Dịch vụ thay đổi trụ sở công ty là lựa chọn tất yếu cho doanh nghiệp khi mở rộng hoặc tái cấu trúc địa điểm kinh doanh. Tự mình chuẩn bị hồ sơ thường dẫn đến mất thời gian, sai sót thủ tục, thậm chí bị từ chối tiếp nhận do thiếu giấy tờ hợp lệ. Để tránh những rủi ro không đáng có, Công ty dịch vụ kế toán ACC cung cấp giải pháp trọn gói, cam kết hoàn tất nhanh chóng, tiết kiệm tối đa nguồn lực cho doanh nghiệp.

1. Tổng quan về thủ tục thay đổi trụ sở công ty

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc. Việc này không chỉ đơn thuần cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà còn kéo theo hàng loạt nghĩa vụ liên quan đến thuế, bảo hiểm xã hội, con dấu và các giấy phép con.

Bất kỳ chậm trễ hay sai lệch nào cũng có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với chế tài hành chính theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Do đó, việc am hiểu quy định và thực hiện đúng trình tự là yếu tố then chốt, đồng thời là lý do nhiều tổ chức tìm đến các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp.

2. Lý do nên sử dụng dịch vụ thay đổi trụ sở công ty tại Công ty dịch vụ kế toán ACC

• Cam kết không phát sinh chi phí: Chúng tôi báo giá trọn gói duy nhất ngay từ đầu, bao gồm toàn bộ lệ phí nhà nước, phí soạn thảo hồ sơ và dịch vụ đại diện. Mọi chi phí đều minh bạch, không phát sinh thêm bất cứ khoản nào ngoài hợp đồng đã ký.
• Bàn giao kết quả tận nơi: Sau khi hoàn tất thủ tục, chuyên viên của ACC trực tiếp trao tận tay khách hàng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới tại địa chỉ văn phòng hoặc nhà riêng theo yêu cầu, giúp tiết kiệm thời gian đi lại.
• Tư vấn các vấn đề liên quan: Không chỉ dừng lại ở thủ tục hành chính, đội ngũ chuyên viên còn hỗ trợ rà soát các tác động về thuế (chuyển cơ quan thuế quản lý), kế toán (thay đổi thông tin hóa đơn), bảo hiểm xã hội (điều chỉnh đơn vị tham gia) – đảm bảo hoạt động doanh nghiệp liên tục, không gián đoạn.
• Thay mặt khách hàng làm việc với cơ quan nhà nước: ACC ủy quyền đại diện nộp hồ sơ, theo dõi xử lý và nhận kết quả, giải quyết triệt để các vướng mắc phát sinh (nếu có) mà không cần khách hàng phải có mặt.

Xem thêm: Quy định mức vốn điều lệ công ty cổ phần tối thiểu là bao nhiêu?

3. Hồ sơ khách hàng cần chuẩn bị

Căn cứ Nghị định 168/2025/NĐ-CP, để tiến hành thay đổi trụ sở, doanh nghiệp cần cung cấp các giấy tờ cơ bản sau:

• Quyết định của Hội đồng thành viên/Chủ sở hữu (đối với công ty TNHH) hoặc Quyết định của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc di dời trụ sở.
• Biên bản họp tương ứng về nội dung thay đổi.
• Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, có chữ ký của người đại diện pháp luật (có thể phải chứng thực nếu cần, theo Luật Công chứng 2024).
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản cũ).
• Giấy tờ chứng minh địa chỉ mới hợp pháp (hợp đồng thuê, mượn nhà, hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất).

Tất cả các tài liệu chỉ cần bản scan/chụp rõ ràng; ACC sẽ hỗ trợ số hóa và xác minh tính chính xác trước khi nộp.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách góp vốn vào công ty cổ phần

4. Quy trình cung cấp dịch vụ

Bước 1 – Tiếp nhận yêu cầu và kiểm tra hồ sơ:

Chuyên viên tiếp nhận thông tin doanh nghiệp và các giấy tờ khách hàng cung cấp. Chúng tôi thay mặt khách hàng rà soát toàn bộ tính pháp lý của địa chỉ mới, đối chiếu với quy hoạch của địa phương để tránh rủi ro bị từ chối.

Bước 2 – Soạn thảo và hoàn thiện bộ hồ sơ

Dựa trên dữ liệu đã kiểm tra, ACC soạn đầy đủ các văn bản: quyết định, biên bản họp, tờ khai thay đổi và các phụ lục khác. Chúng tôi thay mặt khách hàng ký tên vào các giấy tờ theo ủy quyền hợp pháp, đồng thời chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung soạn thảo.

Bước 3 – Nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ

Hồ sơ được nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong suốt thời gian xử lý, ACC cử chuyên viên thay mặt khách hàng theo dõi, cập nhật liên tục và kịp thời phản hồi các yêu cầu chỉnh sửa (nếu có) từ cơ quan đăng ký.

