Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu pháp lý về nội dung chứng từ hóa đơn và ghi chép kế toán

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn điện tử hoặc chứng từ kế toán phải ghi đầy đủ, chính xác thông tin về tên hàng hóa, dịch vụ để đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm tra.

Đối với hộ kinh doanh cá thể như trường hợp của Anh/Chị, khi nhận chứng từ từ nhà cung cấp, nội dung gốc trên hóa đơn phải được giữ nguyên khi lưu trữ và ghi sổ kế toán, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc thay đổi hoặc rút gọn tên hàng có thể dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế đầu vào hoặc kiểm toán sau này.

Khả năng rút gọn tên hàng hóa khi nhập liệu

Xem thêm: Dạ cho em hỏi thực phẩm chế biến sẵn từ thịt có được giảm theo nghị quyết 174 không ạ?

Hộ kinh doanh không được tự ý rút gọn tên hàng hóa trên chứng từ gốc, vì điều này vi phạm nguyên tắc tính trung thực và đầy đủ của chứng từ kế toán

Tuy nhiên, khi nhập liệu vào sổ sách hoặc phần mềm kế toán Anh/Chị có thể sử dụng tên rút gọn làm mã tham chiếu nội bộ, miễn là:

(i) tên rút gọn vẫn đủ để nhận diện hàng hóa và liên kết trực tiếp với chứng từ gốc

(ii) lưu giữ đầy đủ thông tin chi tiết từ hóa đơn gốc để tra cứu khi cần

(iii) không sử dụng tên rút gọn trên hóa đơn bán ra cho khách hàng, vì hóa đơn đầu ra phải tuân thủ đầy đủ quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Nếu rút gọn không chính xác, có thể bị xử phạt hành chính về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Xem thêm: Các bác ơi cho em hỏi tí với ạ. Em hộ kinh doanh nhóm 1 được miễn thuế, ngành vận tải hàng hóa thì khi tạo hóa đơn điện tử chỗ mục áp dụng giảm thuế chọn bao nhiêu phần trăm thế ạ?

Lưu ý thực tế cho hộ kinh doanh bận rộn

Để tiết kiệm thời gian, Anh/Chị nên áp dụng các biện pháp hỗ trợ như sử dụng phần mềm kế toán tự động quét hóa đơn hoặc mã vạch GTIN.

Đồng thời, định kỳ kiểm tra và đối chiếu chứng từ với sổ sách để tránh sai sót. Nếu lượng hàng hóa lớn, khuyến nghị thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để xử lý nhập liệu, đảm bảo tuân thủ pháp luật mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Việc tuân thủ đúng quy định về ghi chép chứng từ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro phạt hành chính, dễ dàng kê khai thuế và hỗ trợ phát triển bền vững. Đồng thời, nó nâng cao uy tín khi kiểm tra từ cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.