Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Lưu trữ và giá trị pháp lý của hóa đơn đầu vào điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử, hóa đơn điện tử đầu vào được coi là chứng từ kế toán hợp lệ và có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy. Doanh nghiệp chỉ cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng dữ liệu điện tử trên hệ thống máy tính hoặc lưu trữ đám mây, đảm bảo tính toàn vẹn, không thay đổi và có thể tra cứu khi cần. Luật Kế toán 2015 (Điều 16) cũng quy định chứng từ kế toán có thể tồn tại dưới dạng điện tử, miễn là tuân thủ các nguyên tắc ghi nhận và lưu trữ. Do đó, không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử đầu vào để sử dụng hàng ngày hoặc lưu trữ lâu dài, giúp tiết kiệm chi phí và phù hợp với chuyển đổi số.

Xem thêm: Cho mình hỏi xuất hóa đơn tầm 200 triệu (hộ kinh doanh sản xuất ván ép), lên sổ, tờ khai cho hộ kinh doanh nhóm 2 giá bao nhiêu 1 tháng ạ? Hộ kinh doanh.

Yêu cầu in ấn hóa đơn điện tử cho mục đích nộp hồ sơ

Việc in hóa đơn điện tử đầu vào chỉ cần thiết trong các trường hợp cụ thể, không phải là yêu cầu bắt buộc cho mọi hoạt động kế toán. Cụ thể:

• Đối với báo cáo thuế định kỳ (hàng tháng, quý hoặc năm), doanh nghiệp nộp qua hệ thống điện tử của Tổng cục Thuế (iHTKK hoặc eTax), nên không cần bản in. Dữ liệu hóa đơn điện tử được trích xuất trực tiếp từ hệ thống kê khai, đảm bảo tính chính xác và kịp thời theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 10).
• Chỉ khi cơ quan thuế yêu cầu trong quá trình kiểm tra, thanh tra hoặc truy thu thuế, doanh nghiệp mới cần cung cấp bản in hóa đơn (nếu được yêu cầu) hoặc dữ liệu điện tử. Ví dụ, trong trường hợp truy thu thuế giá trị gia tăng (GTGT), cơ quan thuế có thể kiểm tra qua dữ liệu điện tử trước, và chỉ yêu cầu bản in nếu cần xác minh vật lý. Lưu ý, nếu in, phải đảm bảo bản in có đầy đủ thông tin như mã số thuế, chữ ký số và dấu điện tử để tránh bị loại trừ khi kiểm tra.

Lưu ý khi kết hợp hóa đơn vật lý và điện tử

Xem thêm: Bên em chưa kịp kết nối máy tính tiền với cơ quan thuế, thì phải làm sao ạ. Ngày mai quán em vẫn mở bán.

Đối với hóa đơn đầu vào vật lý (hóa đơn giấy truyền thống), doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ bản gốc theo Luật Kế toán 2015 (Điều 30), thời hạn ít nhất 10 năm. Khi có sự kết hợp giữa hóa đơn điện tử và vật lý, nên ưu tiên số hóa hóa đơn giấy bằng cách scan và lưu điện tử để đồng bộ hệ thống. Nếu doanh nghiệp chưa quen sử dụng hóa đơn điện tử, có thể in một số bản sao để hỗ trợ nội bộ, nhưng không bắt buộc cho mục đích pháp lý. Việc này giúp tránh rủi ro mất mát và dễ dàng tra cứu khi báo cáo hoặc kiểm toán.

Việc tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tối ưu hóa quy trình kế toán và tránh các khoản phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (nếu vi phạm lưu trữ chứng từ). Đồng thời, nó hỗ trợ chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.