Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định về lưu trữ sổ sách kế toán đối với hộ kinh doanh
Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, chứng từ kế toán và sổ sách kế toán phải được lưu trữ dưới hình thức giấy hoặc dữ liệu điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và có thể truy xuất khi cần thiết.
Đối với hộ kinh doanh, cho phép sử dụng phần mềm kế toán để ghi chép và lưu trữ dưới dạng file mềm mà không bắt buộc phải in ấn ra giấy, miễn là dữ liệu được bảo mật, không bị thay đổi và có thể cung cấp cho cơ quan nhà nước khi kiểm tra.
Điều kiện để lưu trữ file mềm thay vì in giấy
Hộ kinh doanh chỉ cần lưu file mềm nếu đáp ứng các yêu cầu sau:
- Dữ liệu phải được tạo và lưu trữ bằng hệ thống phần mềm kế toán đạt chuẩn, có chữ ký số hoặc xác thực điện tử theo quy định
- Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm đối với sổ sách kế toán chính và 5 năm đối với chứng từ liên quan, theo Luật Kế toán 2015.
- Trong trường hợp kiểm tra thuế hoặc thanh tra, hộ kinh doanh phải in ấn hoặc xuất dữ liệu ra giấy nếu cơ quan chức năng yêu cầu, nhằm đảm bảo tính minh bạch.
Việc không tuân thủ có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo đối với hành vi không lưu trữ đúng quy định.
Tuân thủ quy định lưu trữ sổ sách kế toán giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ và dễ dàng trong việc kê khai thuế. Việc sử dụng file mềm còn tiết kiệm chi phí in ấn và lưu kho. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận