Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nguyên tắc kế toán liên quan đến thiếu hụt hàng tồn kho

Theo Luật Kế toán 2015 (Điều 4), nguyên tắc kế toán yêu cầu thông tin kế toán phải trung thực, khách quan và phản ánh đúng bản chất giao dịch kinh tế. Khi kiểm kê cuối năm phát hiện thiếu hụt hàng tồn kho mà chưa xác định nguyên nhân cụ thể (có thể do mất mát hoặc sai sót ghi nhận số lượng), doanh nghiệp không nên ghi nhận ngay vào chi phí khác trong kỳ. Việc ghi nhận vội vàng có thể dẫn đến sai lệch báo cáo tài chính, vi phạm nguyên tắc thận trọng và nhất quán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Thay vào đó, cần tạm thời treo khoản thiếu hụt vào tài khoản chờ xử lý để chờ xác minh, đảm bảo tính chính xác trước khi phân loại và ghi nhận cuối cùng. Nghị định 41/2018/NĐ-CP (Điều 5) cũng quy định kiểm kê tài sản, hàng hóa phải được thực hiện đầy đủ và có biên bản rõ ràng, làm cơ sở cho việc xử lý sau này.

Quy trình xử lý thiếu hụt hàng tồn kho chưa xác định nguyên nhân

Xem thêm: Khi phát sinh giao dịch bán và thuê lại cùng một tài sản trong thời gian ngắn, vậy kế toán cần xem xét bản chất kinh tế của giao dịch để ghi nhận như bán thật hay chỉ là giao dịch tài chính vay vốn trá hình?

Việc xử lý cần tuân thủ quy trình logic để tránh rủi ro pháp lý và kế toán, dựa trên Thông tư 99/2025/TT-BTC. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Lập biên bản kiểm kê và tạm thời điều chỉnh số liệu tồn kho

Ngay sau khi kiểm kê, Ban kiểm kê (do lãnh đạo doanh nghiệp thành lập theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP) phải lập biên bản kiểm kê chi tiết, ghi nhận số lượng thực tế so với sổ sách. Khoản thiếu hụt được tạm thời điều chỉnh giảm giá trị hàng tồn kho trên sổ sách (tài khoản 156 – Hàng tồn kho) và ghi tăng vào tài khoản chờ xử lý (tài khoản 138 – Phải thu khác hoặc 352 – Tạm ước dự phòng nếu cần). Bước này đảm bảo báo cáo tài chính cuối kỳ phản ánh đúng tình hình thực tế mà không phân loại vội vàng, tránh ảnh hưởng đến lợi nhuận kỳ hiện tại.

Bước 2: Xác minh nguyên nhân thiếu hụt

Doanh nghiệp tổ chức điều tra nội bộ, kiểm tra lại chứng từ nhập xuất kho, lịch sử giao dịch và có thể thuê đơn vị độc lập nếu cần (theo Luật Kế toán 2015, Điều 16 về kiểm toán nội bộ). Thời gian xác minh thường không quá 30-60 ngày sau kiểm kê, tùy quy mô. Nếu xác định là sai sót ghi nhận (ví dụ: lỗi nhập liệu), điều chỉnh ngược lại mà không ghi nhận chi phí. Nếu là mất mát (do thiên tai, trộm cắp), lập biên bản bổ sung và phân loại theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, có thể ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí khác nếu đủ điều kiện khấu trừ thuế.

Bước 3: Ghi nhận chính thức và báo cáo

Xem thêm: Trong quá trình lập báo cáo tài chính giữa niên độ, một số chi phí lớn phát sinh bất thường nhưng chưa có đầy đủ hóa đơn chứng từ hoàn chỉnh, vậy có được trích trước để phản ánh đúng kết quả kinh doanh tạm thời không?

Sau khi xác minh, nếu là mất mát không thu hồi được, ghi nhận vào chi phí khác (tài khoản 811) và hạch toán thuế theo quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP (Điều 10). Đồng thời, cập nhật báo cáo tài chính và lưu trữ hồ sơ để phục vụ kiểm toán hoặc thanh tra thuế. Nếu thiếu hụt dưới 1% giá trị tồn kho và không có yếu tố gian lận, có thể xử lý linh hoạt theo Thông tư 99/2025/TT-BTC mà không cần bồi thường cá nhân, nhưng phải có quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp.

Các lưu ý bổ sung

• Doanh nghiệp cần duy trì hồ sơ đầy đủ, bao gồm: biên bản kiểm kê, chứng từ liên quan, báo cáo xác minh và quyết định xử lý.
• Nếu thiếu hụt lớn (trên 5% giá trị tồn kho), có thể dẫn đến kiểm tra thuế, với mức phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu phát hiện sai sót kế toán.
• Việc tạm treo giúp tránh ghi nhận chi phí không chính đáng, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).

Việc tuân thủ quy trình trên giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính, tránh rủi ro phạt hành chính và hỗ trợ quản lý rủi ro tồn kho hiệu quả hơn. Đồng thời, nó góp phần nâng cao uy tín với cơ quan thuế và đối tác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.