Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN bằng tiếng Anh là tài liệu pháp lý cần thiết giúp cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay, đặc biệt hữu ích cho người lao động nước ngoài hoặc doanh nghiệp có nhân viên quốc tế. Để nắm rõ mẫu chuẩn và hướng dẫn sử dụng hiệu quả, bạn có thể tìm hiểu chi tiết cùng Công ty luật kế toán ACC.

1. Khái niệm và cơ sở pháp lý của mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN bằng tiếng Anh

Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN bằng tiếng Anh được gọi là "Power of Attorney for Personal Income Tax Finalization" hoặc "Authorization Letter for PIT Settlement". Trước khi sử dụng, cá nhân cần nắm rõ khái niệm và quy định pháp lý để đảm bảo giấy ủy quyền hợp lệ và được cơ quan thuế chấp nhận.

Giấy ủy quyền này là văn bản mà cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN thay, bao gồm kê khai tổng hợp thu nhập, tính thuế, hoàn thuế thừa hoặc nộp bổ sung nếu thiếu. Văn bản tiếng Anh thường được yêu cầu khi cá nhân là người nước ngoài hoặc tổ chức có yếu tố nước ngoài để đảm bảo tính minh bạch và dễ hiểu.

Trong thực tiễn, mẫu song ngữ giúp giảm rủi ro tranh chấp ngôn ngữ, đặc biệt khi nộp hồ sơ điện tử hoặc kiểm tra bổ sung. Việc sử dụng mẫu chuẩn tiếng Anh hỗ trợ doanh nghiệp FDI xử lý nhanh chóng nghĩa vụ thuế cho nhân viên.

Cơ sở pháp lý chính xuất phát từ Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 126/2020/NĐ-CP tại điểm d khoản 6 Điều 8, quy định các trường hợp cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập.

Thông tư 80/2021/TT-BTC ban hành mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN tại Phụ lục II, áp dụng thống nhất cho việc ủy quyền. Những văn bản này có hiệu lực đến năm 2025, đảm bảo giấy ủy quyền luôn tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành. Đối với cá nhân nước ngoài, công văn hướng dẫn từ Tổng cục Thuế bổ sung rằng ủy quyền phải rõ ràng, có chữ ký và có thể kèm bản dịch nếu cần.

Ngoài ra, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 sửa đổi bổ sung quy định cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và đáp ứng điều kiện thu nhập vãng lai bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng được ủy quyền.

Nghị định 126/2020/NĐ-CP nhấn mạnh giấy ủy quyền phải nộp kèm hồ sơ quyết toán của tổ chức trả thu nhập trước ngày 31/03 năm sau. Việc sử dụng phiên bản tiếng Anh không bắt buộc nhưng khuyến khích để hỗ trợ kiểm toán hoặc báo cáo nội bộ quốc tế.

2. Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN bằng tiếng Anh

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom – Happiness

AUTHORIZATION LETTER
FOR PERSONAL INCOME TAX FINALIZATION
Year [1]……….

Full Name: [2]……………………………………………………………..
Tax Identification Number: [3]……………………………………………………..……

In the year [4]……………, I am eligible to authorize the finalization of personal income tax under one of the following cases:

 [5] (1) I only have taxable income at the Company/Organization ……………………………… and, at the time of personal income tax finalization, I am still employed at this Company/Organization;

 [6] (2) I am transferred from the Company/Organization …………………………… (former Company/Organization) to the Company/Organization ……………………………… (new Company/Organization) due to merger/consolidation/split/restructuring or conversion of business type, and both Companies/Organizations belong to the same system;

 [7] (3) I have taxable income at the Company/Organization………………… and have occasional income from other sources with an average monthly income not exceeding 10 million VND per month, which has been subject to 10% tax withholding at source, and I have no need to finalize the tax for such occasional income.

I hereby request the Company/Organization [8]……………………….. (Tax Identification Number:………………….) to act on my behalf to carry out the personal income tax finalization for the year ……….. with the tax authority.

In case the tax authority discovers that I am not eligible for authorization of tax finalization, I shall take full responsibility before the law.

……………, Date ……. Month ……. Year …….

AUTHORIZED PERSON
(Signature and Full Name)

[1] Enter the year of personal income tax finalization.

[2] Enter the full name of the taxpayer issuing this authorization letter.

[3] Enter the tax identification number of the taxpayer issuing this authorization letter.

[4] Enter the year of personal income tax finalization (same as the information entered in note [1]).

[5] Mark an X in this box if the taxpayer has only one source of taxable income at the company/organization where they are employed at the time of personal income tax finalization.

[6] Mark an X in this box if, at the time of personal income tax finalization, the taxpayer has been transferred to a new company/organization due to the merger, consolidation, division, separation, or conversion of the business type of the former company/organization, and both the former and new companies/organizations belong to the same system.  

[7] Mark an X in this box if the taxpayer has taxable income at the company/organization where they are employed and also has occasional income from other sources. The occasional income must not exceed an average of 10 million VND per month in the year and has been subject to 10% tax withholding at source. Note: In this case, the occasional income is not required to be finalized.

[8] Enter the name of the company/organization authorized by the taxpayer to perform the personal income tax finalization.

>>> Tải ngay: Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN bằng tiếng Anh tại đây!

Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho chi nhánh phụ thuộc

3. Cấu trúc chi tiết mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN bằng tiếng Anh

Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN bằng tiếng Anh theo mẫu 08/UQ-QTT-TNCN được thiết kế song ngữ hoặc dịch đầy đủ để dễ sử dụng. Trước khi điền, cá nhân cần kiểm tra thông tin cá nhân và điều kiện ủy quyền để tránh vô hiệu.

