Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về thời điểm lập hóa đơn cho hộ kinh doanh cung cấp dịch vụ

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, đối với hoạt động cung cấp dịch vụ (như dịch vụ in ấn), thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, bất kể hình thức thanh toán. Cụ thể, nếu đơn hàng dịch vụ in ấn được hoàn thành trong ngày, hộ kinh doanh có quyền lập một hóa đơn duy nhất để tổng hợp toàn bộ giá trị giao dịch, thay vì phải xuất hóa đơn riêng lẻ cho từng lần khách trả tiền mặt. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình kế toán, miễn là hóa đơn phản ánh đúng giá trị thực tế của đơn hàng và thời điểm hoàn thành dịch vụ.

Xem thêm: Hộ kinh doanh của em doanh thu 1 năm 7 tỷ, đầu vào có hóa đơn tầm 70%. Theo các bác em nên lên công ty hay ở lại hộ kinh doanh? Nếu lên công ty thì xử lý hàng tồn kho thế nào?

Xử lý thanh toán nhiều lần trong ngày cho một đơn hàng

Thông tư 20/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rằng hộ kinh doanh cá thể (bao gồm hộ kinh doanh dịch vụ in ấn) có thể sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy theo quy định, và không bắt buộc phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm nhận từng khoản tiền mặt nếu các khoản thanh toán thuộc cùng một đơn hàng đã hoàn thành. Trong trường hợp khách trả tiền mặt nhiều lần trong ngày cho cùng một đơn hàng, hộ kinh doanh được phép gom tổng số tiền nhận được và lập hóa đơn một lần vào cuối ngày, ghi rõ thông tin đơn hàng, giá trị tổng và các khoản thanh toán (nếu cần chú thích). Việc này không bị coi là vi phạm, miễn là đảm bảo ghi chép đầy đủ vào sổ sách kế toán để theo dõi doanh thu và tránh rủi ro kiểm tra thuế. Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ tự động cập nhật thời điểm lập hóa đơn, giúp quy trình trở nên nhanh chóng và ít phiền phức hơn so với xuất nhiều hóa đơn riêng lẻ.

Lưu ý về tuân thủ và hậu quả vi phạm

Xem thêm: Nhà mình có cho thuê căn nhà, sổ đỏ đứng tên ông A (con), nhưng đã ủy quyền cho bà B (mẹ) sử dụng, chưa sang tên. Vậy khi cho thuê, ai sẽ là người đứng tên kê khai thuế ạ?

Hộ kinh doanh cần đảm bảo hóa đơn được lập đúng mẫu theo Phụ lục Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC, đồng thời lưu trữ chứng từ thanh toán (như biên nhận tiền mặt) để đối chiếu khi cần. Nếu không tuân thủ thời điểm lập hóa đơn, có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, hoặc cao hơn nếu gây thất thoát thuế. Do đó, việc gom thanh toán và xuất hóa đơn một lần cuối ngày là cách thức hợp lý, giúp giảm gánh nặng hành chính mà vẫn đảm bảo tính pháp lý.

Việc tuân thủ đúng quy định về hóa đơn không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh các rủi ro phạt hành chính mà còn nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính, hỗ trợ kê khai thuế chính xác và dễ dàng hơn khi kiểm toán. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.