Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
1. Về việc xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh photocopy
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 41/2022/NĐ-CP), từ ngày 01/7/2022, hộ kinh doanh cá thể bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đặc biệt khi khách hàng là cơ quan nhà nước, đơn vị công sở hoặc ủy ban nhân dân. Mặc dù doanh thu của Anh/Chị dưới 500 triệu đồng/năm (thuộc ngưỡng không phải nộp thuế giá trị gia tăng theo Thông tư 20/2026/TT-BTC), nhưng để đáp ứng yêu cầu thanh toán từ khách hàng công sở, Anh/Chị vẫn cần xuất hóa đơn điện tử. Việc chỉ mua chữ ký số và hóa đơn từ phần mềm Sinvoice là phù hợp, vì hộ kinh doanh không bắt buộc sử dụng phần mềm quản lý sổ sách toàn diện nếu không kê khai theo phương pháp khấu trừ. Anh/Chị có thể tự xuất hóa đơn trên phần mềm này mà không cần sổ sách kế toán chi tiết, miễn là đảm bảo dữ liệu hóa đơn được lưu trữ và truyền đến cơ quan thuế theo Thông tư 02/2024/TT-BTTTT về định dạng dữ liệu hóa đơn điện tử.
2. Hướng dẫn kê khai thuế cho hộ kinh doanh
Vì Anh/Chị đã đăng ký kinh doanh cuối năm ngoái và chuyển sang kê khai thuế từ tháng 12/2024 (theo thông tin cung cấp), hộ kinh doanh với doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm có thể áp dụng phương pháp kê khai theo quý hoặc tháng tùy theo quy mô, theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Việc cơ quan thuế hướng dẫn hỏi nhà cung cấp phần mềm và nhà cung cấp khuyên dùng Excel là hợp lý, vì hộ kinh doanh nhỏ không bắt buộc sử dụng phần mềm chuyên dụng cho sổ sách nếu tự quản lý được. Dưới đây là quy trình kê khai thuế cơ bản, Anh/Chị có thể thực hiện trên Excel hoặc phần mềm Sinvoice (nếu hỗ trợ xuất báo cáo), sau đó nộp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.thue.gdt.gov.vn).
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu kê khai
Thu thập doanh thu, chi phí thực tế từ hoạt động photocopy (như giấy tờ, mực in, điện nước) trong kỳ kê khai (tháng hoặc quý). Sử dụng Excel để lập bảng theo dõi doanh thu hàng ngày, tổng hợp thành báo cáo doanh thu – chi phí theo mẫu tại Phụ lục của Thông tư 20/2026/TT-BTC. Đảm bảo chữ ký số đã mua từ Sinvoice để ký điện tử các tờ khai. Thời gian chuẩn bị: 5-7 ngày trước hạn nộp.
Bước 2: Lập và nộp tờ khai thuế
Truy cập Cổng etax.thue.gdt.gov.vn bằng tài khoản thuế điện tử (đã đăng ký khi thành lập hộ kinh doanh). Chọn kê khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT nếu theo phương pháp trực tiếp) và thuế TNCN (mẫu 01/CNKD). Nhập dữ liệu từ Excel vào hệ thống, tính toán số thuế phải nộp (thuế GTGT = 1% doanh thu nếu dưới 500 triệu đồng/năm theo phương pháp trực tiếp). Ký điện tử và nộp trước ngày 20 của tháng sau kỳ kê khai (hoặc ngày 30 của quý sau). Nếu sử dụng Sinvoice, xuất hóa đơn sẽ tự động đồng bộ dữ liệu với tờ khai.
Bước 3: Nộp thuế và lưu trữ hồ sơ
Sau khi nộp tờ khai, chuyển khoản nộp thuế qua ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước trước hạn (cùng thời điểm nộp tờ khai). Lưu trữ hóa đơn điện tử, bảng Excel và biên lai nộp thuế ít nhất 10 năm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu phát hiện sai sót, Anh/Chị có thể điều chỉnh tờ khai trong vòng 10 năm mà không bị phạt hành chính nếu tự nguyện khai báo.
- Hồ sơ cần chuẩn bị: Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh; Chữ ký số; Danh sách hóa đơn điện tử đã xuất; Bảng tính doanh thu – chi phí trên Excel (mẫu tự lập theo Thông tư 20/2026/TT-BTC).
Lưu ý: Nếu doanh thu thực tế vượt 500 triệu đồng/năm, Anh/Chị phải nộp đầy đủ thuế GTGT và TNCN; vi phạm kê khai chậm có thể bị phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Việc tuân thủ kê khai và xuất hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, dễ dàng thanh toán với khách hàng công sở và tối ưu hóa chi phí thuế. Đồng thời, duy trì sổ sách đơn giản trên Excel hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận