Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Xử lý sai sót về mô tả hàng hóa trên hóa đơn điều chỉnh
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định về hóa đơn, chứng từ) và Thông tư 20/2026/TT-BTC (quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp), sai sót về mô tả hàng hóa (như tên hàng, đơn vị tính) trên hóa đơn điều chỉnh được coi là lỗi thông tin cơ bản, cần được điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của chứng từ kế toán. Trong trường hợp này, hóa đơn điều chỉnh ban đầu đã giảm đúng số lượng (190 m²) nhưng giữ nguyên mô tả hàng hóa cho 2 cuộn, dẫn đến không phản ánh đúng thực tế giao dịch (chỉ còn 1 cuộn). Việc sửa chữa phải tuân thủ nguyên tắc không làm thay đổi bản chất giao dịch, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế nếu hóa đơn đã kê khai.
Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh mới để sửa mô tả hàng hóa
Vì hóa đơn điều chỉnh ban đầu đã được lập và có thể đã kê khai, Anh/Chị cần thực hiện quy trình điều chỉnh bổ sung theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC. Quy trình được thực hiện qua hệ thống hóa đơn điện tử, đảm bảo đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế.
Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sai sót
Lập biên bản giữa bên bán và bên mua (nếu có sự đồng ý của khách hàng) để ghi nhận lỗi mô tả hàng hóa trên hóa đơn điều chỉnh số [số hóa đơn cũ], nêu rõ sai sót cụ thể (tên hàng vẫn ghi cho 2 cuộn thay vì 1 cuộn) và thời điểm phát hiện. Biên bản phải có chữ ký của đại diện hai bên, ngày tháng rõ ràng. Mẫu biên bản có thể tham khảo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Việc này là cơ sở pháp lý để tránh tranh chấp và hỗ trợ kiểm tra sau này, đồng thời lưu trữ trong hồ sơ kế toán ít nhất 10 năm theo quy định.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh bổ sung
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điều chỉnh mới, tham chiếu đến hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh cũ (ghi rõ số, ngày của các hóa đơn liên quan). Trong hóa đơn mới, sửa mô tả hàng hóa thành "Đề can – 115B (190mm x 1000m – 1 cuộn)" với số lượng 190 m², giá trị điều chỉnh là 0 (vì chỉ sửa thông tin, không thay đổi số tiền). Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC. Nếu hóa đơn đã kê khai thuế, cần điều chỉnh tờ khai thuế GTGT tương ứng trong kỳ phát sinh.
Bước 3: Thông báo và lưu trữ
Sau khi lập, gửi thông báo điều chỉnh hóa đơn đến cơ quan thuế qua hệ thống điện tử (nếu sai sót thuộc trường hợp phải thông báo theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Lưu trữ toàn bộ hồ sơ (hóa đơn gốc, điều chỉnh cũ/mới, biên bản) để phục vụ quyết toán thuế. Nếu không thực hiện kịp thời, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Lưu ý chung
- Không được xóa hoặc hủy hóa đơn cũ mà chỉ điều chỉnh, để đảm bảo tính liên tục của chứng từ.
- Nếu khách hàng chưa nhận hóa đơn điều chỉnh cũ, có thể lập hóa đơn thay thế toàn bộ theo Điều 19 khoản 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhưng phải có sự đồng ý của bên mua.
- Khuyến nghị kiểm tra lại hệ thống hóa đơn điện tử để tránh sai sót tương tự trong tương lai.
Việc tuân thủ đúng quy trình giúp đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn, tránh rủi ro bị loại trừ khi quyết toán thuế và giảm thiểu phạt hành chính. Đồng thời, duy trì uy tín với khách hàng và cơ quan quản lý. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận