Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Thời điểm xuất hóa đơn bán hàng theo quy định pháp luật

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, thời điểm xuất hóa đơn bán hàng được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, hoặc thời điểm hoàn thành dịch vụ cung cấp cho khách hàng, bất kể đã thu tiền hay chưa. Trong trường hợp doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đăng ký kê khai thuế từ ngày 1/1/2026, việc chỉ xuất bill tính tiền thay vì hóa đơn điện tử chính thức không đáp ứng yêu cầu pháp lý, vì bill chỉ mang tính nội bộ và không được coi là hóa đơn hợp lệ để kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc thu nhập doanh nghiệp. Do đó, từ ngày 1/1/2026, mọi giao dịch bán hàng phải sử dụng hóa đơn điện tử để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ nghĩa vụ thuế.

Hậu quả nếu tháng 1/2026 chưa xuất hóa đơn nào

Nếu trong tháng 1/2026, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh chưa xuất hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng đã thực hiện, sẽ vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ, hành vi chậm trễ xuất hóa đơn từ 1 đến dưới 30 ngày kể từ thời điểm phát sinh giao dịch sẽ bị phạt hành chính đối với cá nhân hoặc tổ chức. Ngoài ra, cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung hóa đơn chậm trễ, dẫn đến chậm kê khai thuế tháng và có thể bị tính tiền chậm nộp thuế nếu không hoàn thành đúng hạn. Việc chỉ sử dụng bill sẽ không được chấp nhận làm chứng từ khấu trừ thuế đầu vào cho khách hàng, ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.

Xem thêm: Hộ kinh doanh mình đứng tên là mẹ đổi qua con được không ạ?

Để tránh vi phạm, doanh nghiệp cần khẩn trương hoàn tất đăng ký chữ ký số và hóa đơn điện tử ngay sau khi nhận thông báo từ cơ quan thuế, vì thời gian xử lý thường mất 5-7 ngày làm việc. Sau khi có chữ ký số, có thể xuất hóa đơn bổ sung cho các giao dịch tháng 1/2026 theo quy định tại Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với ghi chú rõ lý do chậm trễ (ví dụ: "Hóa đơn bổ sung do chậm đăng ký"). Quy trình cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng ký chữ ký số

Doanh nghiệp liên hệ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (như VNPT-CA, Viettel-CA) để nộp hồ sơ đăng ký, bao gồm giấy phép kinh doanh, CCCD người đại diện và mẫu đơn đăng ký. Sau khi ký hợp đồng, nhận USB token chữ ký số trong 1-2 ngày. Việc này cần hoàn thành trước ngày 1/1/2026 để tránh gián đoạn, và chữ ký số phải được cơ quan thuế xác nhận hiệu lực theo Thông tư 17/2022/TT-BTC.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Truy cập Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn) để nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử, bao gồm:

Xem thêm: Cả nhà cho em hỏi ạ. Giờ thành lập hộ kinh doanh mới có cần lên thuế kê khai thuế ban đầu không ạ. Em cảm ơn ạ.

• Thông báo sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
• Danh sách hóa đơn điện tử đề nghị sử dụng.
• Giấy ủy quyền nếu ủy quyền cho đơn vị khác.

Cơ quan thuế sẽ phản hồi phê duyệt trong 1-3 ngày làm việc. Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (như MISA, Fast) để xuất hóa đơn ngay lập tức.

Bước 3: Xuất hóa đơn bổ sung và kê khai thuế

Sử dụng hóa đơn điện tử để lập hóa đơn cho các giao dịch tháng 1/2026, ghi rõ thời điểm giao dịch thực tế và gửi cho khách hàng qua email hoặc cổng thông tin. Đồng thời, kê khai bổ sung tờ khai thuế GTGT tháng 1/2026 theo mẫu 01/GTGT tại etax.gdt.gov.vn trước ngày 20/2/2026 để tránh phạt chậm nộp. Nếu cần, liên hệ Chi cục Thuế địa phương để được hướng dẫn miễn giảm phạt nếu chứng minh được lý do bất khả kháng như chậm đăng ký hệ thống.

Việc tuân thủ kịp thời các quy định trên không chỉ giúp tránh các khoản phạt hành chính mà còn đảm bảo dòng tiền thuế ổn định, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.