Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi

Theo quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp được phép trích lập dự phòng phải thu khó đòi đối với các khoản phải thu từ khách hàng có dấu hiệu khó đòi. Cụ thể, khoản phải thu được coi là có dấu hiệu khó đòi khi: (i) khách hàng chậm thanh toán quá 6 tháng kể từ ngày hết hạn thanh toán theo hợp đồng; (ii) khách hàng gặp khó khăn tài chính rõ rệt như phá sản, giải thể, hoặc có tranh chấp pháp lý; (iii) doanh nghiệp đã thực hiện các biện pháp đòi nợ như gửi thư nhắc nợ, khởi kiện nhưng không hiệu quả. Việc trích lập phải dựa trên đánh giá thực tế, khách quan của doanh nghiệp, không được trích lập tùy tiện để tránh ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Đồng thời, theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí trích lập dự phòng này chỉ được khấu trừ khi tính thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện kế toán và có chứng từ hợp lệ, nhằm đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo thuế.

Thời điểm trích lập dự phòng

Xem thêm: Khi nhân viên nghỉ việc mà chưa hoàn ứng hết tiền tạm ứng thì xử lý công nợ thế nào cho đúng quy định?

Dự phòng phải thu khó đòi được trích lập vào cuối kỳ kế toán hàng năm (thường là ngày 31/12), hoặc khi có bằng chứng rõ ràng về sự suy giảm giá trị của khoản phải thu trong kỳ, theo Điều 17 Thông tư 48/2019/TT-BTC. Doanh nghiệp phải rà soát toàn bộ danh mục phải thu tại thời điểm lập báo cáo tài chính, đánh giá từng khoản dựa trên thời hạn nợ và tình hình khách hàng. Nếu khoản phải thu đã ghi nhận doanh thu bán hàng nhưng chưa thanh toán và có dấu hiệu khó đòi ngay trong kỳ, doanh nghiệp có thể trích lập ngay để phản ánh đúng tình hình tài chính, tránh làm méo mó lợi nhuận. Việc này phải được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trên sổ sách kế toán, đồng thời điều chỉnh thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, nơi chi phí dự phòng được chấp nhận khấu trừ nếu không vượt mức quy định (tối đa 5% tổng số dư phải thu đầu kỳ).

Mức trích lập và hồ sơ liên quan

Mức trích lập dự phòng được xác định theo tỷ lệ phần trăm trên số dư nợ khó đòi, cụ thể: 30% cho nợ quá 6 tháng đến dưới 1 năm; 50% cho nợ quá 1 năm đến dưới 2 năm; 70% cho nợ quá 2 năm đến dưới 3 năm; 100% cho nợ quá 3 năm, theo hướng dẫn tại Thông tư 48/2019/TT-BTC. Doanh nghiệp cần lập biên bản đánh giá nội bộ để làm cơ sở. Hồ sơ chứng minh bao gồm:

Xem thêm: Nếu doanh nghiệp chuyển đổi loại hình từ TNHH sang cổ phần thì số liệu kế toán có phải khóa sổ tại thời điểm chuyển đổi không?

• Hợp đồng bán hàng và hóa đơn chứng từ ghi nhận doanh thu.
• Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng.
• Thư nhắc nợ, biên bản họp nội bộ đánh giá rủi ro.
• Chứng từ chứng minh dấu hiệu khó đòi (như thông báo phá sản của khách hàng hoặc quyết định tòa án).

Những hồ sơ này phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ kiểm tra thuế, đảm bảo tính hợp pháp khi khấu trừ chi phí theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Việc tuân thủ quy định trích lập dự phòng giúp doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị tài sản, tránh rủi ro kiểm toán và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Đồng thời, nó hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả hơn, giảm thiểu tổn thất từ nợ xấu. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.