: Tư vấn và cập nhật liên tục các văn bản pháp lý, thông tư, nghị định mới nhất của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế để áp dụng phương án hoàn thuế có lợi cho doanh nghiệp.
• Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn: Tiến hành rà soát toàn bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra để phát hiện và xử lý kịp thời các hóa đơn rủi ro (hóa đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn, tạm ngưng hoạt động), hóa đơn sai sót về thông tin hoặc không đủ điều kiện khấu trừ.
• Kiểm tra chứng từ thanh toán: Đối chiếu các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng) và chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hàng hóa xuất khẩu để đảm bảo tính hợp lệ trước cơ quan thuế.
• Chuẩn hóa sổ sách kế toán: Hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống sổ sách, tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý đồng bộ với dữ liệu đề nghị hoàn thuế.
• Hoàn thiện bộ hồ sơ pháp lý: Thay mặt doanh nghiệp lập Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước cùng các bảng kê, giải trình chi tiết theo đúng quy định.
• Nộp hồ sơ trực tuyến: Thực hiện gửi hồ sơ hoàn thuế qua hệ thống thuế điện tử (Thành phần hồ sơ được ký số chuẩn quy trình).
• Theo dõi tiến độ: Liên tục cập nhật và theo dõi sát sao trạng thái xử lý hồ sơ từ cơ quan quản lý thuế, kịp thời tiếp nhận các thông báo phản hồi.
• Giải trình trực tiếp: Thay mặt doanh nghiệp làm việc, giải trình chi tiết tất cả các nội dung, số liệu kế toán khi có yêu cầu từ đoàn kiểm tra của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp: Đưa ra các căn cứ pháp lý vững chắc để bảo vệ tối đa số tiền thuế đề nghị hoàn hợp pháp của doanh nghiệp, hạn chế tối đa việc bị cơ quan thuế loại trừ chi phí hoặc từ chối hoàn thuế.

2. Quy trình thực hiện dịch vụ tại Công ty dịch vụ kế toán ACC

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán – thuế, Công ty dịch vụ kế toán ACC triển khai dịch vụ hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo một quy trình chuyên nghiệp, chặt chẽ và minh bạch. Dưới đây là các bước cụ thể mà ACC thực hiện nhằm đảm bảo quyền lợi tối đa cho khách hàng.

Bước 1: Tư vấn & kiểm tra hồ sơ ban đầu

Ngay khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, đội ngũ chuyên viên thuế của ACC sẽ tư vấn cụ thể về điều kiện hoàn thuế, những trường hợp được và không được hoàn, theo các văn bản pháp luật hiện hành; đồng thời rà soát sơ bộ hồ sơ hiện có, đánh giá khả năng được hoàn thuế, và hướng dẫn khách hàng bổ sung các chứng từ, hóa đơn, tờ khai còn thiếu hoặc chưa hợp lệ.

Bước 2: Soát xét kế toán & rà soát số liệu thuế

Ở bước này, ACC sẽ thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ số liệu liên quan đến kỳ đề nghị hoàn thuế, bao gồm đối chiếu tờ khai thuế, báo cáo tài chính, bảng kê hóa đơn đầu vào – đầu ra; kiểm tra tình trạng kê khai thuế của các nhà cung cấp – một điều kiện bắt buộc để được hoàn thuế theo điều 37 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP; và xác minh việc thanh toán qua ngân hàng, chứng từ hải quan (nếu có) để đảm bảo đúng yêu cầu đối với hoàn thuế hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu.

Bước 3: Lập hồ sơ hoàn thuế

Sau khi đã thống nhất số liệu và kiểm tra đầy đủ chứng từ, ACC sẽ tiến hành soạn thảo trọn bộ hồ sơ hoàn thuế gồm công văn đề nghị hoàn thuế theo mẫu mới nhất; bảng kê hóa đơn, chứng từ đầu vào chưa được khấu trừ, được lập theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC; báo cáo giải trình kèm theo phụ lục, giải thích rõ cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn của khoản thuế đề nghị hoàn; các văn bản nội bộ, hợp đồng kinh tế, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, chứng từ hải quan (nếu có).

Bước 4: Nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ xử lý

ACC sẽ đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ hoàn thuế đến cơ quan thuế quản lý tại khu vực. Sau khi nộp, ACC sẽ theo dõi tình trạng hồ sơ trên hệ thống của Tổng cục Thuế, cập nhật tiến độ xử lý cho khách hàng từng giai đoạn. Trong trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc có yêu cầu giải trình, ACC sẽ nhanh chóng thông báo và xử lý kịp thời.

