Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Các loại sổ kế toán cần thiết

Đối với hộ kinh doanh cá thể như quán cà phê có doanh thu hàng năm từ trên 500 triệu đồng đến dưới 3 tỷ đồng, nếu nộp thuế theo phương pháp khoán (phù hợp với quy mô này theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC), việc ghi chép sổ sách kế toán được đơn giản hóa, tập trung vào theo dõi doanh thu và chi phí cơ bản để phục vụ quyết toán thuế cuối năm. Nếu hộ kinh doanh đăng ký nộp thuế theo phương pháp kê khai, cần áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ.

Dưới đây là các loại sổ chính cần thiết:

Xem thêm: Mọi người ơi, túm lại theo luật hộ kinh doanh có cần tạo tài khoản hộ kinh doanh không, hay tài khoản chính chủ phục vụ kinh doanh là được? Em dự định mở tài khoản hộ kinh doanh của ngân hàng MB, các anh chị đã dùng rồi có thấy nhược điểm gì không ạ?

• Sổ theo dõi doanh thu: Ghi nhận hàng ngày các khoản thu từ bán hàng, dịch vụ, kèm ngày tháng, số lượng, giá trị để tính doanh thu khoán hoặc kê khai thuế GTGT.
• Sổ theo dõi chi phí: Lập để ghi nhận các khoản chi mua nguyên liệu, hàng hóa, tiền lương nhân viên, chi phí khác, hỗ trợ xác định lợi nhuận chịu thuế TNCN nếu áp dụng phương pháp kê khai.
• Sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Theo dõi dòng tiền vào/ra, đảm bảo tính minh bạch cho kiểm tra thuế, đặc biệt với doanh thu quý I chưa đạt 500 triệu đồng nhưng dự kiến cả năm vượt ngưỡng.
• Sổ hàng tồn kho (nếu có): Ghi nhận nhập/xuất nguyên liệu cà phê, thực phẩm để kiểm soát chi phí, áp dụng nếu hộ kinh doanh có hàng hóa lưu kho theo Luật Thuế GTGT số 13/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2024).

2. Tỷ lệ tính thuế

Với hộ kinh doanh kinh doanh dịch vụ ăn uống như quán cà phê, doanh thu hàng năm từ trên 500 triệu đồng đến dưới 3 tỷ đồng, áp dụng phương pháp khoán thuế theo Thông tư 18/2026/TT-BTC. Tỷ lệ thuế được tính trên doanh thu khoán, phân loại theo ngành nghề

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT): 5% trên doanh thu khoán.
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): 2% trên doanh thu khoán.

Tổng tỷ lệ thuế là 7% trên doanh thu, nộp theo quý hoặc năm tùy thông báo của cơ quan thuế. Nếu doanh thu quý I chưa đạt 500 triệu đồng nhưng cả năm vượt 500 triệu đồng, hộ kinh doanh vẫn phải nộp đầy đủ theo mức khoán cả năm. Trường hợp chuyển sang phương pháp kê khai, thuế GTGT tính theo hóa đơn đầu ra (thường 10% theo Luật Thuế GTGT 2024), và TNCN theo biểu lũy tiến.

3. Xử lý mua hàng không có hóa đơn và ghi chép sổ sách

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi chút ạ, em chuẩn bị đăng ký hộ kinh doanh làm về dịch vụ khách sạn, doanh thu dự kiến 500 triệu đến 1 tỷ thì thuế giá trị gia tăng là 5% hay 2% ạ?

Khi mua nguyên liệu ngoài chợ mà người bán không cung cấp hóa đơn GTGT, chi phí này không được khấu trừ thuế đầu vào theo Luật Thuế GTGT số 13/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2024). Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn có thể ghi nhận chi phí để tính toán lợi nhuận nội bộ hoặc hỗ trợ quyết toán nếu áp dụng phương pháp kê khai. Cần thu thập chứng từ thay thế và ghi chép như sau:

• Lập phiếu nhập hàng hoặc biên bản mua hàng tự ghi, ghi rõ ngày mua, nội dung hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị.
• Nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, phải có hợp đồng mua bán hoặc chứng từ ngân hàng để chứng minh tính hợp lý theo Thông tư 18/2026/TT-BTC.
• Ghi chép vào sổ theo dõi chi phí, phân loại theo loại chi phí để theo dõi tổng chi và đối chiếu với doanh thu.

Nếu không có chứng từ, chi phí có thể bị loại trừ khi kiểm tra thuế, dẫn đến phạt từ 20% Khuyến nghị ưu tiên mua từ nhà cung cấp có hóa đơn để khấu trừ đầy đủ.

Việc tuân thủ sổ sách và quy định thuế giúp hộ kinh doanh tránh phạt hành chính, tối ưu hóa chi phí và dễ dàng mở rộng kinh doanh. Tuân thủ còn hỗ trợ tiếp cận vay vốn ngân hàng nhờ báo cáo tài chính rõ ràng. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.