Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện hợp lệ của hóa đơn

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn điện tử phải ghi đầy đủ, rõ ràng các nội dung bắt buộc, bao gồm tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền và thuế suất. Tên hàng hóa phải được mô tả cụ thể, chi tiết để cơ quan thuế có thể xác định được bản chất giao dịch, tránh tình trạng ghi chung chung như "hàng hóa" mà không nêu rõ loại hàng cụ thể.  Nếu tên hàng hóa không đúng với thực tế, hóa đơn sẽ không đáp ứng điều kiện hợp lệ để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Xem thêm: Bên mình kinh doanh thực phẩm online, có nhiều đơn bị hoàn do khách không nhận, vậy doanh thu kê khai có cần loại các đơn này ra không?

Hậu quả nếu hóa đơn không hợp lệ

Hóa đơn với tên hàng hóa ghi chung chung hoặc không đúng thực tế sẽ bị coi là hóa đơn không hợp pháp theo Luật Quản lý thuế 2019, dẫn đến không được sử dụng để hạch toán chi phí, khấu trừ thuế GTGT hoặc ghi nhận doanh thu. Doanh nghiệp nhận hóa đơn có thể bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào, đồng thời phải điều chỉnh sổ sách kế toán theo

Về xử phạt, hành vi lập hóa đơn không đúng nội dung có thể bị phạt; nếu gây thất thoát thuế, mức phạt có thể lên đến 20% số tiền thuế trốn tránh

Hướng xử lý khi hóa đơn sai sót

Xem thêm: Dạ mọi người cho em hỏi với ạ, hiện tại em đang sử dụng phần mềm bán hàng và có kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử, tuy nhiên nhiều lúc phát sinh lỗi không đẩy được hóa đơn lên hệ thống cơ quan thuế ngay, phải làm lại thủ công, vậy trong trường hợp bị trễ thời điểm xuất hóa đơn do lỗi kỹ thuật như vậy thì có bị xử phạt không và cần lưu lại bằng chứng gì để giải trình khi cần thiết?

Để khắc phục, nhà cung cấp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định. Doanh nghiệp nhận hóa đơn nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp biên bản điều chỉnh giao dịch, kèm theo chứng từ gốc để làm cơ sở hạch toán tạm thời. Trong trường hợp hóa đơn đã kê khai thuế, doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh và nộp bổ sung tờ khai thuế theo tháng/quý, đảm bảo tính nhất quán với hồ sơ kế toán. Nếu phát hiện sai sót sau khi kiểm tra, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình trong vòng 10 ngày theo Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ đúng quy định về nội dung hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại trừ chi phí khấu trừ, giảm thiểu phạt hành chính và đảm bảo dòng tiền thuế GTGT được khấu trừ hợp pháp. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.