Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu về chứng từ kế toán theo quy định pháp luật

Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải được lập bằng văn bản hoặc hình thức điện tử, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và có đủ nội dung cơ bản như ngày tháng, nội dung giao dịch, chữ ký người thực hiện và người kiểm tra.

Đối với các khoản thu tiền mặt từ bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng là chứng từ bắt buộc để chứng minh doanh thu hợp pháp. Nếu khách hàng không lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, trừ trường hợp đặc biệt được miễn

Việc chỉ ghi chép bằng sổ tay không đáp ứng yêu cầu này, vì sổ tay chỉ mang tính nội bộ và không thay thế chứng từ chính thức.

Xem thêm: Cho mình hỏi, bên công ty mình chuyển tiền từ cá nhân sang bên công ty người bán và bên bán xuất hóa đơn thì có hợp lệ không ạ

Tính hợp lệ của hình thức ghi chép sổ tay

Doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ (như hộ kinh doanh cá thể – HKD bán vật liệu xây dựng với quy mô công trình nhỏ), cho phép áp dụng phương pháp kê khai đơn giản. Tuy nhiên, sổ tay ghi chép chỉ được coi là tài liệu hỗ trợ nội bộ, không phải chứng từ kế toán hợp lệ để kê khai thuế.

Nếu không có hóa đơn hoặc biên nhận thu tiền mặt, giao dịch sẽ bị đánh giá thiếu chứng từ. Doanh nghiệp cần bổ sung chứng từ thay thế như biên bản giao nhận hàng hóa hoặc xác nhận của khách hàng để chứng minh tính minh bạch.

Rủi ro khi kiểm tra thuế đột xuất

Xem thêm: Em đang hơi lo nên hỏi thêm, hộ kinh doanh của em bán đồ điện tử, có những sản phẩm bán ra bị lỗ do tồn lâu, vậy khi kê khai thuế có bị ảnh hưởng gì không ạ?

Khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra đột xuất theo Luật Quản lý thuế 2019 hình thức ghi chép sổ tay mà thiếu chứng từ gốc sẽ bị đánh giá là không hợp lệ, dẫn đến doanh thu không được công nhận và có thể bị truy thu thuế, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 20% đến 100% số thuế trốn, cộng thêm lãi chậm nộp 0,03%/ngày.

Ngoài ra, nếu phát hiện gian lận chứng từ, mức phạt có thể lên đến 100.000.000 đồng hoặc cao hơn tùy quy mô vi phạm. Để tránh rủi ro, HKD nên chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử ngay cả với giao dịch tiền mặt, giúp dễ dàng lưu trữ và chứng minh khi kiểm tra.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chứng từ kế toán không chỉ giúp tránh phạt hành chính mà còn đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế đầu vào, hỗ trợ phát triển kinh doanh bền vững. Đồng thời, nó nâng cao uy tín với đối tác và cơ quan nhà nước. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.