Bước 5: Giải trình và làm việc với cơ quan thuế

Trong quá trình xét duyệt hồ sơ, nếu có nghi vấn hoặc cần làm rõ, ACC sẽ thay mặt khách hàng trực tiếp làm việc với cán bộ thuế, chuẩn bị hồ sơ bổ sung đúng yêu cầu; đồng thời hỗ trợ giải trình bằng văn bản và cung cấp thêm tài liệu khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra trước hoàn.

Bước 6: Nhận kết quả hoàn thuế và bàn giao

Khi có kết quả từ cơ quan thuế, ACC sẽ nhận quyết định hoàn thuế, xác minh số tiền được hoàn, thời gian chuyển khoản và lập biên bản bàn giao rõ ràng cho khách hàng. Trường hợp cơ quan thuế ban hành thông báo từ chối hoàn một phần hoặc toàn bộ, ACC sẽ hỗ trợ khiếu nại, giải trình lại theo đúng quy định pháp luật để đảm bảo quyền lợi chính đáng cho khách hàng.

Xem thêm: Dịch vụ hoàn thuế GTGT tại Bắc Kạn cũ uy tín

3. Thời gian giải quyết hồ sơ hoàn thuế của cơ quan quản lý là bao lâu?

Thời gian thực hiện dịch vụ hoàn thuế GTGT không cố định mà phụ thuộc vào mức độ đầy đủ, chính xác của hồ sơ và cách thức xử lý của cơ quan thuế. Tuy nhiên, theo quy trình thông thường, quá trình này sẽ diễn ra qua hai giai đoạn chính:

• Giai đoạn chuẩn bị hồ sơ: Doanh nghiệp cần tập hợp, rà soát và sắp xếp toàn bộ hồ sơ chứng từ liên quan đến kỳ hoàn thuế, bao gồm hóa đơn đầu vào, sổ sách kế toán, các quyết định đầu tư, hợp đồng xuất khẩu (nếu có)… Thời gian chuẩn bị thường dao động từ 3 đến 7 ngày làm việc, tùy thuộc vào tình trạng và quy mô của hồ sơ. Đối với doanh nghiệp đã có hệ thống sổ sách chuẩn hóa, thời gian này có thể được rút ngắn đáng kể.
• Giai đoạn cơ quan thuế xử lý hồ sơ: Sau khi tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế hợp lệ, cơ quan thuế sẽ thực hiện phân loại và xử lý. Trường hợp hoàn trước, kiểm tra sau áp dụng cho doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt, thời gian xử lý tối đa là 6 ngày làm việc. Trường hợp kiểm tra trước, hoàn sau áp dụng cho doanh nghiệp thuộc nhóm rủi ro cao, thời gian xử lý tối đa là 40 ngày làm việc theo quy định tại Luật Quản lý thuế.

Xem thêm: Dịch vụ hoàn thuế GTGT tại Sóc Trăng cũ uy tín

4. Vai trò giải trình và bảo vệ số liệu kế toán của Công ty dịch vụ kế toán ACC trước đoàn kiểm tra

Khi đoàn kiểm tra thuế làm việc tại doanh nghiệp, Công ty dịch vụ kế toán ACC đóng vai trò là người đại diện chuyên môn trực tiếp chịu trách nhiệm giải trình, bảo vệ lợi ích hợp pháp và giảm thiểu tối đa rủi ro truy thu, phạt thuế cho khách hàng. Vai trò cụ thể của ACC trước đoàn kiểm tra bao gồm:

4.1 Đại diện làm việc và giải trình chuyên môn

• Đại diện thực hiện: ACC cử kế toán trưởng hoặc chuyên viên đại diện làm việc trực tiếp với cán bộ thuế để doanh nghiệp không phải đối mặt với áp lực tâm lý.
• Giải trình số liệu: Làm rõ cơ sở pháp lý, phương pháp hạch toán của các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính và tờ khai thuế.
• Làm rõ bản chất giao dịch: Thuyết minh chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế phức tạp, chứng minh tính hợp lý, hợp pháp và hợp lệ của chi phí.

4.2 Sắp xếp và cung cấp hồ sơ chuẩn mực

• Hệ thống hóa tài liệu: Sắp xếp toàn bộ hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán, hợp đồng, chứng từ thanh toán theo đúng trình tự và danh mục đoàn kiểm tra yêu cầu.
• Kiểm soát luồng thông tin: Chỉ cung cấp đúng và đủ các hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi kiểm tra nhằm tránh việc mở rộng thanh tra ngoài thẩm quyền.

