Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để tính chi phí thuê xe từ chủ hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cá thể có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm thuộc trường hợp phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo phương pháp kê khai nếu không đăng ký phương pháp khoán (theo Luật Quản lý thuế 2019). Chi phí thuê xe từ chủ hộ (người đại diện hộ kinh doanh) có thể được tính vào chi phí hợp lý để khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN từ hoạt động kinh doanh, miễn là đáp ứng các điều kiện sau:

• Chi phí phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh vật liệu xây dựng, như vận chuyển hàng hóa, và không vượt quá mức hợp lý theo thông lệ thị trường.
• Phải có hợp đồng thuê tài sản rõ ràng, quy định thời hạn, giá thuê, phương thức thanh toán, và được lập thành văn bản theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015.
• Theo Thông tư 18/2026/TT-BTC, chi phí này được trừ nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên mỗi lần thanh toán, hoặc hóa đơn GTGT nếu áp dụng.
• Không được tính nếu xe là tài sản cá nhân của chủ hộ mà không tách biệt rõ ràng với tài sản kinh doanh, nhằm tránh tình trạng lạm dụng chi phí để giảm thuế

Việc này giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa chi phí thuế hợp pháp, nhưng cần đảm bảo tính minh bạch để tránh rủi ro kiểm tra từ cơ quan thuế.

Thủ tục thực hiện hợp đồng thuê xe và ghi nhận chi phí

Xem thêm: Dạ em đang kinh doanh quán cơm gần cổng bệnh viện sắp tới mở thêm khách sạn. Em đang cần học về cách thu chi, kiểm soát lời lỗ, công nợ, quản lý sổ sách của khách sạn và thuế. Em chỉ là hộ kinh doanh thôi và làm cho gia đình mình thì giờ em nên học gì ạ.

Để hợp đồng thuê xe được công nhận và tính vào chi phí, hộ kinh doanh cần thực hiện theo quy trình sau, đảm bảo tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và thuế.

Bước 1: Lập hợp đồng thuê xe

Hợp đồng phải được soạn thảo giữa chủ hộ (bên cho thuê) và hộ kinh doanh (bên thuê), nêu rõ thông tin xe, giá thuê, thời hạn thuê (ít nhất 1 năm để chứng minh tính thường xuyên), và điều khoản trách nhiệm. Hợp đồng cần ký tay hoặc công chứng nếu giá trị lớn (theo Bộ luật Dân sự 2015).

Lưu ý tách biệt tài sản cá nhân và kinh doanh để tránh tranh chấp.

Bước 2: Thực hiện thanh toán và lập chứng từ

Xem thêm: Cả nhà cho em hỏi, sao em đăng ký mã số thuế 888 có mã số thuế rồi mà khi vào web cá nhân thương mại điện tử vẫn cứ báo là chưa có mã số thuế ạ. Em cảm ơn.

Thanh toán tiền thuê qua tài khoản ngân hàng của hộ kinh doanh để có chứng từ (theo Thông tư 18/2026/TT-BTC). Nếu giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng/lần, phải chuyển khoản; dưới mức này có thể dùng tiền mặt nhưng cần biên lai thu. Bên cho thuê phải xuất hóa đơn GTGT nếu đăng ký kinh doanh riêng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường nếu không.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế liên quan

Khi kê khai thuế hàng quý hoặc năm, ghi chi phí thuê xe vào tờ khai quyết toán thuế TNCN và khấu trừ GTGT đầu vào nếu có hóa đơn hợp lệ. Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi hộ kinh doanh đăng ký. Nếu phát hiện sai sót, có thể điều chỉnh trước khi kiểm tra, tránh phạt hành chính

Bước 4: Lưu trữ và kiểm tra định kỳ

Lưu giữ hợp đồng, chứng từ thanh toán và hóa đơn ít nhất 10 năm (theo Luật Quản lý thuế 2019). Hộ kinh doanh nên kiểm tra định kỳ với kế toán viên để đảm bảo chi phí được cơ quan thuế chấp nhận, đặc biệt với doanh thu lớn trên 3 tỷ đồng/năm.

Tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh giảm thiểu rủi ro truy thu thuế, tối ưu hóa lợi nhuận sau thuế và tránh phạt hành chính. Việc ghi nhận chi phí hợp lý còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.