Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa gửi cho người mua

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập nhưng người bán phát hiện sai sót trước khi chuyển dữ liệu hóa đơn cho người mua thì phải xử lý bằng hình thức hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới để đảm bảo tính chính xác của thông tin. Việc hủy được áp dụng vì hóa đơn chưa được chuyển giao, chưa kê khai thuế và chưa phát sinh giao dịch thực tế với bên mua, giúp tránh các rủi ro pháp lý sau này. Không áp dụng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế trong trường hợp này, vì điều chỉnh chỉ dành cho hóa đơn đã chuyển cho người mua hoặc đã kê khai thuế.

Quy trình hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn mới

Xem thêm: Cho em hỏi, HKD có được vay vốn ngân hàng bằng báo cáo tài chính tự lập không hay ngân hàng chỉ chấp nhận sao kê tài khoản?

Bước 1: Kiểm tra và xác nhận sai sót

Người bán cần rà soát toàn bộ nội dung hóa đơn đã lập để xác định rõ các sai sót (như thông tin người mua, số lượng hàng hóa, giá trị, thuế suất). Việc này phải được thực hiện ngay khi phát hiện, đồng thời lưu giữ bằng chứng nội bộ (như biên bản kiểm tra) để làm cơ sở cho quy trình hủy. Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, quy trình phải đảm bảo tính minh bạch và không làm ảnh hưởng đến dữ liệu hệ thống hóa đơn điện tử.

Bước 2: Thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế để hủy hóa đơn, bao gồm việc cập nhật trạng thái hủy và lý do cụ thể (ví dụ: "Phát hiện sai sót trước khi chuyển giao"). Hóa đơn hủy sẽ được đánh dấu là "Hủy" và không được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào. Dữ liệu hủy phải được lưu trữ điện tử ít nhất 10 năm theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và không cần thông báo cho người mua vì hóa đơn chưa được gửi.

Bước 3: Lập và phát hành hóa đơn mới

Xem thêm: Các bác cho em hỏi, hộ kinh doanh có được trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giống doanh nghiệp không?

Sau khi hủy, lập hóa đơn điện tử mới với nội dung chính xác, đảm bảo tuân thủ các quy định về định dạng và nội dung theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn mới phải có số hóa đơn tiếp theo theo thứ tự liên tục, và chuyển dữ liệu cho người mua cũng như cơ quan thuế theo thời hạn quy định (thông qua kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế). Nếu sai sót liên quan đến thuế, cần kiểm tra lại để tránh phát sinh nghĩa vụ thuế bổ sung.

Lưu ý khi xử lý

• Không được sử dụng hóa đơn hủy cho mục đích kê khai thuế hoặc giao dịch.
• Nếu hóa đơn đã được chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế (dù chưa gửi cho người mua), phải áp dụng hình thức điều chỉnh theo Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh.
• Vi phạm quy định xử lý sai sót có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt đối với hành vi không xử lý đúng quy trình.

Việc tuân thủ đúng quy định về xử lý hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế và duy trì uy tín với đối tác. Đồng thời, giảm thiểu chi phí phát sinh từ kiểm tra sau của cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.