Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện chuyển đổi phần mềm bán hàng và xuất hóa đơn

Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP về quản lý hóa đơn, chứng từ và Thông tư 19/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển đổi từ phần mềm bán hàng của nhà cung cấp A sang nhà cung cấp B, miễn là phần mềm mới đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý về hóa đơn điện tử. Cụ thể, phần mềm bên B phải được cơ quan thuế chấp thuận là phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử hợp pháp, tích hợp chữ ký số và máy tính tiền theo đúng quy định. Việc chữ ký số còn hạn sử dụng không ảnh hưởng đến quyền chuyển đổi, nhưng doanh nghiệp cần đảm bảo dữ liệu hóa đơn cũ được lưu trữ đầy đủ và liên thông với hệ thống mới để tránh gián đoạn hoạt động. Nếu phần mềm bên B không đạt chuẩn, doanh nghiệp có thể bị từ chối sử dụng và phải tiếp tục với nhà cung cấp cũ cho đến khi khắc phục.

Thủ tục thông báo và đăng ký với cơ quan thuế

Xem thêm: Hôm nay ngày 26/01 mình vào nộp tờ khai hộ kê khai không được. Có anh chị nào bị như em không ạ?

Khi chuyển đổi phần mềm, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo thay đổi phương thức sử dụng hóa đơn điện tử với Cục Thuế quản lý trực tiếp, theo Điều 13 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 19/2021/TT-BTC. Không cần đăng ký lại toàn bộ từ đầu nếu chữ ký số và mã số thuế vẫn hợp lệ, nhưng phải thực hiện thông báo thay đổi để cơ quan thuế cập nhật hệ thống và đảm bảo tính liên tục của hóa đơn. Quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo

Doanh nghiệp soạn thảo văn bản thông báo thay đổi phần mềm hóa đơn điện tử, nêu rõ lý do chuyển đổi, thông tin nhà cung cấp mới (tên, mã số thuế, phần mềm cụ thể), và cam kết tuân thủ quy định. Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản thông báo (theo mẫu tại Phụ lục II Thông tư 19/2021/TT-BTC).
• Giấy xác nhận từ nhà cung cấp B về tính hợp pháp của phần mềm.
• Bản sao giấy chứng nhận chữ ký số còn hiệu lực.

Hồ sơ này giúp cơ quan thuế xác minh nhanh chóng, tránh tình trạng hóa đơn bị từ chối xác thực sau này.

Bước 2: Nộp hồ sơ cho Cục Thuế

Xem thêm: Chào các bác, hiện shop em đang dự định chuyển gian hàng từ pháp nhân “hộ kinh doanh” sang “công ty”. Có bác nào đã từng làm thực tế rồi cho em xin tư vấn với ạ, em sẵn sàng trả phí vì em đã hỏi nhiều văn phòng luật nhưng họ chủ yếu nói lý thuyết, rất khó tìm người từng trực tiếp trải qua giai đoạn chuyển đổi này. Hiện em đang thắc mắc các vấn đề sau: các bước để chuyển gian hàng từ hộ sang công ty cụ thể như thế nào; quá trình sàn duyệt chuyển đổi pháp nhân có nhanh không, có yêu cầu duyệt từng bước hoặc bị tạm khóa gian hàng hay không; các đơn hàng phát sinh sau thời điểm chuyển đổi thì sàn có tự động ngừng khấu trừ thuế 1,5% ngay hay cần thời gian cập nhật hệ thống; có yêu cầu phải dừng gian hàng để xử lý sạch toàn bộ đơn đang giao, đơn còn thời hạn trả hàng rồi mới được chuyển không, vì nếu phải tạm dừng như vậy thì có thể kéo dài gần 1 tháng, rất ảnh hưởng kinh doanh, vậy có cách nào vừa bán bình thường vừa xử lý chuyển đổi không; tiền của pháp nhân hộ ở các đơn hàng đang giao, khi hoàn tất và tiền về ví Shopee thì rút như thế nào để không ảnh hưởng đến tài khoản công ty; khi cập nhật thông tin thuế sang công ty thì có bắt buộc phải cập nhật ngay tài khoản ngân hàng đứng tên công ty hay vẫn được giữ tài khoản cá nhân để rút nốt tiền của các đơn hàng đang trong quá trình giao. Em cảm ơn các bác đã dành thời gian đọc và mong nhận được chia sẻ kinh nghiệm thực tế ạ.

Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn) hoặc trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý. Thời hạn nộp là trước ngày chuyển đổi ít nhất 3 ngày làm việc, theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Sau khi nộp, hệ thống sẽ gửi xác nhận điện tử trong vòng 1-2 ngày làm việc. Nếu nộp muộn, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Bước 3: Triển khai và kiểm tra sau chuyển đổi

Sau khi nhận xác nhận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp tiến hành chuyển dữ liệu hóa đơn từ phần mềm cũ sang mới, đảm bảo không gián đoạn xuất hóa đơn. Kiểm tra thử nghiệm ít nhất 1-2 ngày để xác nhận tính chính xác, và lưu trữ toàn bộ hóa đơn cũ theo thời hạn 10 năm theo Thông tư 19/2021/TT-BTC. Nếu phát sinh lỗi, liên hệ ngay nhà cung cấp B để khắc phục, tránh vi phạm dẫn đến phạt bổ sung.

Việc tuân thủ các quy định này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo hóa đơn được cơ quan thuế chấp nhận và duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.