Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Phương pháp tính thuế thu nhập cá nhân đối với hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm

Hộ kinh doanh (HKD) buôn bán hải sản với doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm thường áp dụng phương pháp khoán thuế theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC

Theo phương pháp này, thuế thu nhập cá nhân được tính trên doanh thu với tỷ lệ phần trăm cố định, không phải 17% trên lợi nhuận như Anh/Chị đề cập.

Tuy nhiên, nếu HKD đăng ký chuyển sang phương pháp kê khai (theo Luật Quản lý thuế 2019), thì thu nhập chịu thuế TNCN được xác định bằng doanh thu trừ đi chi phí hợp lý, hợp lệ, và áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần  

Việc chuyển phương pháp kê khai phù hợp với HKD có quy mô lớn để khấu trừ chi phí, giúp giảm nghĩa vụ thuế.

Điều kiện để chi phí được coi là hợp lý, hợp lệ khi tính thuế

Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 18/2026/TT-BTC, chi phí của HKD nộp theo phương pháp kê khai phải đáp ứng các điều kiện sau để được khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNCN:

(i) Phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Xem thêm: Các bác cho em hỏi với ạ, em hộ kinh doanh nhóm hai, mới được duyệt tờ khai xuất hóa đơn điện tử năm giờ chiều ngày hai mươi hai tháng một. Nhưng chiều ngày hai mươi ba tháng một bên bán phần mềm mới cài đặt cho em. Nên ngày hai mươi ba tháng một em chưa xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được. Vậy hôm nay ngày hai mươi bốn tháng một em phải xuất bù những hóa đơn của ngày hôm qua hay là ghi sổ cộng vào phần doanh thu khi chưa được duyệt hóa đơn điện tử để kê khai vậy ạ.

(ii) Có chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật

(iii) Không vượt mức quy định (nếu có)

 (iv) Được ghi nhận đầy đủ trong sổ sách kế toán.

Các chi phí không đáp ứng sẽ bị loại trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và có thể bị phạt.

Các loại chi phí cụ thể và cách chứng minh tính hợp lý, hợp lệ

Đối với các chi phí Anh/Chị nêu, chúng được coi là chi phí hợp lý nếu liên quan trực tiếp đến vận chuyển và lao động trong kinh doanh hải sản, theo hướng dẫn (áp dụng tương tự cho cá nhân kinh doanh theo Thông tư 18/2026/TT-BTC). Cụ thể:

• Chi phí thuê xe ôm đón gửi hàng: Được khấu trừ nếu có biên lai thu phí vận chuyển Hoặc hóa đơn điện tử, chứng minh rõ mục đích kinh doanh. Không chấp nhận chi phí nếu chỉ là ghi chép tay mà không có chứng từ.
• Tiền cước gửi hàng bằng xe tải/xe khách: Hợp lệ với hóa đơn GTGT từ đơn vị vận tải (xe tải) hoặc biên lai vé/chứng từ của hãng xe khách, kèm mô tả hàng hóa (hải sản) và địa điểm.
• Thuê lao động theo ngày/thời vụ: Được tính nếu có hợp đồng lao động thời vụ (theo Bộ luật Lao động 2019) hoặc biên lai thanh toán tiền công, kèm danh sách lao động và thời gian làm việc. Chi phí này phải khấu trừ thuế TNCN tạm nộp cho người lao động nếu vượt 2 triệu đồng/người/tháng.

Hồ sơ và quy trình kê khai chi phí để khấu trừ thuế

Để kê khai chi phí, HKD cần thực hiện theo phương pháp kê khai và nộp tờ khai thuế theo quý hoặc tháng tại cơ quan thuế địa phương (theo Luật Quản lý thuế 2019). Hồ sơ chứng minh bao gồm:

• Sổ sách kế toán đơn giản, ghi nhận doanh thu và chi phí hàng ngày.
• Hóa đơn, chứng từ gốc liên quan đến từng khoản chi (lưu trữ ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019).
• Bảng kê chi tiết chi phí
• Báo cáo tài chính năm (nếu áp dụng kê khai).

Quy trình kê khai chi phí khấu trừ

Xem thêm: Dạ chào anh chị trong nhóm ạ. Chỗ phần thuế hộ kinh doanh được giảm hai mươi phần trăm em xuất như này đúng không ạ. Số tiền được giảm (hai mươi phần trăm của năm phần trăm bên em dịch vụ may) thì em thấy đúng. Mà sao số tiền lại được trừ trực tiếp qua cho khách hàng ạ. Em thấy sai sai phải không ạ.

Bước 1: Ghi nhận và lưu trữ chứng từ

HKD phải thu thập đầy đủ hóa đơn, biên lai ngay khi phát sinh chi phí, phân loại theo loại và ghi vào sổ cái kế toán hàng ngày. Điều này đảm bảo tính minh bạch, tránh rủi ro kiểm tra sau. Nếu chứng từ điện tử, sử dụng hệ thống của Tổng cục Thuế để xác thực.

Bước 2: Tính toán thu nhập chịu thuế

Cuối quý hoặc năm, trừ tổng chi phí hợp lệ khỏi doanh thu để xác định thu nhập chịu thuế TNCN, áp dụng biểu thuế lũy tiến (theo Luật Thuế TNCN 2007 sửa đổi). Sử dụng phần mềm kế toán hoặc bảng tính Excel để tổng hợp, đảm bảo không vượt 100% doanh thu cho chi phí.

Bước 3: Nộp tờ khai và chứng từ

Nộp Tờ khai thuế TNCN qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trước ngày 20 của tháng đầu quý sau hoặc ngày 90 sau năm tài chính. Kèm theo bảng kê chi phí nếu cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

Nếu sai sót, điều chỉnh để tránh phạt chậm nộp 0,03%/ngày.

Việc tuân thủ quy định về chi phí hợp lý giúp HKD tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, tránh rủi ro kiểm tra và phạt hành chính, đồng thời nâng cao uy tín kinh doanh. Tuân thủ còn hỗ trợ tiếp cận vay vốn hoặc mở rộng quy mô dễ dàng hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.