Công ty em đang trong quá trình giải thể nhưng còn công nợ phải thu lớn chưa đòi được, vậy có bắt buộc phải trích lập dự phòng trước khi đóng mã số thuế không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về xử lý công nợ phải thu trong quá trình giải thể doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, trong quá trình giải thể, doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán đầy đủ các khoản nợ, bao gồm cả công nợ phải thu từ khách hàng. Nếu công nợ phải thu lớn chưa đòi được, doanh nghiệp cần nỗ lực thu hồi trước khi hoàn tất thủ tục giải thể. Việc không xử lý triệt để công nợ có thể dẫn đến việc cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối xác nhận hoàn thành giải thể, nhằm bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Trong trường hợp không thu hồi được, doanh nghiệp phải đánh giá tính khả thi thu hồi và áp dụng các biện pháp kế toán phù hợp, như trích lập dự phòng, để phản ánh đúng tình hình tài chính.

Yêu cầu trích lập dự phòng nợ phải thu theo quy định thuế thu nhập doanh nghiệp

Xem thêm: Doanh nghiệp bên em ký hợp đồng thi công trọn gói, nhưng trong quá trình thực hiện phát sinh tăng giảm khối lượng nhiều lần, xuất hóa đơn theo từng đợt nghiệm thu, vậy khi quyết toán cuối cùng nếu tổng giá trị thay đổi có phải điều chỉnh lại hóa đơn cũ không?

Có, doanh nghiệp bắt buộc phải trích lập dự phòng cho các khoản công nợ phải thu khó đòi trước khi đóng mã số thuế, nhằm đảm bảo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) chính xác và hợp pháp. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí trích lập dự phòng nợ phải thu được xem là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện tại Thông tư 99/2025/TT-BTC. Cụ thể, dự phòng chỉ được khấu trừ nếu khoản nợ đã quá hạn từ 6 tháng trở lên và doanh nghiệp có bằng chứng về tính khó đòi (như thông báo đòi nợ không hiệu quả). Thông tư 48/2019/TT-BTC quy định rõ mức trích lập dự phòng dựa trên tỷ lệ nợ quá hạn: 30% cho nợ quá hạn 6 tháng đến dưới 1 năm, 50% cho nợ quá hạn 1-2 năm, và 70% cho nợ quá hạn từ 2 năm trở lên. Việc không trích lập có thể dẫn đến cơ quan thuế không chấp nhận chi phí này, làm tăng số thuế TNDN phải nộp, với mức phạt chậm nộp trên số tiền chậm nộp (theo Luật Quản lý thuế 2019).

Thủ tục xử lý trích lập dự phòng và quyết toán thuế trước khi đóng mã số thuế

Để tuân thủ, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình sau một cách có hệ thống, đảm bảo hồ sơ đầy đủ trước khi nộp hồ sơ đóng mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý.

Bước 1: Đánh giá và phân loại công nợ phải thu

Doanh nghiệp rà soát toàn bộ danh mục công nợ phải thu, phân loại theo thời gian quá hạn và tính khả thi thu hồi dựa trên bằng chứng cụ thể như hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ, và thông báo đòi nợ đã gửi cho bên nợ. Việc này phải được ghi nhận trong sổ sách kế toán theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02 về nợ phải thu). Thời gian thực hiện thường trong vòng 30 ngày kể từ khi quyết định giải thể.

Bước 2: Trích lập dự phòng trên báo cáo tài chính

Dựa trên đánh giá, lập bảng trích lập dự phòng nợ phải thu theo tỷ lệ quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC, ghi nhận chi phí dự phòng vào báo cáo kết quả kinh doanh năm cuối cùng trước giải thể. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

Xem thêm: Công ty em có chính sách chiết khấu thương mại cuối năm dựa trên tổng doanh số đạt được của khách hàng, nhưng trong năm đã ghi nhận doanh thu theo giá chưa trừ chiết khấu, vậy cuối năm khi xác định mức chiết khấu thực tế thì nên hạch toán giảm doanh thu hay ghi nhận vào chi phí bán hàng?

• Bảng phân loại nợ phải thu chi tiết (theo từng khách hàng, số tiền, thời gian quá hạn).
• Biên bản họp nội bộ phê duyệt trích lập dự phòng.
• Báo cáo tài chính điều chỉnh (nếu cần).

Chi phí này sẽ được khấu trừ khi quyết toán thuế TNDN, giúp giảm số thuế phải nộp.

Bước 3: Quyết toán thuế và nộp hồ sơ đóng mã số thuế

Sau khi trích lập, doanh nghiệp lập tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN) kèm bảng kê chi tiết dự phòng nợ phải thu, nộp cho cơ quan thuế trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính cuối cùng (theo Luật Quản lý thuế 2019). Nếu cơ quan thuế chấp thuận, tiến hành đóng mã số thuế bằng hồ sơ bao gồm: quyết toán thuế hoàn thành, xác nhận không nợ thuế, và biên bản thanh lý tài sản. Việc bỏ qua trích lập có thể bị từ chối quyết toán, dẫn đến phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ trích lập dự phòng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí thuế và hoàn tất giải thể suôn sẻ, bảo vệ quyền lợi cổ đông. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch tài chính, tránh tranh chấp sau giải thể. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.