Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt quy mô doanh thu. Doanh thu khoảng 700 triệu đồng/năm của Anh/Chị không thuộc trường hợp miễn trừ, vì quy định hiện hành đã loại bỏ ngưỡng doanh thu 3 tỷ đồng/năm. Việc chưa đăng ký hóa đơn điện tử có thể dẫn đến vi phạm hành chính

Xử lý khi khách hàng doanh nghiệp yêu cầu xuất hóa đơn

Khi khách hàng là doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT), Anh/Chị cần ưu tiên tuân thủ để tránh tranh chấp hợp đồng và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Nếu chưa đăng ký hóa đơn điện tử, không được xuất hóa đơn giấy thông thường thay thế, vì quy định chỉ công nhận hóa đơn điện tử làm chứng từ hợp pháp.

Trong trường hợp này, Anh/Chị nên thông báo ngay cho khách hàng về tình trạng hiện tại và cam kết đăng ký khẩn cấp để xuất hóa đơn điện tử kịp thời. Nếu giao dịch đã hoàn thành, có thể lập biên bản thỏa thuận tạm thời với khách hàng để ghi nhận doanh thu, sau đó bổ sung hóa đơn điện tử khi hoàn tất đăng ký.

Xem thêm: Dạ mọi người cho em hỏi với ạ, hiện tại em đang sử dụng phần mềm bán hàng và có kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử, tuy nhiên nhiều lúc phát sinh lỗi không đẩy được hóa đơn lên hệ thống cơ quan thuế ngay, phải làm lại thủ công, vậy trong trường hợp bị trễ thời điểm xuất hóa đơn do lỗi kỹ thuật như vậy thì có bị xử phạt không và cần lưu lại bằng chứng gì để giải trình khi cần thiết?

Quy trình đăng ký và xuất hóa đơn điện tử

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Anh/Chị cần chuẩn bị các tài liệu sau theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao điện tử).
• Quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc giấy phép kinh doanh (nếu áp dụng).
• Danh sách người sử dụng hóa đơn (họ tên, chức vụ, số CMND/CCCD).
• Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận (ví dụ: VNPT, Viettel, BKAV).

Hồ sơ được nộp dưới dạng file điện tử (PDF hoặc XML) để đảm bảo tính bảo mật và hợp lệ.

Bước 2: Nộp đăng ký trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế

Truy cập website etax.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử. Chọn mục "Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử", điền thông tin doanh nghiệp, chọn loại hóa đơn, và tải lên hồ sơ. Hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận qua email trong vòng 1 ngày làm việc. Nếu có sai sót, Anh/Chị cần chỉnh sửa và nộp lại ngay.

Xem thêm: Em có một trường hợp khách chuyển khoản trước nhưng ghi sai nội dung, sau đó mới nhắn lại xác nhận mua hàng, vậy phần này có cần lưu thêm bằng chứng gì không ạ?

Bước 3: Ký hợp đồng với nhà cung cấp và kích hoạt hệ thống

Sau khi nhận thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế, ký hợp đồng điện tử với nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Cài đặt phần mềm hóa đơn. Kiểm tra và ký số hóa đơn đầu tiên để kích hoạt, đảm bảo tuân thủ định dạng XML

Bước 4: Xuất hóa đơn cho khách hàng

Khi khách yêu cầu, sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử, ký số bằng chữ ký số. Gửi hóa đơn qua email hoặc cổng thông tin cho khách hàng, đồng thời báo cáo dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế hàng tháng . Nếu giao dịch khẩn cấp, có thể xuất hóa đơn tạm thời sau khi đăng ký và bổ sung mã số thuế của khách.

Việc tuân thủ giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, đảm bảo khấu trừ thuế GTGT cho khách hàng và nâng cao uy tín kinh doanh. Đồng thời, hóa đơn điện tử giảm chi phí in ấn và lưu trữ, hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.