Bước 4 – Nhận kết quả và bàn giao tận nơi

Khi có thông báo chấp thuận, chúng tôi thay mặt khách hàng nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và con dấu (nếu có thay đổi). Kết quả được giao trực tiếp đến địa chỉ yêu cầu cùng với hướng dẫn các thủ tục phát sinh tiếp theo như: đăng ký lại chữ ký số, điều chỉnh thông tin ngân hàng, cập nhật hóa đơn điện tử, thông báo thay đổi với cơ quan thuế, bảo hiểm.

5. Chi phí thực hiện dịch vụ

ACC áp dụng mức giá cạnh tranh, rõ ràng ngay từ đầu, không phát sinh sau khi ký hợp đồng. Tổng chi phí bao gồm trọn vẹn: lệ phí nhà nước theo quy định (phí công bố thông tin, in ấn giấy phép), phí dịch vụ tư vấn và đại diện nộp hồ sơ. Chúng tôi cam kết báo giá bằng văn bản, đồng hành đến khi khách hàng nhận được kết quả cuối cùng, tuyệt đối không có chi phí “ẩn”. Với mỗi trường hợp cụ thể (có phát sinh chuyển địa bàn thuế khác tỉnh), chuyên viên sẽ tư vấn chi tiết để dự trù phù hợp.

6. Cảnh báo rủi ro khi tự thực hiện thay đổi trụ sở

• Sai sót trong hồ sơ: Nhiều doanh nghiệp tự ý sử dụng mẫu cũ hoặc kê khai sai thông tin dẫn đến bị từ chối. Mỗi lần bổ sung, sửa đổi làm kéo dài thời gian, thậm chí quá 10 ngày có thể bị phạt theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
• Địa chỉ không hợp lệ: Luật Doanh nghiệp 2020 quy định trụ sở chính phải có địa chỉ rõ ràng và không thuộc khu vực cấm kinh doanh. Nếu không thẩm định trước, hồ sơ dễ bị trả lại.
• Thiếu sót thủ tục liên thông: Sau khi đổi giấy phép, cần thông báo với cơ quan thuế quản lý mới, điều chỉnh bảo hiểm, ngân hàng. Bỏ qua bước này dẫn đến chậm nộp báo cáo thuế, ảnh hưởng đến hoạt động xuất hóa đơn.
• Sai chữ ký và chứng thực: Theo Luật Công chứng 2024, một số văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký người đại diện. Tự thực hiện có thể nhầm lẫn giữa chứng thực và công chứng, khiến hồ sơ không được chấp nhận.
• Lộ trình xử lý kéo dài: Không có người đại diện chuyên trách, doanh nghiệp thường bỏ lỡ các mốc thời gian quan trọng, gây đình trệ hoạt động kinh doanh.

7. Câu hỏi thường gặp

Công ty có thể chuyển trụ sở sang tỉnh khác được không và thủ tục có phức tạp?

Được. Khi chuyển trụ sở sang tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đi và nơi đến, đồng thời chuyển giao nghĩa vụ thuế. Dịch vụ thay đổi trụ sở công ty của ACC bao gồm trọn gói cả hai đầu mối, đảm bảo doanh nghiệp không phải tự liên hệ làm việc với nhiều cơ quan.

Đặt trụ sở công ty tại nhà riêng, chung cư được không?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được phép đặt trụ sở tại nhà riêng nếu địa chỉ đó không thuộc khu vực cấm và phù hợp với quy hoạch. Tuy nhiên, cần lưu ý: việc sử dụng căn hộ chung cư làm trụ sở chỉ được chấp nhận nếu chung cư đó có chức năng hỗn hợp. Chuyên viên ACC sẽ thẩm định giấy tờ nhà đất để tư vấn chính xác ngay từ đầu.

Khi thay đổi trụ sở có cần làm lại con dấu và thông báo với ngân hàng không?

Có. Khi địa chỉ trụ sở in trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thay đổi, doanh nghiệp nên khắc lại con dấu để đồng bộ thông tin, đồng thời phải gửi thông báo đến ngân hàng để cập nhật hồ sơ tín dụng, tài khoản thanh toán. ACC sẽ hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ thủ tục sau bàn giao kết quả, giúp doanh nghiệp nhanh chóng ổn định hoạt động.

Dịch vụ thay đổi trụ sở công ty chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tiết kiệm nguồn lực và duy trì hoạt động liên tục. Với cam kết “Tận tâm – Đúng hẹn – Minh bạch”, cùng đội ngũ am hiểu sâu thủ tục hành chính, Công ty dịch vụ kế toán ACC tự tin mang đến sự hài lòng tuyệt đối. Hãy liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ trọn gói hàng đầu.