Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh phải nộp thuế theo phương pháp kê khai. Đặc biệt, với hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm, việc áp dụng phương pháp kê khai là bắt buộc. Trong trường hợp này, hộ kinh doanh phải thực hiện chế độ kế toán đơn giản để theo dõi doanh thu, chi phí và chứng minh nghĩa vụ thuế, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định về hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Xem thêm: Các bác cho em hỏi tài khoản 01 thu mua hàng của người bán lẻ có dùng cho hàng điện tử cũ như điện thoại máy ảnh được không ạ. Em cần hỗ trợ.

Các loại sổ cần sử dụng

Hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm không bắt buộc áp dụng đầy đủ hệ thống kế toán kép như doanh nghiệp, mà chỉ cần sử dụng các sổ kế toán đơn giản theo mẫu quy định tại Thông tư 132/2018/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán cho hộ kinh doanh). Các loại sổ chính bao gồm:

Xem thêm: Cho mình thắc mắc chút là nếu chủ hộ kinh doanh là người chồng, đóng BHXH bắt buộc theo hộ kinh doanh, vợ ở nhà phụ giúp công việc thì cũng được đóng theo hộ kinh doanh là BHXH bắt buộc phải không ạ?

• Sổ theo dõi doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Ghi chép chi tiết các khoản doanh thu phát sinh hàng ngày, kèm theo hóa đơn GTGT điện tử (theo Thông tư 20/2026/TT-BTC), giúp xác định cơ sở tính thuế GTGT đầu ra. Sổ này phải được lập theo tháng hoặc quý, lưu trữ ít nhất 10 năm để phục vụ quyết toán thuế.
• Sổ theo dõi chi phí sản xuất, kinh doanh: Lập để ghi nhận các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ như mua hàng hóa, nguyên liệu, tiền lương nhân viên, với chứng từ kèm theo (hóa đơn, biên lai). Sổ này hỗ trợ tính toán thu nhập chịu thuế TNCN và khấu trừ thuế GTGT đầu vào, tránh tình trạng chi phí không được công nhận dẫn đến truy thu thuế.
• Sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ dụng cụ: Dùng để quản lý tài sản có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên, ghi nhận khấu hao và theo dõi tình trạng sử dụng. Nếu không lập sổ này, hộ kinh doanh có thể bị từ chối khấu trừ chi phí khấu hao khi quyết toán thuế theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung).
• Sổ quỹ tiền mặt và sổ theo dõi các khoản phải thu, phải trả: Ghi chép dòng tiền ra vào, các khoản nợ phải thu từ khách hàng và nợ phải trả nhà cung cấp, đảm bảo cân đối tài chính và hỗ trợ kiểm tra của cơ quan thuế. Các sổ này phải được cập nhật liên tục và đối chiếu định kỳ hàng quý.

Hộ kinh doanh cần lưu ý rằng việc không lập hoặc lập không đầy đủ các sổ trên có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt tùy mức độ vi phạm, đồng thời có thể bị truy thu thuế kèm lãi chậm nộp.

Việc tuân thủ lập sổ kế toán giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí thuế và dễ dàng tiếp cận các khoản vay vốn ngân hàng. Đồng thời, nó nâng cao hiệu quả quản lý nội bộ, hỗ trợ phát triển bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.