4.3 Bảo vệ tối đa chi phí hợp lý của doanh nghiệp

• Đối thoại pháp lý: Sử dụng hệ thống văn bản pháp luật về thuế, thông tư, nghị định và các công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế để bảo vệ các khoản chi phí bị đoàn kiểm tra nghi ngờ hoặc có xu hướng loại bỏ.
• Đấu tranh giảm mức phạt: Phản biện lại các kết luận mang tính chủ quan của cán bộ kiểm tra nếu không có căn cứ pháp lý rõ ràng, giữ lại tối đa số thuế được khấu trừ hoặc hoàn.

4.4 Xử lý và khắc phục sai sót kịp thời

• Giải trình bổ sung: Đối với các lỗi kỹ thuật nhỏ hoặc thiếu sót về mặt thủ tục hành chính, ACC sẽ thực hiện giải trình bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ ngay trong quá trình kiểm tra.
• Cập nhật tiến độ: Báo cáo liên tục cho ban lãnh đạo doanh nghiệp về các vấn đề phát sinh, các khoản có nguy cơ bị phạt và đề xuất phương án xử lý tối ưu.

4.5 Rà soát biên bản và tối ưu hóa kết luận

• Kiểm tra dự thảo biên bản: Rà soát kỹ lưỡng từng nội dung, số liệu trong biên bản dự thảo của đoàn kiểm tra nhằm phát hiện sai sót về mặt tính toán hoặc áp dụng sai luật.
• Thống nhất biên bản cuối cùng: Hỗ trợ doanh nghiệp ký biên bản kiểm tra với số liệu phạt, truy thu (nếu có) ở mức trong phạm vi pháp luật cho phép.

5. Hồ sơ đề nghị hoàn thuế GTGT hợp lệ cần chuẩn bị

Khi sử dụng dịch vụ của ACC, khách hàng cần cung cấp một số tài liệu và chứng từ cơ bản để chúng tôi tiến hành kiểm tra và lập hồ sơ hoàn thuế, bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng).
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế (nếu có).
• Báo cáo tài chính quý/năm liên quan đến kỳ đề nghị hoàn thuế.
• Tờ khai thuế GTGT các kỳ liên quan.
• Sổ chi tiết các tài khoản kế toán liên quan đến thuế đầu vào, đầu ra.
• Hóa đơn đầu vào và đầu ra có liên quan đến hoàn thuế.
• Hợp đồng, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, tờ khai hải quan (đối với xuất khẩu).
• Các chứng từ chứng minh đủ điều kiện hoàn thuế theo từng trường hợp cụ thể.

6. Chi phí dịch vụ hoàn thuế trọn gói và phương thức nghiệm thu hợp đồng

ACC áp dụng mức chi phí linh hoạt dựa trên nhiều yếu tố thực tế:

• Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp lớn hay nhỏ sẽ ảnh hưởng đến khối lượng hồ sơ và thời gian xử lý.
• Số lượng hóa đơn đầu vào: Hồ sơ có nhiều hóa đơn, chứng từ sẽ cần thời gian và công sức kiểm tra kỹ lưỡng hơn.
• Loại hình hoàn thuế: Hoàn thuế xuất khẩu, đầu tư, chuyển đổi kỳ… đều có mức độ phức tạp khác nhau.
• Mức độ phức tạp của hồ sơ: Hồ sơ có nhiều trường hợp đặc thù hoặc yêu cầu phối hợp nhiều cơ quan sẽ được tính toán chi phí tương xứng.
• Tùy chỉnh dịch vụ theo yêu cầu: Doanh nghiệp có thể lựa chọn trọn gói hoặc chỉ sử dụng một phần dịch vụ, giúp linh hoạt ngân sách.

ACC cam kết báo giá trọn gói, không phát sinh, đảm bảo doanh nghiệp yên tâm từ bước đầu tiên mà không lo chi phí bất ngờ.

7. Các trường hợp doanh nghiệp được áp dụng chính sách hoàn thuế

Theo quy định pháp luật hiện hành và được cập nhật tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025), cụ thể theo điều 15 Luật Thuế giá trị gia tăng các trường hợp điển hình mà doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có thể được xem xét hoàn thuế GTGT bao gồm:

7.1 Hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu

Doanh nghiệp có số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên trong tháng hoặc quý thì được hoàn thuế theo tháng/quý. Nếu vừa xuất khẩu, vừa bán nội địa thì phải hạch toán riêng đầu vào cho hàng xuất khẩu. Nếu không hạch toán riêng được thì áp dụng tỷ lệ doanh thu. Số thuế GTGT được hoàn không vượt quá 10% doanh thu xuất khẩu trong kỳ.

7.2 Hoàn thuế cho dự án đầu tư

Doanh nghiệp có dự án đầu tư đang trong giai đoạn đầu tư, nếu có số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên thì được hoàn. Phải hoàn thuế trong vòng 01 năm kể từ ngày dự án hoặc từng giai đoạn/hạng mục hoàn thành (tính từ ngày phát sinh doanh thu). Không được hoàn nếu chưa góp đủ vốn điều lệ, chưa đủ điều kiện kinh doanh theo pháp luật, hoặc đầu tư vào khai thác khoáng sản (trừ dầu khí).

