Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho khách nợ

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (như phần mềm Misa) chủ yếu áp dụng cho các giao dịch bán lẻ, nơi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt, theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Loại hóa đơn này không phù hợp cho giao dịch bán chịu (khách nợ), vì không đáp ứng yêu cầu khấu trừ thuế đầu vào cho người mua và không có mã xác thực của cơ quan thuế để đảm bảo tính pháp lý đầy đủ. Trong trường hợp kinh doanh vật liệu xây dựng với khách thầu nợ, Anh/Chị cần sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử có mã của cơ quan thuế để xuất cho các giao dịch này, nhằm tuân thủ quy định về quản lý thuế và tránh rủi ro bị từ chối khấu trừ. Việc mua thêm loại hóa đơn này là bắt buộc nếu có giao dịch bán chịu, và Anh/Chị có thể đăng ký sử dụng qua phần mềm kế toán tích hợp hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế phê duyệt.

Xem thêm: Em nộp tờ khai quý 4 từ 17/1 đến nay vẫn còn trạng thái Chờ Chấp Nhận. Có nên nộp lại không ạ?

Về thông tin khách hàng trên hóa đơn từ máy tính tiền nếu ghi nợ

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành, trên hóa đơn điện tử (bao gồm loại từ máy tính tiền), thông tin người mua phải được ghi đầy đủ nếu người mua yêu cầu hoặc giao dịch có giá trị lớn, bao gồm họ tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) hoặc số căn cước công dân. Việc chỉ ghi tên thông thường như "chú A" hoặc "bác B" mà không ghi họ tên đầy đủ, số căn cước và địa chỉ sẽ không hợp lệ, dẫn đến hóa đơn bị cơ quan thuế bác bỏ khi kiểm tra hoặc kê khai thuế. Ngay cả với khách cá nhân lẻ tẻ trong kinh doanh vật liệu xây dựng, Anh/Chị nên thu thập và ghi thông tin cơ bản (ít nhất họ tên và địa chỉ) để đảm bảo tính minh bạch và tránh phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế. Nếu hệ thống máy tính tiền hỗ trợ ghi nợ, Anh/Chị cần cập nhật phần mềm để tuân thủ các trường thông tin bắt buộc.

Về áp dụng giảm 20% theo tỷ lệ thuế suất theo Nghị quyết 204/2025

Xem thêm: Anh chị ơi sáng giờ em không nộp được tờ khai thuế quý 4. Anh chị chỉ em nộp với ạ. Lỗi suốt từ hôm qua tới giờ.

Nghị quyết 204/2025 (giả sử đề cập đến các chính sách hỗ trợ thuế tạm thời, tương tự Nghị định 44/2023/NĐ-CP và gia hạn bởi Nghị định 180/2024/NĐ-CP về giảm thuế GTGT) quy định giảm 2% thuế suất GTGT (từ 10% xuống 8%) cho một số hàng hóa, dịch vụ đến hết năm 2024 và có thể gia hạn sang 2025, nhưng không áp dụng mức giảm 20% như Anh/Chị đề cập (có thể là nhầm lẫn với chính sách giảm thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc thuê đất). Đối với ngành vật liệu xây dựng, các mặt hàng như cát, đá, xi măng, gạch ống và ống nước thuộc nhóm chịu thuế GTGT 10% theo Phụ lục I Thông tư 219/2013/TT-BTC, và chúng được áp dụng giảm thuế suất xuống 8% nếu thuộc diện hàng hóa thông thường không phải hàng hóa thiết yếu đặc biệt. Anh/Chị có thể áp dụng giảm thuế này khi kê khai nếu đáp ứng điều kiện (hàng hóa không thuộc danh mục loại trừ như viễn thông, tài chính). Việc không áp dụng không dẫn đến hậu quả pháp lý nếu Anh/Chị kê khai đúng mức thuế suất chuẩn 10%, nhưng sẽ làm tăng chi phí thuế phải nộp, ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh.

Việc tuân thủ đúng quy định về hóa đơn và thuế giúp doanh nghiệp tránh phạt, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo khấu trừ hợp pháp. Đồng thời, nó nâng cao uy tín với đối tác và cơ quan quản lý. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.