Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Chi phí hợp lệ và không hợp lệ đối với hộ kinh doanh

Theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải xác định thu nhập chịu thuế dựa trên doanh thu trừ đi chi phí hợp lệ. Chi phí hợp lệ là những khoản chi thực tế, có chứng từ hợp pháp, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và không thuộc các khoản không được trừ theo Thông tư 18/2026/TT-BTC. Ngược lại, chi phí không hợp lệ bao gồm các khoản như chi phí cá nhân không liên quan kinh doanh, chi phí không có hóa đơn chứng từ hợp pháp, hoặc chi phí vượt mức quy định (ví dụ: chi phí quảng cáo vượt 15% tổng chi phí được trừ theo Luật Thuế TNCN 2007, được sửa đổi bổ sung). Những khoản này không được khấu trừ khi tính thuế GTGT và TNCN, nhằm đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong kê khai thuế.

Nghĩa vụ loại trừ chi phí không hợp lệ trước khi kê khai

Có, hộ kinh doanh bắt buộc phải loại trừ các khoản chi phí không hợp lệ trước khi kê khai thuế để tránh sai sót và rủi ro pháp lý. Theo Thông tư 18/2026/TT-BTC, khi lập tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT) và tờ khai thuế TNCN (mẫu 01/TNCN), hộ kinh doanh chỉ được ghi nhận chi phí hợp lệ vào phần khấu trừ. Việc tự loại trừ giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra và chấp nhận, đồng thời tránh bị truy thu thuế nếu phát hiện sai phạm sau này. Luật Thuế GTGT 2024 tại Điều 15 cũng quy định rõ trách nhiệm kê khai trung thực, và Thông tư 88/2021/TT-BTC bổ sung hướng dẫn quản lý rủi ro thuế đối với hộ kinh doanh, nhấn mạnh việc loại trừ chi phí không hợp lệ là bước bắt buộc trong quy trình kê khai hàng quý hoặc hàng năm.

Xem thêm: Em đang gặp tình huống cơ quan thuế yêu cầu giải trình số liệu trong vòng 3 ngày nhưng dữ liệu rất rối, không đủ chứng từ, trong trường hợp này nên ưu tiên xử lý những phần nào trước?

Xem thêm: Tôi đang làm cho một hộ kinh doanh có nhiều khoản thu chi không rõ ràng từ các năm trước, hiện tại muốn làm lại sổ sách từ đầu năm nay cho chuẩn thì có cần điều chỉnh lại dữ liệu cũ không hay chỉ cần làm đúng từ thời điểm hiện tại trở đi, và nếu sau này cơ quan thuế kiểm tra thì họ có truy ngược lại các năm trước không?

Hậu quả nếu không loại trừ chi phí không hợp lệ

Nếu hộ kinh doanh kê khai mà không loại trừ chi phí không hợp lệ, cơ quan thuế có quyền loại trừ chúng khi kiểm tra, dẫn đến truy thu số thuế đã khấu trừ sai (bao gồm thuế GTGT đầu vào và thu nhập chịu thuế TNCN). Ngoài ra, hộ kinh doanh có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 41/2022/NĐ-CP), với mức phạt trên số thuế kê khai sai, cụ thể tùy mức độ vi phạm. Trong trường hợp nghiêm trọng, có thể bị xử lý hình sự nếu chứng minh được hành vi trốn thuế. Do đó, việc kiểm tra và loại trừ trước khi nộp tờ khai là biện pháp cần thiết để giảm thiểu rủi ro, đặc biệt đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở lên phải kê khai theo phương pháp kê khai theo Luật Thuế GTGT 2024.

Việc tuân thủ quy định về loại trừ chi phí không hợp lệ giúp hộ kinh doanh tránh các khoản phạt nặng, tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và duy trì uy tín với cơ quan quản lý. Đồng thời, điều này hỗ trợ hoạt động kinh doanh bền vững, giảm gánh nặng tài chính lâu dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.