Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nguyên tắc ghi nhận doanh thu điều chỉnh

Theo quy định pháp luật thuế hiện hành, doanh thu từ hàng hóa bị khách hàng trả lại được điều chỉnh giảm dựa trên nguyên tắc dồn tích và phát sinh sự kiện kinh tế thực tế. Cụ thể, việc điều chỉnh không phụ thuộc vào thời điểm ghi nhận ban đầu mà dựa vào kỳ phát sinh sự kiện trả hàng. Nếu hàng hóa bị trả lại và xử lý vào năm sau, doanh thu điều chỉnh sẽ được ghi nhận vào năm đó, nhằm đảm bảo tính chính xác và phù hợp với báo cáo tài chính và quyết toán thuế.

Điều chỉnh đối với Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Theo Luật Thuế GTGT 2024, khi hàng hóa bị khách hàng trả lại, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra. Việc này được thực hiện tại kỳ tính thuế phát sinh sự kiện trả hàng, tức là năm sau nếu xử lý muộn.

• Doanh nghiệp cần lập biên bản xác nhận việc trả hàng với khách hàng, kèm theo chứng từ liên quan (hóa đơn gốc, chứng từ vận chuyển).
• Kê khai điều chỉnh trên Tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT) của kỳ phát sinh, giảm số thuế GTGT đầu ra tương ứng với giá trị hàng trả.
• Nếu đã khấu trừ thuế GTGT đầu vào liên quan, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm phần khấu trừ này đồng thời.

Việc ghi nhận vào năm sau giúp tránh sai sót trong quyết toán và giảm rủi ro bị cơ quan thuế truy thu.

Xem thêm: Cho em hỏi nếu một khách gom nhiều đơn trong ngày rồi thanh toán một lần thì khi ghi nhận có cần tách ra từng đơn không ạ?

Điều chỉnh đối với Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo Luật Thuế TNDN 2025, doanh thu từ hoạt động bán hàng được ghi nhận theo nguyên tắc dồn tích tại Điều 6, và điều chỉnh giảm khi phát sinh sự kiện kinh tế (như trả hàng). Do đó, nếu hàng hóa bị trả lại và xử lý vào năm sau, doanh thu điều chỉnh được ghi nhận vào năm tài chính đó trên Báo cáo kết quả kinh doanh.

• Giá trị điều chỉnh là giá bán ban đầu trừ chi phí liên quan (nếu có), sau đó tính vào thu nhập chịu thuế TNDN của năm sau.
• Doanh nghiệp lập chứng từ kế toán (phiếu nhập kho trả lại, điều chỉnh sổ sách) và kê khai bổ sung vào Tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN) của năm phát sinh.
• Nếu có lỗ từ điều chỉnh, số lỗ này được chuyển lỗ sang các năm sau theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025.

Ghi nhận đúng năm giúp doanh nghiệp tính toán chính xác thu nhập chịu thuế, tránh phạt chậm nộp trên số thuế chậm nộp (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Quy trình xử lý hàng hóa trả lại

Bước 1: Xác nhận và lập biên bản

Doanh nghiệp phối hợp với khách hàng lập biên bản trả hàng chi tiết, ghi rõ lý do, số lượng, giá trị và thời điểm trả (phải có chữ ký hai bên). Biên bản này là cơ sở pháp lý để điều chỉnh, đảm bảo tuân thủ Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Xem thêm: Không biết khi khách quen lấy hàng trước trả tiền sau, mỗi lần trả một ít và không cố định thời gian thì nên theo dõi công nợ kiểu gì để không bị sót ạ?

Bước 2: Lập hóa đơn và chứng từ điều chỉnh

Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP), gửi cho khách hàng và cập nhật hệ thống kế toán. Đồng thời, ghi nhận hàng trả vào kho qua phiếu nhập kho, điều chỉnh giá vốn hàng bán.

Bước 3: Kê khai và quyết toán thuế

Kê khai điều chỉnh trên các tờ khai thuế GTGT và TNDN của kỳ phát sinh (năm sau), nộp cho cơ quan thuế qua hệ thống iHTKK hoặc eTax. Nếu cần, lập báo cáo bổ sung quyết toán năm trước để làm rõ sự kiện.

Bước 4: Lưu trữ và kiểm tra nội bộ

Lưu trữ toàn bộ chứng từ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Thực hiện kiểm tra nội bộ để đảm bảo tính nhất quán giữa sổ sách kế toán và báo cáo thuế.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí thuế và nâng cao uy tín với cơ quan quản lý. Đồng thời, đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch, hỗ trợ quyết toán thuế hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.