Hạch toán phí sử dụng đường bộ đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp vận tải, giúp phản ánh chính xác chi phí hoạt động và tuân thủ quy định tài chính hiện hành. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ hỗ trợ kiểm soát ngân sách mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót trong báo cáo thuế. Doanh nghiệp cần nắm rõ các bước thực hiện để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo minh bạch. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau.

1. Hướng dẫn hạch toán phí sử dụng đường bộ

Phí sử dụng đường bộ là khoản chi phí bắt buộc mà doanh nghiệp vận tải phải thanh toán định kỳ theo quy định của Nhà nước. Việc hạch toán phí sử dụng đường bộ cần tuân thủ chặt chẽ các hướng dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC và Nghị định 130/2024/NĐ-CP để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của số liệu kế toán. Doanh nghiệp thường hạch toán khoản phí này vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí sản xuất kinh doanh tùy theo mục đích sử dụng phương tiện.

Quá trình hạch toán bắt đầu từ việc thu thập chứng từ gốc như biên lai thu phí, hóa đơn điện tử hoặc giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước. Sau khi có chứng từ, kế toán viên cần xác định kỳ hạn thanh toán và phân bổ chi phí phù hợp với thời gian sử dụng đường bộ. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, khoản phí này được ghi nhận ngay khi phát sinh nghĩa vụ thanh toán, không được để tồn đọng trên bảng cân đối kế toán.

Doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra định kỳ để đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và dữ liệu từ cơ quan thu phí. Việc này giúp phát hiện sớm các sai lệch về số tiền hoặc kỳ hạn. Nghị định 130/2024/NĐ-CP quy định rõ mức phí áp dụng theo loại phương tiện và tuyến đường, do đó kế toán cần cập nhật biểu phí mới nhất để tránh tính toán sai.

Ngoài ra, hạch toán phí sử dụng đường bộ còn liên quan đến việc lập báo cáo tài chính cuối kỳ. Các khoản phí đã thanh toán cần được phân loại rõ ràng thành chi phí trực tiếp hoặc gián tiếp để phục vụ công tác quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Doanh nghiệp vận tải có thể tham khảo mẫu biểu hạch toán chuẩn để áp dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống kế toán.

2. Các tài khoản kế toán sử dụng khi hạch toán phí sử dụng đường bộ

Khi thực hiện hạch toán phí sử dụng đường bộ, doanh nghiệp thường sử dụng tài khoản 627 hoặc 642 tùy theo đặc thù hoạt động. Tài khoản 627 dùng cho chi phí sản xuất chung nếu phương tiện phục vụ trực tiếp quá trình sản xuất, trong khi tài khoản 642 phù hợp với chi phí quản lý doanh nghiệp.

Kế toán cần ghi nhận bên nợ các tài khoản chi phí tương ứng và bên có tài khoản 111, 112 hoặc 331 tùy theo hình thức thanh toán. Theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, việc phân bổ chi phí theo thời gian sử dụng giúp phản ánh đúng kết quả kinh doanh từng kỳ.

Doanh nghiệp cũng cần theo dõi chi tiết trên sổ cái và sổ chi tiết để phục vụ kiểm tra sau này. Nghị định 130/2024/NĐ-CP yêu cầu lưu trữ chứng từ tối thiểu 5 năm, do đó hệ thống tài khoản phải được thiết lập rõ ràng ngay từ đầu.

Xem thêm: Mua chữ ký số hạch toán vào tiểu mục nào?

3. Ví dụ minh họa hạch toán phí sử dụng đường bộ

Giả sử một doanh nghiệp vận tải thanh toán phí sử dụng đường bộ cho 10 xe tải với tổng số tiền 50 triệu đồng trong quý. Kế toán sẽ ghi nhận vào tài khoản 642 bên nợ 50 triệu đồng và tài khoản 112 bên có 50 triệu đồng.

Sau đó, khoản phí được phân bổ đều cho các tháng trong quý để tính chi phí sản xuất kinh doanh. Việc này tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Nếu phương tiện được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, doanh nghiệp cần phân bổ chi phí theo tỷ lệ hợp lý dựa trên số km thực tế chạy trên đường. Nghị định 130/2024/NĐ-CP hỗ trợ xác định mức phí chính xác theo loại xe và tuyến đường.

Xem thêm: Tài khoản 156 là gì?

4. Lưu ý khi thực hiện hạch toán phí sử dụng đường bộ

Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên các thay đổi về mức phí theo Nghị định 130/2024/NĐ-CP để tránh sai sót trong tính toán. Việc kiểm tra chứng từ trước khi hạch toán giúp đảm bảo tính hợp lệ của khoản chi.

Kế toán nên phối hợp với bộ phận vận tải để thu thập dữ liệu chính xác về số lượng phương tiện và thời gian sử dụng. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, mọi khoản phí phát sinh đều phải được ghi nhận đầy đủ trong kỳ kế toán tương ứng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Việc tuân thủ đúng quy trình hạch toán phí sử dụng đường bộ góp phần nâng cao uy tín và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

5. Câu hỏi thường gặp

Phí sử dụng đường bộ được hạch toán vào tài khoản nào?

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, khoản phí này thường được hạch toán vào tài khoản 642 hoặc 627 tùy theo mục đích sử dụng phương tiện. Doanh nghiệp cần phân loại rõ ràng để phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh và tuân thủ nguyên tắc ghi nhận chi phí.

Có cần phân bổ phí sử dụng đường bộ theo thời gian không?

Có, Nghị định 130/2024/NĐ-CP và Thông tư 99/2025/TT-BTC yêu cầu phân bổ chi phí theo kỳ hạn sử dụng để phản ánh chính xác kết quả kinh doanh từng giai đoạn. Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả và lập báo cáo tài chính minh bạch.

Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ hạch toán trong bao lâu?

Chứng từ liên quan đến hạch toán phí sử dụng đường bộ phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm theo quy định tại Nghị định 130/2024/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên tổ chức hệ thống lưu trữ khoa học để thuận tiện cho công tác kiểm tra và quyết toán sau này.

Hạch toán phí sử dụng đường bộ đúng quy định giúp doanh nghiệp vận tải kiểm soát chi phí hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Để được hỗ trợ chi tiết và chuyên nghiệp, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay để nhận tư vấn phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn.