Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tính hợp lệ của việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Việc phát hiện sai sót trên hóa đơn đã xuất trong tháng trước và lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trong tháng hiện tại là hoàn toàn hợp lệ theo quy định pháp luật hiện hành. Cụ thể, theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định về hóa đơn, chứng từ), doanh nghiệp được phép xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử sau khi đã xuất, bao gồm cả trường hợp phát hiện sau kỳ kê khai thuế. Thông tư 20/2026/TT-BTC (quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp) cũng xác nhận rằng thời gian lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không bị giới hạn bởi tháng xuất hóa đơn gốc, miễn là thực hiện trước thời hạn kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) của kỳ phát sinh sai sót hoặc kỳ phát hiện. Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 tại Điều 15 nhấn mạnh nguyên tắc điều chỉnh hóa đơn để đảm bảo tính chính xác trong việc khấu trừ và nộp thuế GTGT, tránh rủi ro pháp lý sau này. Trong ví dụ Anh/Chị nêu, hóa đơn xuất tháng 12/2025 phát hiện sai tên hàng hóa vào tháng 1/2026, việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trong tháng 1/2026 sẽ được chấp nhận, giúp sửa chữa thông tin mà không ảnh hưởng đến giá trị giao dịch gốc.

Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

• Hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng khi sai sót liên quan đến số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất hoặc giảm giá, dẫn đến thay đổi giá trị hóa đơn gốc. Theo Điều 19 khoản 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn này phải ghi rõ "Điều chỉnh cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm" và chỉ điều chỉnh các yếu tố sai sót, không thay đổi toàn bộ nội dung. Sai tên hàng hóa có thể được xử lý bằng cách này nếu nó ảnh hưởng đến phân loại thuế GTGT.
• Hóa đơn thay thế: Sử dụng cho sai sót về thông tin không làm thay đổi giá trị giao dịch, như tên hàng hóa, mã hàng, đơn vị tính, địa chỉ người mua hoặc mã số thuế. Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định hóa đơn thay thế phải ghi "Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm" và hủy hóa đơn gốc bằng cách lập biên bản thu hồi hoặc hủy. Trong trường hợp sai tên hàng hóa như ví dụ, hóa đơn thay thế thường phù hợp hơn nếu không ảnh hưởng đến thuế suất hoặc giá trị.

Xem thêm: Dạ mọi người ơi cho em hỏi thăm, công ty em đi thuê rất nhiều động sản, mà người cũ kê khai theo từng lần phát sinh thì em thấy không kịp, bị trễ khá nhiều, em đang tính là đối với những khoản nhỏ thì kê khai theo năm hạn nộp là 31/1 năm sau, còn những khoản to có đóng thuế cao mỗi tháng thì kê khai theo tháng thì hạn nộp là 20 tháng sau, thì hiện tại trang thuế không cho làm song song như vậy, em tính mỗi lần nộp em lại vào trang thuế hủy cái tờ khai cũ là theo tháng, rồi đăng ký lại cái tờ khai mới là theo năm??? thì liệu làm vậy có đúng không? hay bắt buộc chỉ được dùng 1 tờ khai thôi?

Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sai sót

Doanh nghiệp cần lập biên bản giữa bên bán và bên mua (nếu có sự đồng ý của bên mua) để ghi nhận cụ thể sai sót, thời gian phát hiện và nội dung điều chỉnh. Biên bản phải có chữ ký của đại diện hai bên, theo mẫu tại Phụ lục II Thông tư 20/2026/TT-BTC. Việc này là bắt buộc theo Điều 19 khoản 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để làm cơ sở pháp lý, tránh tranh chấp sau này và đảm bảo tính minh bạch trong kê khai thuế.

Bước 2: Lập và ký hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn mới, ghi rõ tham chiếu đến hóa đơn gốc (số, ký hiệu, ngày tháng). Hóa đơn phải tuân thủ định dạng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm mã của cơ quan thuế và chữ ký số. Nếu là hóa đơn thay thế, hóa đơn gốc được coi là hủy từ thời điểm lập hóa đơn mới; nếu điều chỉnh, hóa đơn mới chỉ bổ sung hoặc sửa chữa phần sai sót.

Bước 3: Gửi hóa đơn và kê khai thuế

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi, em đăng ký khai thuế đối với cá nhân cho thuê tài sản, nhưng đăng ký nhầm 01/CNKD – Tờ khai thuế đối với cá nhân kinh doanh (TT40/2021). Giờ bên thuế họ duyệt hồ sơ khai nhầm, em muốn hủy thì làm cách nào ạ?

Gửi hóa đơn điện tử cho bên mua qua hệ thống của Tổng cục Thuế và cập nhật vào sổ sách kế toán. Khi kê khai thuế GTGT tháng 1/2026, ghi nhận điều chỉnh vào tờ khai theo mẫu 01/GTGT tại Luật Thuế GTGT 2024. Nếu sai sót phát hiện sau kỳ kê khai tháng 12/2025, cần lập bổ sung tờ khai tháng trước theo Thông tư 20/2026/TT-BTC để tránh phạt chậm nộp theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Lưu ý về hậu quả nếu không xử lý kịp thời

Nếu không lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Việc tuân thủ giúp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và tránh kiểm tra từ cơ quan thuế.

Việc tuân thủ quy định về hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt hành chính mà còn đảm bảo dòng tiền thuế GTGT được khấu trừ chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Đồng thời, quy trình này hỗ trợ minh bạch hóa giao dịch, giảm rủi ro tranh chấp với đối tác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.