7.3 Hoàn thuế với cơ sở sản xuất hàng hóa, dịch vụ chịu thuế 5%

Nếu có số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên sau 12 tháng hoặc 4 quý liên tục thì được hoàn. Nếu sản phẩm có nhiều mức thuế suất, hoàn theo tỷ lệ phân bổ.

7.4 Hoàn thuế khi doanh nghiệp giải thể, phá sản

Doanh nghiệp được hoàn thuế nếu có thuế GTGT nộp thừa hoặc thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết.

7.5 Hoàn thuế cho người nước ngoài khi xuất cảnh

Người nước ngoài hoặc người Việt định cư ở nước ngoài mang theo hàng hóa mua tại Việt Nam khi xuất cảnh được hoàn thuế GTGT.

7.6 Hoàn thuế với chương trình, dự án sử dụng vốn viện trợ không hoàn lại, ODA

Chủ dự án hoặc tổ chức sử dụng viện trợ được hoàn thuế GTGT đã nộp cho hàng hóa, dịch vụ phục vụ dự án.

7.7 Đối tượng ngoại giao được hoàn thuế

Các cá nhân, tổ chức hưởng quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao được hoàn thuế GTGT khi mua hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam.

8. Các câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới thành lập chưa có doanh thu có được hoàn thuế GTGT cho dự án đầu tư không?

Có được hoàn. Doanh nghiệp mới thành lập đang trong giai đoạn đầu tư, chưa đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh và chưa phát sinh doanh thu vẫn được hoàn thuế GTGT đầu vào của dự án đầu tư. Với điều kiện, số thuế GTGT lũy kế của hàng hóa, dịch vụ mua vào dùng cho đầu tư phải đạt từ 300 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ và dự án không thuộc các ngành nghề hạn chế kinh doanh.

Hóa đơn đầu vào có giá trị trên 20 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt có được hoàn thuế không?

Không được hoàn. Bất kỳ hóa đơn mua vào nào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thanh toán bằng tiền mặt đều bị loại khỏi diện được khấu trừ và hoàn thuế GTGT.

Thời gian giải quyết hồ sơ theo phương thức "kiểm tra trước, hoàn thuế sau" có lâu hơn "hoàn trước, kiểm sau" không?

Có, trường hợp “kiểm trước, hoàn sau” cơ quan thuế sẽ thực hiện kiểm tra chi tiết hồ sơ và có thể kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp trước khi ra quyết định hoàn thuế. Thời gian xử lý tối đa là 40 ngày làm việc, theo quy định tại Luật Quản lý thuế. Còn “hoàn trước, kiểm sau”, cơ quan thuế sẽ tạm hoàn số thuế trước khi tiến hành kiểm tra thực tế. Thời gian xử lý tối đa là 6 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Doanh nghiệp đang nợ tiền phạt chậm nộp thuế có được giải quyết nhận đủ tiền hoàn thuế ngay không?

Không được nhận đủ ngay. Cơ quan thuế sẽ thực hiện bù trừ tự động. Số tiền thuế được hoàn của doanh nghiệp sẽ bị trích ra một phần để nộp thay cho khoản tiền phạt chậm nộp còn thiếu. Doanh nghiệp chỉ thực nhận về tài khoản ngân hàng số tiền còn lại sau khi đã trừ hết các khoản nợ thuế, tiền phạt.

Hàng hóa xuất khẩu nhưng không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng thì có được hoàn thuế không?

Không được hoàn. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ phía khách hàng nước ngoài là điều kiện bắt buộc để hàng xuất khẩu được áp dụng thuế suất 0% và hoàn thuế GTGT đầu vào. Nếu không có chứng từ này, hàng hóa xuất khẩu đó sẽ không được hoàn thuế GTGT đầu vào, đồng thời doanh nghiệp phải tự kê khai tính thuế TNDN cho doanh thu xuất khẩu đó.

Việc hoàn thuế GTGT không chỉ giúp doanh nghiệp lấy lại phần tài chính đã nộp, mà còn thể hiện sự tuân thủ pháp luật và quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc lập hồ sơ, soát xét chứng từ hoặc lo ngại về quy trình phức tạp, đừng ngần ngại liên hệ dịch vụ hoàn thuế GTGT tại Ninh Thuận của Công ty dịch vụ kế toán ACC. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ bước đầu đến khi nhận được kết quả hoàn thuế nhanh chóng, minh bạch và đúng quy định.