Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tình huống pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cá thể nhóm 2 (theo phân loại dựa trên doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở lên theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP về quản lý thuế) bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ ngày 01/07/2022, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành. Trước thời điểm tích hợp hóa đơn điện tử trên phần mềm máy tính tiền, các giao dịch bán hàng đã thực hiện trên phần mềm nhưng chưa xuất hóa đơn được coi là giao dịch chưa hoàn tất chứng từ kế toán, dẫn đến rủi ro về kê khai thuế và kiểm tra sau. Thông tư 111/2013/TT-BTC (quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ) vẫn áp dụng cho các trường hợp chuyển tiếp, nhưng ưu tiên hóa đơn điện tử theo quy định mới. Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung) yêu cầu hộ kinh doanh phải kê khai đầy đủ doanh thu để tính thuế, tránh tình trạng thiếu chứng từ dẫn đến truy thu thuế.

Cách xử lý giao dịch bán hàng trước khi tích hợp hóa đơn điện tử

Đối với các giao dịch trong năm 2026 (hoặc các kỳ trước đó) đã ghi nhận trên phần mềm nhưng chưa xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần bổ sung hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp pháp và tránh phạt hành chính. Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có thể được khởi tạo cho giao dịch quá khứ trong thời hạn 180 ngày kể từ ngày phát sinh giao dịch, miễn là chưa bị cơ quan thuế kiểm tra hoặc kết thúc kỳ quyết toán thuế. Nếu vượt thời hạn, phải lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn bổ sung, đồng thời kê khai bổ sung vào tờ khai thuế theo mẫu tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Việc này giúp tránh truy thu thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) dựa trên doanh thu thực tế.

• Kiểm tra dữ liệu giao dịch trên phần mềm để xác định số lượng, giá trị và thời điểm bán hàng chưa có hóa đơn.
• Đảm bảo phần mềm máy tính tiền đã được kết nối với Tổng cục Thuế theo Thông tư 20/2026/TT-BTC để xuất hóa đơn hợp lệ.
• Nếu giao dịch liên quan đến khách hàng cụ thể, thu thập thông tin người mua để ghi đầy đủ trên hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Cho mình thắc mắc chút là nếu chủ hộ kinh doanh là người chồng, đóng BHXH bắt buộc theo hộ kinh doanh, vợ ở nhà phụ giúp công việc thì cũng được đóng theo hộ kinh doanh là BHXH bắt buộc phải không ạ?

Quy trình bổ sung hóa đơn điện tử cho giao dịch quá khứ

Bước 1: Thu thập và kiểm tra dữ liệu giao dịch

Hộ kinh doanh cần rà soát toàn bộ dữ liệu bán hàng trên phần mềm trong năm 2026, bao gồm ngày giao dịch, số lượng hàng hóa, giá trị và thông tin khách hàng nếu có. Việc này giúp xác định chính xác các giao dịch chưa xuất hóa đơn, tránh sai sót khi kê khai bổ sung. Đồng thời, đối chiếu với sổ sách kế toán để đảm bảo tính nhất quán, theo yêu cầu tại Thông tư 111/2013/TT-BTC về chứng từ kế toán.

Bước 2: Khởi tạo hóa đơn điện tử bổ sung

Sử dụng phần mềm máy tính tiền đã tích hợp để xuất hóa đơn điện tử cho từng giao dịch quá khứ, ghi rõ thời điểm phát sinh thực tế và chú thích "Hóa đơn bổ sung cho giao dịch ngày [ngày/tháng/năm]". Hóa đơn phải tuân thủ định dạng điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, gửi ngay cho khách hàng qua email hoặc cổng thông tin điện tử. Nếu không có thông tin khách hàng, xuất hóa đơn lẻ với mã số thuế của hộ kinh doanh.

Bước 3: Kê khai và nộp bổ sung thuế

Sau khi xuất hóa đơn, lập tờ khai bổ sung thuế GTGT và TNCN theo mẫu tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nộp qua hệ thống iHTKK hoặc eTax trước ngày cuối cùng của tháng tiếp theo kỳ phát sinh. Nếu phát hiện sai sót, nộp biên bản giải trình kèm theo để tránh phạt chậm nộp trên số thuế chậm theo Luật Quản lý thuế 2019.

Xem thêm: Bị người khác dùng mã số thuế để mở công ty. Thuế gửi giấy cấm xuất cảnh do nợ thuế phải làm sao ạ?

Bước 4: Lưu trữ và báo cáo

Lưu trữ hóa đơn điện tử và dữ liệu giao dịch ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán 2015. Báo cáo tình hình bổ sung cho cơ quan thuế địa phương nếu được yêu cầu, để hoàn tất hồ sơ và tránh kiểm tra sau.

Rủi ro và mức phạt nếu không xử lý

Nếu không bổ sung hóa đơn, hộ kinh doanh có thể bị phạt hành chính về hành vi không lập hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (xử phạt vi phạm hành chính về thuế). Ngoài ra, có thể bị truy thu thuế TNCN, theo Luật Thuế TNCN và Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ kịp thời giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo dòng tiền ổn định và uy tín với cơ quan thuế. Đồng thời, hỗ trợ kê khai chính xác doanh thu, giảm thiểu chi phí phát sinh từ phạt và truy thu. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.