Hạch toán tài khoản 344 là một phần quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp, giúp phản ánh chính xác các khoản tiền hoặc tài sản nhận từ bên ngoài dưới hình thức ký quỹ, ký cược để đảm bảo thực hiện hợp đồng kinh tế. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Tổng quan về tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược

Tài khoản 344 thuộc nhóm tài khoản nợ phải trả, giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản nhận từ đối tác nhằm bảo đảm nghĩa vụ hợp đồng.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (có hiệu lực từ ngày 01/01/2026), tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược dùng để phản ánh các khoản tiền mà doanh nghiệp nhận ký quỹ, ký cược của các đơn vị, cá nhân bên ngoài để đảm bảo cho các dịch vụ liên quan đến sản xuất, kinh doanh được thực hiện đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết, chẳng hạn như hợp đồng đại lý, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng cung cấp dịch vụ…

Tài khoản này không phản ánh tài sản nhận thế chấp, cầm cố bằng hiện vật (phải theo dõi ngoài bảng cân đối kế toán và thuyết minh báo cáo tài chính). Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, kỳ hạn (ngắn hạn/dài hạn) và loại nguyên tệ. Các khoản có kỳ hạn còn lại không quá 12 tháng được trình bày là nợ ngắn hạn; trên 12 tháng là nợ dài hạn. Việc hạch toán đúng giúp báo cáo tài chính minh bạch, hỗ trợ kiểm toán và quản trị rủi ro hiệu quả.

2. Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 344

Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 344 cần tuân thủ nguyên tắc kế toán cơ bản theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và các văn bản liên quan như Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung), Luật Các tổ chức tín dụng… Kế toán phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời và có chứng từ hợp lệ.

Trước khi thực hiện bất kỳ bút toán nào, doanh nghiệp nên lập hợp đồng rõ ràng về điều kiện ký quỹ/ký cược, thời hạn, lãi suất (nếu có), và cách xử lý khi vi phạm. Câu dẫn này giúp làm rõ trọng tâm: việc nhận và hoàn trả phải được ghi nhận kịp thời để phản ánh đúng tình hình nợ phải trả.

Bước 1: Xác định và ghi nhận khi nhận ký quỹ, ký cược.

Khi doanh nghiệp nhận tiền ký quỹ hoặc ký cược từ đối tác (bằng tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng), kế toán ghi nhận tăng khoản nợ phải trả. Bút toán cụ thể:

Nợ TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)

Có TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược (chi tiết theo từng đối tượng).

Ví dụ: Công ty nhận 500 triệu đồng ký cược từ đối tác thuê thiết bị cho hợp đồng 6 tháng. Kế toán ghi nhận ngay vào TK 344 để theo dõi nghĩa vụ hoàn trả sau khi hợp đồng kết thúc. Việc này giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền tạm thời nhận được mà không nhầm lẫn với doanh thu.

Bước 2: Theo dõi trong kỳ và xử lý chênh lệch tỷ giá (nếu bằng ngoại tệ).

Nếu khoản ký quỹ bằng ngoại tệ, phải theo dõi gốc ngoại tệ riêng và quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Cuối kỳ lập báo cáo tài chính, đánh giá lại theo tỷ giá thực tế:

Lãi tỷ giá:
Nợ TK 344
Có TK 413

Lỗ tỷ giá:
Nợ TK 413
Có TK 344

(Lưu ý: TK 515 và TK 635 chỉ dùng khi ghi nhận chênh lệch tỷ giá đã thực hiện, không dùng trong đánh giá lại cuối kỳ)

Bước 3: Hoàn trả khoản ký quỹ, ký cược.

Khi hợp đồng hoàn thành và đối tác yêu cầu hoàn trả:

Nợ TK 344

Có TK 111 hoặc TK 112.

Trường hợp hoàn trả bằng ngoại tệ, sử dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho bên Nợ TK 344 và điều chỉnh chênh lệch tỷ giá nếu cần. Kế toán phải lập biên bản xác nhận hoàn trả để làm chứng từ.

Bước 4: Xử lý khi vi phạm hợp đồng.

Nếu bên ký quỹ vi phạm và doanh nghiệp được quyền khấu trừ hoặc giữ lại theo thỏa thuận:

Nợ TK 344
Có TK 711 (Thu nhập khác)

Trường hợp chuyển toàn bộ thành thanh toán khác phải căn cứ hợp đồng cụ thể, không ghi nhận vào doanh thu bán hàng (TK 511).

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán lãi trái phiếu

3. Lưu ý quan trọng khi hạch toán tài khoản 344 theo quy định hiện hành

Mỗi nghiệp vụ kế toán cần có dẫn chứng cụ thể để tránh sai sót. Doanh nghiệp phải xây dựng quy chế nội bộ về theo dõi chi tiết TK 344, đặc biệt khi áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC cho phép sửa đổi, bổ sung tài khoản cấp chi tiết phù hợp với đặc thù hoạt động (nhưng phải ban hành quy chế và không ảnh hưởng báo cáo tài chính).

Các lưu ý chính bao gồm: không ghi nhận tài sản hiện vật vào TK 344; phân biệt rõ với TK 338 (Phải trả, phải nộp khác) hoặc TK 131 (Phải thu khách hàng); kiểm tra định kỳ đối chiếu với đối tác; và lưu trữ chứng từ đầy đủ theo Luật Kế toán 2015. Việc tuân thủ giúp tránh rủi ro thuế và kiểm toán, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Xem thêm: Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ mới

4. Câu hỏi thường gặp

Tài khoản 344 có áp dụng cho ký quỹ dài hạn không?

Có. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp phân loại theo kỳ hạn còn lại. Khoản ký quỹ dài hạn (trên 12 tháng) vẫn ghi nhận vào TK 344 nhưng trình bày là nợ dài hạn trên bảng cân đối kế toán. Kế toán phải theo dõi chi tiết để đánh giá rủi ro thanh khoản và lãi suất (nếu có). Điều này giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp, hỗ trợ nhà đầu tư và cơ quan quản lý đánh giá.

Khi nào thì khoản ký quỹ, ký cược được chuyển thành thu nhập khác?

Khi bên ký quỹ vi phạm hợp đồng và doanh nghiệp giữ lại theo thỏa thuận (căn cứ Bộ luật Dân sự 2015). Bút toán: Nợ TK 344 / Có TK 711. Doanh nghiệp cần có biên bản vi phạm, quyết định xử lý nội bộ và chứng từ thu tiền (nếu áp dụng). Việc này phải đảm bảo tính hợp pháp để tránh khiếu nại sau này. Kế toán nên tham khảo ý kiến pháp lý nếu giá trị lớn.

Doanh nghiệp nhỏ có cần theo dõi chi tiết tỷ giá ngoại tệ cho TK 344 không?

Có, bất kể quy mô. Nếu nhận ký quỹ bằng ngoại tệ, phải tuân thủ nguyên tắc quy đổi và đánh giá lại cuối kỳ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng đơn giản hóa nhưng vẫn phải ghi nhận chênh lệch tỷ giá vào chi phí hoặc doanh thu tài chính. Điều này tránh sai sót khi lập báo cáo và kê khai thuế.

Hạch toán tài khoản 344 đòi hỏi sự chính xác, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật để hỗ trợ quản trị doanh nghiệp bền vững. Việc thực hiện đúng không chỉ giúp tránh sai sót mà còn góp phần nâng cao uy tín và hiệu quả hoạt động tài chính. Để được hỗ trợ chi tiết và chuyên nghiệp hơn, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay.