Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu lập bảng chấm công và bảng lương đối với hộ kinh doanh nhóm 2

Hộ kinh doanh cá thể được phân loại theo nhóm dựa trên doanh thu hàng năm theo quy định tại Nghị định 373/2025/NĐ-CP.

Đối với hộ kinh doanh nhóm 2, pháp luật không bắt buộc phải lập bảng chấm công và bảng lương theo hình thức chi tiết, đầy đủ như đối với doanh nghiệp (theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019.

Cụ thể, hộ kinh doanh chỉ cần đảm bảo ký kết hợp đồng lao động với người lao động chi trả lương đúng hạn và có chứng từ chứng minh. Những chứng từ này dùng để khấu trừ chi phí tiền lương khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc thuế khoán

Việc lập bảng chấm công và bảng lương chỉ là khuyến nghị nội bộ để quản lý thời gian làm việc và tính toán lương chính xác, tránh tranh chấp lao động, nhưng không phải là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với hộ kinh doanh quy mô nhỏ như nhóm 2.

Xem thêm: Cho mình thắc mắc chút là nếu chủ hộ kinh doanh là người chồng, đóng BHXH bắt buộc theo hộ kinh doanh, vợ ở nhà phụ giúp công việc thì cũng được đóng theo hộ kinh doanh là BHXH bắt buộc phải không ạ?

Nếu hộ kinh doanh sử dụng lao động thường xuyên và có nhu cầu kê khai chi phí lương để giảm thuế, nên duy trì hồ sơ đơn giản bao gồm:

• Hợp đồng lao động
• Chứng từ chi trả lương (tiền mặt hoặc chuyển khoản).
• Ghi chép cơ bản về thời gian làm việc (không cần bảng chấm công chuẩn hóa).

Lưu ý, nếu hộ kinh doanh phát triển vượt nhóm 2 có thể cần chuyển đổi thành doanh nghiệp và lúc đó mới bắt buộc áp dụng đầy đủ quy định về bảng chấm công, bảng lương theo Bộ luật Lao động 2019.

Quy định kê khai thuế từ tháng 7/2025 đối với hộ kinh doanh nhóm 2

Từ tháng 7/2025, hộ kinh doanh nhóm 2 phải thực hiện kê khai thuế theo phương pháp kê khai thay vì phương pháp khoán như hiện nay, theo hướng dẫn tại Nghị định 373/2025/NĐ-CP

Cụ thể, hộ kinh doanh nhóm 2 sẽ kê khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân hàng quý hoặc hàng tháng, tùy theo quy mô, thông qua hệ thống hóa đơn điện tử Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Việc kê khai từ tháng 7/2025 nhằm tăng cường minh bạch, đặc biệt với hóa đơn điện tử bắt buộc sử dụng từ năm 2022, giúp cơ quan thuế theo dõi doanh thu thực tế.

Xem thêm: Chào các bác, hiện shop em đang dự định chuyển gian hàng từ pháp nhân “hộ kinh doanh” sang “công ty”. Có bác nào đã từng làm thực tế rồi cho em xin tư vấn với ạ, em sẵn sàng trả phí vì em đã hỏi nhiều văn phòng luật nhưng họ chủ yếu nói lý thuyết, rất khó tìm người từng trực tiếp trải qua giai đoạn chuyển đổi này. Hiện em đang thắc mắc các vấn đề sau: các bước để chuyển gian hàng từ hộ sang công ty cụ thể như thế nào; quá trình sàn duyệt chuyển đổi pháp nhân có nhanh không, có yêu cầu duyệt từng bước hoặc bị tạm khóa gian hàng hay không; các đơn hàng phát sinh sau thời điểm chuyển đổi thì sàn có tự động ngừng khấu trừ thuế 1,5% ngay hay cần thời gian cập nhật hệ thống; có yêu cầu phải dừng gian hàng để xử lý sạch toàn bộ đơn đang giao, đơn còn thời hạn trả hàng rồi mới được chuyển không, vì nếu phải tạm dừng như vậy thì có thể kéo dài gần 1 tháng, rất ảnh hưởng kinh doanh, vậy có cách nào vừa bán bình thường vừa xử lý chuyển đổi không; tiền của pháp nhân hộ ở các đơn hàng đang giao, khi hoàn tất và tiền về ví Shopee thì rút như thế nào để không ảnh hưởng đến tài khoản công ty; khi cập nhật thông tin thuế sang công ty thì có bắt buộc phải cập nhật ngay tài khoản ngân hàng đứng tên công ty hay vẫn được giữ tài khoản cá nhân để rút nốt tiền của các đơn hàng đang trong quá trình giao. Em cảm ơn các bác đã dành thời gian đọc và mong nhận được chia sẻ kinh nghiệm thực tế ạ.

Hộ kinh doanh nhóm 2 cần chuẩn bị phần mềm kế toán cơ bản để lập tờ khai thuế nộp qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trước ngày 20 của tháng tiếp theo

Nếu không kê khai đúng hạn, có thể bị phạt hành chính về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Để tuân thủ, hộ kinh doanh nên đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ bây giờ, đảm bảo ghi nhận đầy đủ doanh thu và chi phí (bao gồm lương lao động nếu có chứng từ).

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro phạt hành chính, tối ưu hóa chi phí thuế và nâng cao uy tín kinh doanh.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.