Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu về chứng từ đầu vào đối với hộ kinh doanh

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh cá thể như trường hợp của Anh/Chị (doanh thu khoảng 700 triệu đồng/năm từ bán linh kiện máy tính) phải thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn chứng từ theo phương pháp phù hợp. Cụ thể, nếu áp dụng phương pháp kê khai (theo Điều 51 Luật Quản lý thuế 2019), yêu cầu có đầy đủ chứng từ đầu vào để chứng minh chi phí hợp lý, hợp lệ nhằm xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) nếu đăng ký nộp thuế GTGT. Việc mua hàng từ các cửa hàng nhỏ không có hóa đơn đầu vào không được coi là chứng từ hợp pháp, dẫn đến không được khấu trừ GTGT đầu vào (theo Thông tư 152/2025/TT-BTC). Thay vào đó, Anh/Chị cần thu thập các chứng từ thay thế như biên nhận mua hàng, hợp đồng mua bán hoặc giấy xác nhận nguồn gốc từ nhà cung cấp để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa.

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi nếu hộ kinh doanh có doanh thu khoảng 1 tỷ một năm thì có nên chuyển sang thành lập công ty không ạ?

Hậu quả pháp lý nếu không có chứng từ đầu vào khi kiểm tra

Khi cơ quan thuế kiểm tra (theo quy trình tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn), việc thiếu chứng từ đầu vào sẽ bị coi là vi phạm nếu không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa, đặc biệt nếu nghi ngờ gian lận thuế hoặc không kê khai đầy đủ doanh thu. Cụ thể:

• Không được khấu trừ GTGT đầu vào, dẫn đến phải nộp toàn bộ thuế GTGT đầu ra (thường 10% trên giá trị bán hàng cho linh kiện máy tính).
• Đối với thuế TNCN, cơ quan thuế sẽ tính trên doanh thu trừ chi phí ước tính (thường 30-50% doanh thu cho ngành bán lẻ), thay vì chi phí thực tế, có thể làm tăng số thuế phải nộp.
• Nếu vi phạm, mức phạt hành chính trên số thuế kê khai sai (theo Luật Quản lý thuế 2019), cụ thể tùy mức độ (Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Ngoài ra, nếu phát hiện hàng hóa không rõ nguồn gốc, có thể bị truy thu thuế bổ sung và phạt chậm nộp trên số tiền chậm nộp (theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Việc xuất hóa đơn bán ra khi khách yêu cầu là đúng quy định (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử), nhưng không bù đắp được thiếu sót đầu vào.

Cách chứng minh nguồn gốc hàng hóa thay thế

Xem thêm: Mình muốn hỏi nếu hộ kinh doanh bán hàng mà khách thanh toán trước rồi vài ngày sau mới giao hàng thì doanh thu tính theo thời điểm nào ạ?

Để tránh vi phạm, Anh/Chị cần bổ sung chứng từ chứng minh nguồn hàng, ngay cả khi mua từ cửa hàng nhỏ không xuất hóa đơn. Các biện pháp cụ thể bao gồm:

• Lập biên nhận nội bộ hoặc giấy xác nhận mua hàng từ nhà cung cấp, ghi rõ số lượng, giá trị, ngày tháng và chữ ký hai bên.
• Kết hợp với sổ sách kế toán ghi chép chi tiết nguồn gốc hàng hóa (theo mẫu tại Thông tư 152/2025/TT-BTC).
• Nếu hàng hóa nhập khẩu hoặc từ nguồn lớn, yêu cầu hóa đơn GTGT từ nhà phân phối chính hãng.
• Trong trường hợp kiểm tra, cung cấp thêm bằng chứng như ảnh chụp hàng hóa, hợp đồng đại lý hoặc chứng từ vận chuyển để chứng minh tính hợp pháp. Việc này giúp cơ quan thuế chấp nhận chi phí hợp lý, tránh truy thu (theo Điều 10 Thông tư 152/2025/TT-BTC). Khuyến nghị Anh/Chị nên đăng ký phương pháp kê khai thuế để dễ dàng quản lý chứng từ hơn.

Việc tuân thủ đầy đủ chứng từ đầu vào giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro truy thu thuế, phạt hành chính và duy trì uy tín kinh doanh lâu dài. Đồng thời, tối ưu hóa chi phí thuế thông qua khấu trừ hợp pháp, góp phần ổn định hoạt động. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.