Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu kế toán đối với hộ kinh doanh theo quy định pháp luật

Theo quy định, HKD phải thực hiện ghi chép kế toán một cách đầy đủ, liên tục và chính xác để phản ánh tình hình tài chính, kinh doanh. Chế độ này áp dụng cho tất cả HKD, bao gồm cả cá thể và nhóm cá nhân, nhằm đảm bảo cơ sở dữ liệu phục vụ kê khai thuế và quản lý nội bộ. Việc chỉ nắm tổng doanh thu cuối ngày là chưa đủ, vì HKD cần ghi chép chi tiết các khoản thu, chi, tài sản và nguồn vốn, trong đó bao gồm công nợ nếu phát sinh giao dịch tín dụng với khách hàng.

Xem thêm: Bên em có một trường hợp khách đặt hàng rồi hủy nhưng bên em đã nhập hàng về, chi phí phát sinh khá lớn, vậy khoản này xử lý thế nào cho hợp lý?

Bắt buộc lập sổ theo dõi công nợ khách hàng

HKD bắt buộc phải lập sổ theo dõi công nợ phải thu từ khách hàng nếu có giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ theo hình thức trả chậm hoặc trả góp, theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Sổ theo dõi này phải ghi nhận đầy đủ thông tin như tên khách hàng, số tiền nợ gốc, lãi (nếu có), thời hạn thanh toán và tình trạng thanh toán thực tế. Mục đích là để xác định chính xác doanh thu thực tế, tránh rủi ro mất mát và hỗ trợ kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc thuế thu nhập cá nhân.

 Nếu HKD không phát sinh công nợ, thì không cần lập sổ riêng cho khoản này, nhưng vẫn phải ghi chép tổng doanh thu hàng ngày vào sổ cái hoặc sổ quỹ.

Hậu quả nếu không tuân thủ và khuyến nghị thực hiện

Xem thêm: Tôi có một khách hàng bán hàng qua nhiều nền tảng, mỗi nền tảng một báo cáo khác nhau, số liệu không khớp, nếu kê khai sai lệch thì có bị xử phạt không?

Việc không lập sổ theo dõi công nợ khi bắt buộc có thể dẫn đến vi phạm quy định kế toán, bị xử phạt hành chính, với mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy theo mức độ vi phạm.

 Để tuân thủ, HKD nên sử dụng mẫu sổ đơn giản, có thể ghi tay hoặc trên phần mềm kế toán cơ bản. Việc này không chỉ giúp quản lý dòng tiền hiệu quả mà còn hỗ trợ kiểm tra thuế định kỳ từ cơ quan thuế địa phương.

Việc tuân thủ chế độ kế toán giúp HKD tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa quản lý tài chính và dễ dàng mở rộng kinh doanh sau này. Đồng thời, nó đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo thuế, giảm thiểu tranh chấp với khách hàng. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.