Hộ kinh doanh mua hóa đơn là một thủ tục quan trọng giúp các chủ hộ kinh doanh hợp pháp hóa chi phí đầu vào, đảm bảo tuân thủ quy định thuế và tránh rủi ro pháp lý trong hoạt động kinh doanh. Trong bối cảnh hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến, việc nắm rõ quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu sâu hơn để áp dụng hiệu quả.

1. Tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định hóa đơn đối với hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh (HKD) là hình thức kinh doanh phổ biến với quy mô nhỏ, linh hoạt nhưng phải đối mặt với nhiều yêu cầu về quản lý thuế và chứng từ. Hóa đơn không chỉ là công cụ ghi nhận giao dịch mà còn là cơ sở để kê khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và các khoản khác. Việc hộ kinh doanh mua hóa đơn hoặc đề nghị cấp hóa đơn điện tử giúp minh bạch hoạt động, chứng minh nguồn gốc hàng hóa và hỗ trợ người mua (đặc biệt là doanh nghiệp) khấu trừ thuế. Theo Luật Quản lý thuế 2019 và các nghị định liên quan, HKD không được xuất hóa đơn GTGT (hóa đơn đỏ) vì áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên doanh thu, thay vào đó sử dụng hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Sai sót trong quản lý hóa đơn có thể dẫn đến phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín kinh doanh. Đặc biệt từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC (thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC) đã siết chặt hơn quy định, yêu cầu một số HKD sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hiểu rõ để áp dụng kịp thời là chìa khóa cho sự phát triển bền vững.

2. Quy định hộ kinh doanh mua hóa đơn ở đâu?

Hộ kinh doanh mua hóa đơn hoặc đề nghị cấp hóa đơn chủ yếu thực hiện tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Theo quy định hiện hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), HKD không tự in hoặc đặt in hóa đơn GTGT mà phải mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in (hóa đơn bán hàng) hoặc đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Cụ thể, HKD nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi có địa điểm kinh doanh cố định hoặc nơi cư trú/đăng ký kinh doanh nếu không có địa điểm cố định. Đối với HKD có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên hoặc thuộc lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, khách sạn…, phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Hóa đơn này không bắt buộc chữ ký số và được coi là chứng từ hợp pháp để xác định nghĩa vụ thuế.

Trước khi thực hiện, HKD cần chuẩn bị giấy tờ như Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, CMND/CCCD, tờ khai thuế khoán (Mẫu 01/CNKD) và chứng từ nộp thuế nếu yêu cầu. Quy trình đảm bảo minh bạch, giúp HKD dễ dàng tra cứu và quản lý qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Xem thêm: Thủ tục mua hóa đơn lẻ của hộ kinh doanh chuẩn xác

3. Thủ tục hộ kinh doanh mua hóa đơn và đề nghị cấp hóa đơn điện tử

Để hộ kinh doanh mua hóa đơn, quy trình được thực hiện rõ ràng theo các bước sau, giúp tránh sai sót và hoàn tất nhanh chóng.

Bước 1: Xác định đối tượng và nhu cầu. HKD khoán thuế hoặc kê khai theo từng lần phát sinh nếu cần hóa đơn cho khách hàng (đặc biệt khách là doanh nghiệp yêu cầu chứng từ khấu trừ) thì lập tờ khai đề nghị cấp hóa đơn. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, HKD có doanh thu cao phải chuyển sang hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. HKD chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để nộp trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ. Bao gồm đơn đề nghị (Mẫu 02/ĐN-HĐG hoặc tương đương), giấy đăng ký kinh doanh, chứng minh thư, và chứng từ liên quan đến giao dịch (hợp đồng, biên bản giao nhận hàng). Đối với hóa đơn điện tử, đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận.

Bước 3: Nộp hồ sơ và nộp thuế. Nộp tại Chi cục Thuế quản lý. HKD phải nộp đủ thuế GTGT, TNCN phát sinh trước khi nhận hóa đơn (đối với cấp lẻ). Cơ quan thuế kiểm tra, cấp mã hóa đơn điện tử ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.

Bước 4: Nhận và sử dụng hóa đơn. Hóa đơn được cấp dưới dạng điện tử, HKD gửi cho người mua qua email, tin nhắn hoặc QR code. Phải lưu trữ đúng quy định để kiểm tra sau này. Nếu sai sót, thực hiện điều chỉnh/thay thế theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi), không hủy hóa đơn mà lập hóa đơn điều chỉnh với dấu + hoặc -.

Bước 5: Báo cáo và kê khai định kỳ. HKD kê khai theo tháng/quý qua phần mềm thuế điện tử, sử dụng hóa đơn đã cấp làm cơ sở.

Toàn bộ quy trình nhấn mạnh tính điện tử hóa, giảm giấy tờ và tăng tính minh bạch theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Xem thêm: Mẫu đơn xin chấm dứt kinh doanh hộ cá thể mới nhất

4. Lưu ý quan trọng khi hộ kinh doanh sử dụng và mua hóa đơn

Khi hộ kinh doanh mua hóa đơn, cần chú ý một số điểm then chốt để tránh vi phạm. HKD không được xuất hóa đơn GTGT vì không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, chỉ sử dụng hóa đơn bán hàng (hóa đơn trực tiếp) hoặc hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế. Nếu chuyển đổi sang doanh nghiệp thì mới được xuất hóa đơn đỏ.

Hóa đơn đầu vào không bắt buộc nhưng nên lưu giữ để chứng minh chi phí hợp lý khi kê khai hoặc kiểm tra thuế. Với HKD doanh thu dưới 500 triệu/năm, không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử thường xuyên, nhưng khuyến khích để thuận tiện. Từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, HKD thuộc diện bắt buộc phải chuẩn bị máy tính tiền kết nối dữ liệu, tránh tình trạng sử dụng hóa đơn giấy truyền thống.

Ngoài ra, HKD có thể ủy nhiệm bên thứ ba lập hóa đơn điện tử theo quy định mới tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Việc vi phạm như không lập hóa đơn khi bán hàng hoặc lập sai sẽ bị xử phạt theo Nghị định xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

5. Câu hỏi thường gặp

Hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn GTGT không?

Không. Hộ kinh doanh áp dụng tính thuế GTGT trực tiếp trên doanh thu nên chỉ xuất hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế, không phải hóa đơn GTGT (hóa đơn đỏ) dành cho đối tượng khấu trừ. Để xuất hóa đơn GTGT, HKD cần chuyển đổi thành doanh nghiệp. Điều này được quy định rõ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Thủ tục đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh như thế nào?

HKD nộp Mẫu 06/ĐN-PSĐT tại Chi cục Thuế, kèm chứng từ chứng minh giao dịch và nộp thuế. Cơ quan thuế cấp mã ngay hoặc trong ngày làm việc tiếp theo. Áp dụng cho HKD khoán hoặc cần hóa đơn cho khách hàng cụ thể, đảm bảo tuân thủ Luật Quản lý thuế 2019.

HKD có doanh thu dưới 1 tỷ đồng có phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền không?

Không bắt buộc nếu dưới 1 tỷ đồng/năm và không thuộc lĩnh vực đặc thù. Tuy nhiên, khuyến khích chuyển đổi sớm để thích ứng với quy định mới từ 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. HKD trên 1 tỷ hoặc bán lẻ trực tiếp phải áp dụng.

Hộ kinh doanh mua hóa đơn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ hỗ trợ phát triển bền vững cho hoạt động kinh doanh của bạn. Việc tuân thủ đúng quy định giúp tránh rủi ro và tối ưu hóa lợi ích thuế. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay.