Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Thủ tục đăng ký và các nghĩa vụ thuế ban đầu cho hộ kinh doanh mới thành lập

Hộ kinh doanh cá thể mới thành lập với doanh thu ước tính từ 500 triệu đồng đến một tỷ đồng hoặc trên một tỷ đồng/năm thuộc đối tượng phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp khoán, theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Vì doanh thu dự kiến vượt 100 triệu đồng/năm, HKD không được miễn thuế GTGT mà phải thực hiện đầy đủ các thủ tục đăng ký và kê khai thuế.

Quy trình thực hiện các thủ tục chính như sau:

Bước 1: Đăng ký hộ kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Sau khi thành lập Anh/Chị cần nộp hồ sơ đăng ký HKD nơi đặt trụ sở kinh doanh. Hồ sơ bao gồm:

Xem thêm: Em đang hơi lo nên hỏi thêm, hộ kinh doanh của em bán đồ điện tử, có những sản phẩm bán ra bị lỗ do tồn lâu, vậy khi kê khai thuế có bị ảnh hưởng gì không ạ?

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu).
• Bản sao giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của chủ hộ
• Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh nếu không phải sở hữu (nếu áp dụng).

Thời hạn xử lý là 3 ngày làm việc. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Anh/Chị sẽ nhận mã số đăng ký kinh doanh kiêm mã số thuế theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Bước 2: Đăng ký phương pháp tính thuế và thông báo sử dụng hóa đơn

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận, Anh/Chị phải đăng ký phương pháp khoán thuế tại Chi cục Thuế nơi đăng ký kinh doanh. Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Tờ khai đăng ký phương pháp tính thuế
• Bảng kê dự toán doanh thu, chi phí và các yếu tố liên quan (nếu có).

Cơ quan thuế sẽ xác định mức doanh thu khoán dựa trên dự toán và thông tin ngành nghề, với tỷ lệ thuế GTGT trên doanh thu (tùy ngành). Đồng thời, vì doanh thu vượt 100 triệu đồng/năm, Anh/Chị phải thông báo sử dụng hóa đơn điện tử ngay khi bắt đầu hoạt động.

Bước 3: Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu và các báo cáo định kỳ

Sau đăng ký, Anh/Chị nộp tờ khai thuế khoán (mẫu 01/CNKD) trước ngày 15 của quý đầu tiên. Thuế phải nộp theo quý hoặc tháng, với thời hạn chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo. Nếu doanh thu thực tế thay đổi trên 50% so với dự toán, phải điều chỉnh kê khai bổ sung theo Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Yêu cầu về hóa đơn và chứng từ hợp lệ cho doanh thu

Với doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở lên, HKD không được phép chỉ lập bảng kê hàng hóa theo từng lần phát sinh để thay thế hoàn toàn hóa đơn, mà phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp khách hàng là cá nhân không yêu cầu hóa đơn.

Theo Thông tư 18/2026/TT-BTC và Luật Quản lý thuế 2019, HKD nộp thuế khoán có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử để chứng minh doanh thu hợp lệ, đảm bảo minh bạch và khấu trừ thuế cho khách hàng

Xem thêm: Em đang không biết xử lý sao nên hỏi thêm, bên em bán phụ kiện điện thoại, có những món giá rất rẻ vài chục nghìn, nếu ngày nào cũng xuất hóa đơn lẻ thì rất nhiều, vậy có thể gộp theo ngày không ạ?

Bảng kê hàng hóa chỉ được sử dụng bổ sung cho các giao dịch nhỏ lẻ với cá nhân, không thay thế hóa đơn chính thức. Nếu không sử dụng hóa đơn điện tử, Anh/Chị có thể bị phạt. Để triển khai, Anh/Chị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua nhà cung cấp dịch vụ và thông báo cho cơ quan thuế trước khi hoạt động.

Theo dõi sổ sách hạch toán doanh thu và chi phí

HKD nộp thuế theo phương pháp khoán không bắt buộc lập sổ sách kế toán đầy đủ như doanh nghiệp, mà chỉ cần theo dõi cơ bản để hỗ trợ cơ quan thuế kiểm tra và điều chỉnh nếu cần, theo Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Anh/Chị nên duy trì các tài liệu sau để hạch toán đúng:

• Sổ theo dõi doanh thu hàng ngày
• Bảng kê chi phí hợp lý để chứng minh nếu doanh thu thực tế thấp hơn khoán.
• Chứng từ gốc lưu trữ ít nhất 10 năm.

Hạch toán đơn giản: Ghi nhận doanh thu thực tế hàng tháng, so sánh với mức khoán để nộp thuế đúng hạn. Nếu sử dụng phần mềm kế toán cơ bản, có thể tự động hóa theo dõi, giúp tránh sai sót và dễ dàng báo cáo.

Việc không theo dõi đầy đủ có thể dẫn đến phạt hành chính nếu cơ quan thuế phát hiện kê khai sai.

Việc tuân thủ các thủ tục trên giúp HKD tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo chứng từ hợp lệ cho giao dịch và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, hỗ trợ mở rộng quy mô sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.