Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh nhóm 2
Hộ kinh doanh cá thể nhóm 2 (doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên) bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả hình thức kinh doanh trực tuyến trên nền tảng như Shopee. Với doanh thu khoảng 800 triệu đồng/năm, Anh/Chị thuộc đối tượng phải áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022 theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Việc kê khai hóa đơn điện tử cho các đơn hàng online là bắt buộc để đảm bảo minh bạch doanh thu và tuân thủ nghĩa vụ thuế. Thanh toán qua ví điện tử (như Momo, ZaloPay) không ảnh hưởng đến tính hợp lệ, miễn là hóa đơn được lập đúng thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc dịch vụ, và doanh thu được ghi nhận đầy đủ từ nguồn thu này.
Quy trình kê khai hóa đơn điện tử cho đơn hàng online qua ví điện tử
Để kê khai hóa đơn điện tử hợp lệ, Anh/Chị cần thực hiện theo các bước sau, dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 18/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 117/2025/NĐ-CP về quản lý thuế đối với hộ kinh doanh.
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Anh/Chị cần đăng ký với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin điện tử Cục Thuế (etax.gdt.gov.vn) hoặc phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công bố. Thời hạn đăng ký trước khi sử dụng là ít nhất 1 ngày làm việc. Sau khi đăng ký thành công, Anh/Chị sẽ nhận mã số hóa đơn điện tử và có thể sử dụng ngay. Lưu ý, hộ kinh doanh nhóm 2 không được tự in hóa đơn mà phải sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử khi có giao dịch
Khi nhận đơn hàng trên Shopee và khách hàng thanh toán qua ví điện tử, Anh/Chị lập hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, sử dụng phần mềm hóa đơn (như VNPT, BKAV hoặc tích hợp trên Shopee nếu hỗ trợ). Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin: tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, mã số thuế của người mua (nếu có), và phương thức thanh toán (ví điện tử). Doanh thu từ ví điện tử được coi là hợp lệ nếu khớp với sao kê từ nền tảng Shopee và ví, tránh tình trạng kê khai thiếu dẫn đến phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Bước 3: Gửi hóa đơn và kê khai thuế
Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email, tin nhắn hoặc tích hợp trên Shopee (nếu áp dụng). Đồng thời, truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo tháng (trước ngày 20 của tháng sau). Đối với doanh thu qua ví điện tử, Anh/Chị cần đối chiếu với báo cáo từ Shopee và ví để kê khai doanh thu chính xác vào tờ khai thuế khoán hoặc theo phương pháp kê khai (nếu áp dụng). Nếu phát hiện sai sót, điều chỉnh trong vòng 10 ngày theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để tránh phạt chậm nộp.
Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử trong trường hợp này
Hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ nếu tuân thủ đầy đủ các quy định trên, không phân biệt phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản hay ví điện tử). Theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP, doanh thu từ ví điện tử phải được ghi nhận toàn bộ vào sổ sách kế toán, và cơ quan thuế có quyền kiểm tra sao kê để xác minh. Việc không kê khai đúng có thể dẫn đến truy thu thuế và phạt trên số thuế trốn tránh, tùy mức độ vi phạm.
Việc tuân thủ kê khai hóa đơn điện tử giúp Anh/Chị tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí thuế và nâng cao uy tín kinh doanh trên nền tảng trực tuyến. Đồng thời, đảm bảo dữ liệu minh bạch hỗ trợ vay vốn hoặc mở rộng hoạt động. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận