Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Thời điểm xác định doanh thu chịu thuế GTGT

Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, thời điểm xác định doanh thu chịu thuế GTGT đối với hoạt động bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trong trường hợp bán hàng online với hình thức gom đơn gửi một lần, thời điểm này được xác định tại thời điểm thực tế giao hàng (hoặc chuyển giao quyền sở hữu qua vận chuyển), chứ không phải thời điểm nhận tiền từ các đơn hàng trước đó. Việc này đảm bảo doanh thu được ghi nhận chính xác theo ngày phát sinh nghĩa vụ thuế, tránh tình trạng lệch lạc giữa dòng tiền nhận được và doanh thu kê khai hàng tháng/quý.

Xem thêm: Em đang gặp một case hơi rối, bán hàng livestream mỗi ngày chốt cả trăm đơn nhưng chỉ note sơ sài trên giấy, giờ muốn làm lại sổ cho chuẩn thì có cách nào gom dữ liệu lại mà không bị sai lệch nhiều không ạ?

Căn cứ kê khai doanh thu theo từng ngày

Để kê khai doanh thu một cách chính xác và tránh sai sót, Anh/Chị cần dựa vào dữ liệu chứng từ liên quan đến thời điểm giao hàng, cụ thể như sau:

• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định về hóa đơn, chứng từ) và Thông tư 18/2026/TT-BTC (quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh), hóa đơn phải được lập và phát hành đúng thời điểm chuyển giao hàng hóa (thường là ngày gửi hàng gom đơn). Doanh thu được kê khai dựa trên tổng giá trị ghi trên hóa đơn này, phân bổ theo ngày lập hóa đơn tương ứng với ngày giao thực tế.
• Chứng từ giao hàng và vận chuyển: Sử dụng biên bản giao nhận hàng, phiếu xuất kho hoặc hợp đồng vận chuyển (từ đơn vị logistics) để xác định ngày giao chính xác. Những chứng từ này làm cơ sở để đối chiếu, đảm bảo doanh thu không bị ghi nhận lệch ngày do tiền về sớm từ các đơn trước.
• Sổ sách kế toán nội bộ: Theo nguyên tắc kế toán doanh thu (Thông tư 99/2025/TT-BTC), ghi nhận doanh thu tại thời điểm giao hàng, đồng thời theo dõi dòng tiền nhận được riêng biệt để phân biệt với doanh thu thuế. Nếu sử dụng phần mềm kế toán, cần cấu hình để tự động phân loại theo ngày giao, tránh nhầm lẫn với ngày nhận thanh toán.

Xem thêm: Anh chị nào làm mảng ăn uống cho em hỏi với, quán em bán tại chỗ là chính nhưng dạo này đơn app nhiều, phần tiền app chuyển về sau khi trừ phí khá rối thì lúc kê khai doanh thu mình lấy số nào cho chuẩn ạ?

Nếu Anh/Chị áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, doanh thu kê khai trên tờ khai thuế hàng tháng/quý (mẫu 01/GTGT) phải khớp với tổng hóa đơn đã lập trong kỳ, không phụ thuộc vào thời điểm tiền về tài khoản. Trường hợp phát hiện sai sót sau kê khai, có thể điều chỉnh theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC, nhưng để tránh phạt hành chính (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP), cần duy trì hệ thống theo dõi chặt chẽ từ đầu.

Việc tuân thủ đúng thời điểm kê khai giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, phạt chậm nộp và duy trì uy tín với cơ quan thuế. Đồng thời, nó hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả hơn trong hoạt động bán hàng online. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.