Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Phân tích vấn đề kê khai doanh thu

Hộ kinh doanh của Anh/Chị bán vật tư điện nước cho khách hàng là thợ công trình, với đặc thù thanh toán tập trung cuối tháng sau nhiều lần giao hàng. Sổ sách chỉ ghi tổng doanh thu theo ngày mà không phân tách theo từng công trình dẫn đến sự chênh lệch giữa doanh thu kê khai hàng tháng và số tiền chuyển khoản thực tế nhận được. Theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 47), hộ kinh doanh phải kê khai doanh thu chính xác, đầy đủ dựa trên chứng từ hợp pháp, bao gồm hóa đơn và sổ sách kế toán. Việc không khớp có thể phát sinh từ thời điểm ghi nhận doanh thu (theo nguyên tắc dồn tích) so với thời điểm nhận tiền (theo nguyên tắc tiền mặt), nhưng cơ quan thuế yêu cầu giải trình để xác minh tính trung thực.

Cơ sở pháp lý liên quan

• Luật Quản lý thuế 2019: Quy định tại Điều 50 về trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu khi cơ quan thuế kiểm tra, yêu cầu hộ kinh doanh giải trình kịp thời để tránh xử phạt vi phạm hành chính (mức phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
• Thông tư 152/2025/TT-BTC: Hướng dẫn kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với hộ kinh doanh, nhấn mạnh doanh thu phải dựa trên hóa đơn điện tử hoặc chứng từ bán hàng (Điều 5), không chỉ dựa vào chuyển khoản ngân hàng.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn, chứng từ (Điều 10), yêu cầu hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử để chứng minh doanh thu thực tế, ngay cả khi khách hàng thanh toán sau.

Để giải trình hiệu quả, Anh/Chị cần chứng minh doanh thu kê khai là chính xác, dựa trên chứng từ thực tế thay vì chỉ sổ sách tổng hợp. Tránh lập luận chung chung; tập trung vào bằng chứng cụ thể về giao dịch và phương thức thanh toán. Dưới đây là quy trình giải trình theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 108 về kiểm tra thuế).

Xem thêm: Cho mình hỏi nếu hộ kinh doanh bán hàng nhưng thỉnh thoảng có khách chuyển khoản nhầm thì khi giải trình với thuế có cần chứng minh lại không ạ?

Bước 1: Thu thập và kiểm tra chứng từ liên quan

Hộ kinh doanh cần rà soát toàn bộ hồ sơ từ đầu tháng đến nay, bao gồm hóa đơn bán hàng (điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP), phiếu xuất kho, hợp đồng hoặc thỏa thuận thanh toán với khách hàng (nêu rõ hình thức thanh toán cuối tháng). Nếu chưa có hóa đơn chi tiết từng lần giao, bổ sung bằng biên bản giao nhận hàng hóa hoặc xác nhận từ khách hàng. Đồng thời, đối chiếu sổ cái doanh thu với sao kê ngân hàng để xác định chênh lệch chỉ do thời điểm thanh toán, không phải doanh thu ảo. Việc này giúp chứng minh doanh thu dồn tích theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, tránh bị nghi ngờ kê khai sai.

Bước 2: Soạn thảo văn bản giải trình

Viết văn bản giải trình ngắn gọn, logic, gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nội dung bao gồm: mô tả tình huống kinh doanh (khách hàng thợ công trình, thanh toán cuối tháng); giải thích chênh lệch (doanh thu ghi nhận theo ngày giao hàng, chuyển khoản theo chu kỳ tháng); cam kết kê khai đúng và đề xuất điều chỉnh nếu cần. Đính kèm danh sách chứng từ sau:

• Hóa đơn điện tử hoặc chứng từ bán hàng theo từng ngày/tháng.
• Sao kê tài khoản ngân hàng chứng minh chuyển khoản cuối tháng.
• Hợp đồng hoặc biên bản xác nhận từ khách hàng về tổng hợp thanh toán.
• Sổ sách kế toán chi tiết (nếu có) hoặc bảng tổng hợp doanh thu.

Trích dẫn cơ sở pháp lý như trên để tăng tính thuyết phục, đảm bảo văn bản ký tay và đóng dấu (nếu có).

Xem thêm: Dạ cho em hỏi hộ kinh doanh có được chuyển đổi lên doanh nghiệp nếu doanh thu tăng cao không ạ?

Bước 3: Nộp giải trình và theo dõi phản hồi

Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn) trong thời hạn yêu cầu (thường 5-10 ngày làm việc theo Luật Quản lý thuế 2019, Điều 108). Giữ biên nhận nộp và theo dõi qua tài khoản đăng ký thuế. Nếu cơ quan thuế chấp nhận, doanh thu sẽ được xác nhận; nếu không, có thể khiếu nại theo Điều 114 Luật Quản lý thuế 2019. Trong quá trình này, tránh giao dịch mới để không làm phức tạp thêm.

Lưu ý bổ sung để tránh rủi ro

Từ nay, Anh/Chị nên cải thiện sổ sách bằng cách ghi chép chi tiết hơn (tách theo khách hàng/công trình) và sử dụng phần mềm kế toán đơn giản để đồng bộ với hóa đơn điện tử, giúp kê khai dễ dàng hơn theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Nếu doanh thu vượt 100 triệu đồng/năm, cần áp dụng phương pháp khấu trừ GTGT để minh bạch hơn.

Việc tuân thủ giải trình kịp thời giúp tránh phạt hành chính, duy trì uy tín với cơ quan thuế và đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định lâu dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.