Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về chứng từ khi hộ kinh doanh mua hàng từ cá nhân không kinh doanh

Theo Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT) số 13/2008/QH12 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 38/2024/QH15 (Luật Thuế GTGT 2024), hộ kinh doanh cá thể thuộc nhóm 2 áp dụng phương pháp kê khai thuế GTGT theo quý hoặc năm tùy theo lựa chọn tại thời điểm đăng ký thuế.

Khi mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không phải là người nộp thuế GTGT, hộ kinh doanh không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào vì giao dịch này không phát sinh hóa đơn GTGT hợp lệ.

Thay vào đó, cần lập biên nhận bán hàng hoặc chứng từ tương đương theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ đối với hộ kinh doanh. Việc thiếu hóa đơn GTGT có thể dẫn đến không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp nếu hộ kinh doanh chuyển đổi hình thức.

Xem thêm: Bác nào biết cách kê khai trên etax cho hộ kinh doanh dạy thêm doanh thu 500-3 tỷ kê khai theo quý. Hướng dẫn giúp em thao tác với ạ.

Rủi ro khi thanh toán bằng tiền mặt với giá trị lớn

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định yêu cầu mọi giao dịch phải có chứng từ hợp pháp để chứng minh tính hợp lý, hợp lệ của chi phí. Với giao dịch mua hàng giá trị gần 100 triệu đồng bằng tiền mặt từ cá nhân, hộ kinh doanh có thể gặp rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí này khi kiểm tra quyết toán thuế, dẫn đến tăng số thuế phải nộp. Ngoài ra, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, thanh toán tiền mặt lớn vẫn có thể bị kiểm tra nguồn gốc nếu không có chứng từ rõ ràng, đặc biệt khi hộ kinh doanh chọn phương pháp kê khai năm 2026.

Mức phạt hành chính có thể từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng nếu chứng từ không đầy đủ, hoặc cao hơn nếu phát hiện gian lận thuế (từ 20% đến 100% số thuế trốn).

Xem thêm: Cho mình hỏi, bên công ty mình chuyển tiền từ cá nhân sang bên công ty người bán và bên bán xuất hóa đơn thì có hợp lệ không ạ

Để giảm thiểu rủi ro, hộ kinh doanh nên ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt để có sao kê làm chứng từ bổ sung, kết hợp với biên nhận do người bán cá nhân ký xác nhận. Nếu buộc phải dùng tiền mặt, cần:

• Lập biên nhận chi tiết ghi rõ nội dung hàng hóa, số lượng, giá trị, ngày tháng, chữ ký hai bên.
• Giữ đầy đủ chứng từ liên quan như hợp đồng mua bán (nếu có) và sao kê tài khoản nếu kết hợp thanh toán.
• Kê khai đầy đủ vào sổ sách kế toán theo phương pháp kê khai, nộp tờ khai thuế đúng hạn

Nếu người bán là cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ, khuyến nghị yêu cầu họ xuất hóa đơn bán lẻ để tăng tính hợp lệ của chứng từ.

Việc tuân thủ các quy định về chứng từ và thanh toán giúp hộ kinh doanh tránh phạt hành chính, đảm bảo khấu trừ thuế hợp lý và giảm rủi ro kiểm tra từ cơ quan thuế. Đồng thời, chuyển sang thanh toán điện tử góp phần minh bạch hóa hoạt động kinh doanh theo xu hướng số hóa. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.