Phần mở đầu của mẫu bao gồm quốc hiệu, tiêu ngữ, tên văn bản "Power of Attorney for Personal Income Tax Finalization" và thông tin người ủy quyền như họ tên, quốc tịch, mã số thuế, số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu, địa chỉ cư trú.

Phần này xác định rõ năm ủy quyền như năm 2025 và nêu lý do ủy quyền theo quy định pháp luật. Trong thực tế, phần này phải khớp với thông tin trên hệ thống thuế điện tử để tránh sai lệch khi nộp. Việc ghi chi tiết giúp cơ quan thuế xác minh nhanh chóng tư cách cá nhân.

Tiếp theo là phần nội dung ủy quyền, nêu rõ đề nghị tổ chức trả thu nhập như công ty với mã số thuế thay mặt thực hiện quyết toán thuế TNCN cho thu nhập từ tiền lương, tiền công. Văn bản liệt kê điều kiện ủy quyền như ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, thu nhập vãng lai bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng và đã khấu trừ 10% nếu có.

Phần này kèm cam kết chịu trách nhiệm nếu cơ quan thuế phát hiện không đủ điều kiện ủy quyền. Mẫu tiếng Anh sử dụng thuật ngữ chuẩn như "authorize the payer to perform PIT finalization on my behalf" để đảm bảo tính chính xác pháp lý.

Phần kết thúc bao gồm ngày tháng năm lập giấy, chữ ký người ủy quyền, chữ ký xác nhận của tổ chức trả thu nhập nếu cần và ghi chú trách nhiệm pháp lý. Mẫu thường kèm phụ lục scan CMND hoặc hộ chiếu để nộp kèm. Toàn bộ văn bản khoảng 1-2 trang, in rõ ràng với chữ ký tay hoặc điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023 để nộp online.

>>>> Xem thêm tại đây: Thủ tục quyết toán thuế khi chuyển địa điểm kinh doanh mới

4. Quy trình lập và nộp mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN bằng tiếng Anh

Quy trình lập giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN bằng tiếng Anh được thực hiện đơn giản nhưng cần tuân thủ thời hạn theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

Bước 1: Kiểm tra điều kiện ủy quyền trong tháng 1-2 năm sau, xác định cá nhân có ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và thu nhập vãng lai đáp ứng giới hạn. Thu thập thông tin như mã số thuế cá nhân và tổ chức trả thu nhập. Bước này giúp tránh lập giấy ủy quyền vô hiệu, dẫn đến phải tự quyết toán.

Bước 2: Điền mẫu 08/UQ-QTT-TNCN hoặc phiên bản tiếng Anh trong tháng 3, điền đầy đủ thông tin cá nhân, năm ủy quyền và ký tay hoặc điện tử. Nếu là người nước ngoài, dịch thuật công chứng nếu cần để kèm hồ sơ. Gửi bản scan cho bộ phận nhân sự tổ chức trả thu nhập.

Bước 3: Tổ chức trả thu nhập nhận và lưu trữ giấy ủy quyền để nộp kèm hồ sơ quyết toán trước ngày 31/03 năm sau qua hệ thống điện tử. Cá nhân nhận xác nhận từ tổ chức về việc đã nộp thay.

Bước 4: Theo dõi kết quả quyết toán qua ứng dụng eTax hoặc email từ cơ quan thuế, kiểm tra số thuế hoàn hoặc nộp bổ sung nếu có. Lưu trữ giấy ủy quyền ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra.

5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN bằng tiếng Anh

Việc sử dụng mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN bằng tiếng Anh đòi hỏi sự chính xác để tránh hồ sơ bị từ chối hoặc phạt hành chính. Trước khi ký, cá nhân nên kiểm tra kỹ các điều kiện và thay đổi pháp luật.

Đầu tiên, đảm bảo cá nhân đáp ứng đầy đủ điều kiện ủy quyền theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nếu thu nhập vãng lai vượt 10 triệu đồng bình quân tháng thì không được ủy quyền và phải tự quyết toán. Người nước ngoài cần kiểm tra tình trạng cư trú thuế để áp dụng đúng. Nhiều trường hợp bị từ chối do thiếu mã số thuế cá nhân hoặc thông tin không khớp.

Thứ hai, giấy ủy quyền phải ký tay hoặc chữ ký số hợp lệ, không chấp nhận chữ ký scan nếu nộp giấy. Đối với phiên bản tiếng Anh, sử dụng thuật ngữ chuẩn như "Personal Income Tax" cho TNCN và "Finalization" cho quyết toán để tránh dịch sai. Nếu cá nhân ở nước ngoài, có thể công chứng tại lãnh sự quán Việt Nam.

Thứ ba, tổ chức trả thu nhập chỉ quyết toán phần thu nhập do mình trả, không bao gồm thu nhập khác trừ khi có ủy quyền riêng. Nếu phát hiện sai sót sau nộp, cá nhân chịu trách nhiệm pháp lý theo cam kết trong giấy. Sử dụng phần mềm HTKK để kiểm tra trước khi nộp.

Cuối cùng, lưu ý thời hạn nộp hồ sơ quyết toán của tổ chức là 31/03, cá nhân tự quyết toán là 30/04 năm sau. Nếu ủy quyền nhưng không đủ điều kiện, cá nhân phải tự nộp tờ khai bổ sung và chịu phạt nếu chậm.

Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN bằng tiếng Anh là công cụ hữu ích giúp cá nhân, đặc biệt người nước ngoài, thực hiện nghĩa vụ thuế một cách tiện lợi và chính xác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo mẫu tiếng Anh, kiểm tra điều kiện ủy quyền hoặc tư vấn quyết toán thuế TNCN, hãy liên hệ Công ty luật kế toán ACC để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ kịp thời và chuyên nghiệp nhất.