Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở lên phải kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT), đồng thời có quyền sử dụng hóa đơn để giao dịch với khách hàng. Trường hợp doanh thu trên 500 triệu đồng như Anh/Chị mô tả, hộ kinh doanh phải áp dụng hóa đơn điện tử

Việc không được duyệt có thể do hồ sơ chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện về đăng ký kinh doanh, mã số thuế hoặc hệ thống hóa đơn điện tử chưa được phê duyệt. Hộ kinh doanh cần đảm bảo hoạt động hợp pháp, không thuộc diện tạm ngừng hoặc vi phạm thuế trước đó để tránh từ chối.

Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần chuẩn bị hồ sơ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 18/2026/TT-BTC, bao gồm:

Xem thêm: Em thuộc hộ kinh doanh nhóm 2, sắp đến hạn quyết toán rồi mà em chưa biết bắt đầu từ đâu. Hiện tại em không xuất hóa đơn, cũng không có sổ sách ghi chép gì cả. Thật sự không biết nên làm thế nào. Các anh/chị có kinh nghiệm có thể chỉ dẫn em được không ạ? Em cảm ơn nhiều

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản sao công chứng).
• Bản sao chứng minh nhân dân/căn cước công dân của chủ hộ kinh doanh.
• Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ).
• Đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu quy định
• Thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử hoặc hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Nếu hồ sơ đã đầy đủ nhưng bị từ chối, Anh/Chị cần kiểm tra lại tính chính xác của các tài liệu, vì cơ quan thuế có quyền yêu cầu bổ sung nếu phát hiện sai sót về thông tin doanh thu hoặc mã số thuế.

Quy trình khắc phục khi hồ sơ bị từ chối

Quy trình được thực hiện như sau:

Bước 1: Kiểm tra và bổ sung hồ sơ

Liên hệ trực tiếp Chi cục Thuế quản lý để nhận thông báo từ chối cụ thể. Kiểm tra các lỗi phổ biến như thông tin doanh thu không khớp với báo cáo thuế hoặc thiếu chữ ký điện tử. Bổ sung tài liệu thiếu trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo, kèm giải trình bằng văn bản theo mẫu. Việc này giúp tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng nếu chậm trễ.

Xem thêm: Các bác ơi cho hỏi kỳ cục mãi đã khai cho thuê nhà xong rồi. Bây giờ các bạn ấy bảo phải có tài khoản riêng. Mình cá nhân cho thuê thì mở tài khoản như thế nào

Bước 2: Nộp khiếu nại hành chính

Nếu vẫn bị từ chối sau bổ sung, nộp đơn khiếu nại đến người đứng đầu cơ quan thuế cấp dưới theo Luật Quản lý thuế 2019. Đơn cần nêu rõ lý do, dẫn chứng hồ sơ đầy đủ và thời hạn giải quyết là 30 ngày. Cơ quan thuế phải xem xét và trả lời bằng văn bản; nếu không đồng ý, có thể khiếu nại lần hai lên cấp trên.

Bước 3: Theo dõi và thực hiện hóa đơn tạm thời

Trong thời gian chờ duyệt, hộ kinh doanh có thể sử dụng biên lai thu thuế hoặc hóa đơn bán hàng thông thường, đồng thời theo dõi tiến trình qua hệ thống iHTKK hoặc Cổng thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh. Sau khi được duyệt, hóa đơn điện tử sẽ có hiệu lực ngay, giúp giao dịch hợp pháp và khấu trừ thuế GTGT.

Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp hộ kinh doanh nhanh chóng được sử dụng hóa đơn mà còn tránh các rủi ro pháp lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục và tối ưu hóa chi phí thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.